2024年１月からスタートの電子帳簿保存法では、紙を介さずデータで領収書等をやりとりした場合には、それを出力して紙で保存するのではなく、取引データをデータのまま保存することが義務付けられました。
この記事では、全事業者に義務付けられる制度がどういうものかという話から、では実際に実務ではどのように対応したらいいかという方法論までを元国税調査官で税理士がわかりやすく解説していきます。
電子帳簿保存法で義務付けられた制度がどういった内容かを確認する前に、電子帳簿保存法には義務付けられていないスキャナ保存や会計ソフトに関連する制度があり、特にスキャナ保存も義務化されたのでは？などと電子取引データの電子保存とごっちゃになっていたりする場合もありますので、2024年１月適用開始の電子帳簿保存法とはどのような制度なのかという全体像をまず理解したいと思います。
2024年１月開始の電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は、大きく３つに分類されます。
- コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
- スキャナ電子保存
- 電子取引データの電子保存
これら３つの特徴をまとめると次のようになります。
| 電子保存の種類 | 対象書類 | 保存方法 |
|---|---|---|
| ❶ コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存 | ① 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等） ② 書類（決算書・契約書・領収書の発行控え等） |
電子データ保存OK 出力した紙保存OK |
| ❷ スキャナ保存 | 受領した契約書・領収書等 | 電子データ保存OK 出力した紙保存OK |
| ❸ 電子取引データの電子保存 | オンラインでやり取りされた契約書・請求書・領収書等 | 電子データ保存MUST 出力した紙保存 |
❶は、会計ソフト等を使って作成する帳簿書類や決算書、及び請求書や領収書をコンピュータを使って作成して印刷して交付した場合の控え、これらを紙で出力して保存するのではなく、その元のデータを保存するという形態です。
こちらは、紙で保存してもデータで保存してもよいが、データで保存する場合は、一定の要件の下で保存してください、というもので、電子保存するかどうかは任意です。
詳しく知りたい場合は、こちらの記事で詳しく解説しています。
❷は、領収書や請求書等を受領した場合に、それらをスキャナやスマホを使って取り込んだデータを保存するという形態です。
こちらも、紙で保存してもデータで保存してもよいが、データで保存する場合は、一定の要件の下で保存してください、というもので、電子保存するかどうかは任意です。
❸は、請求書をメールで受領したり、Amazonや楽天などのサイトから領収書をダウンロードする場合など、請求書や領収書、支払明細などをオンラインでやりとりした場合に、紙に出力するのではなく、ダウンロード等したそのデータを保存する形態です。
こちらは、全事業者に電子保存を義務付けています。（宥恕規定により２年間の延長が決定）
❸の携帯の具体的事例を挙げると次のようなものが考えられます。
| 電子保存する対象書類 | 具体的ケース |
|---|---|
など |
電子メールで受領 |
| Amazonや楽天などのASPからモノを購入した場合に、そのサイトからダウンロード | |
| インターネットのホームページ上に表示された領収書等のスクリーンショットを利用するケース | |
| クラウドサービスを利用してやり取りを行うケース（例えば、請求書を共有するのに相手方にURLのついたメールを送信し、それをクリックするとクラウドサービスのサイトに飛び、請求書がダウンロードできる。） | |
| ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用するケース | |
| USBメモリ等の記録媒体を介して受領するケース | |
| ＥＤＩシステムを利用するケース | |
| 利用明細や支払明細 | クレジットカードや交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用するケース |
❶や❷については、やってもやらなくてもよいものですが、❸については、やらなければなりません。❸は対応しなければならないのです。
今回は、この❸の形態であるオンラインで領収書等のデータをやりとりした場合に、どのように保存していきばいいかをわかりやすく解説していきます。
この記事では、この３つ目の形態を「電子取引データの電子保存」と呼ぶこととします。
また、オンライン上でやりとりされる領収書や請求書等のデータを「電子取引データ」と呼ぶこととします。
電子帳簿保存法が求める電子取引データの保存要件とは
電子取引データをやりとした際に、ただ単にそのデータを電子的に保存しておけばいいわけではなく、電子帳簿保存法では一定の要件を満たして電子保存することを求めています。
電子保存の方法として２つの形態があります。
- 原則的な方法
- 猶予措置による方法
原則的な方法というのが次の３つの要件を満たして電子的に保存するというものです。
- コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付け
- 不正な改ざん防止策を講じる
- 検索機能の確保
次に、猶予措置は、これらの原則的な要件を満たすためのシステム等や社内でのワークフローの整備が間に合わない場合に、税務職員の求めに応じて対象の電子取引データを提出できれば、原則の３つの要件がすべて免除されるというものです。
これらの要件を満たしながら、実務では、具体的にどのように攻略していけばいいかについて考える必要があります。
まず原則的な方法を解説し、次に猶予措置についてふれ、そして実務で実際にどのように電子保存を行っていくべきかという流れで解説していきます。
それではまずこの原則的な３つの要件について、詳しく確認していきましょう。
【原則 要件１】コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付け
原則的な要件の１つ目の￥「コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付け」についてから見ていきます。
簡単に言うと、次の２つをできるようにしておけば、この１つ目の要件はクリアです。
- パソコン、タブレット、スマホ等で電子取引データを表示できるようにしておく
- 紙で出力できるようプリンタを備え付けておく（近隣で出力できる場合も可）
電子帳簿保存法では、コンピュータ、ディスプレイとプリンタを備え付けることを電子保存の要件としています。
そもそも領収書等の電子取引データを確認する際には、コンピュータとディスプレイがなければ確認しようがありませんので、これはみなさん持っているでしょう。
プリンタについては、実際に備え付けがない場合でも近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができればプリンタの備え付けがされていると取り扱って良いことになっています。速やかに出力できない場合は、プリンタを購入する必要があります。
【原則 要件２】不正な改ざん防止策を講じる
要件の２つ目は、「不正な改ざん防止策を講じる」というものです。
デジタルの領収書や請求書は改ざんが紙のものより容易です。
複製も簡単にできますし、記載内容を編集することも容易にでき、そして編集されたものかどうかを見た目だけで判断するのは困難です。
そこで、事業者の方で、改ざん防止策を講じることが求められています。
どのような改ざん防止策を講じる必要があるかというと、次の４つ方法が挙げられています。
- タイムスタンプが付与された後の授受
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないクラウドサービス等を利用して取引データをやりとりする
- ７営業日以内に（又は最長２ヶ月＋７営業日以内に）タイムスタンプを付す
※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。（超難関） - 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
これらの要件のいずれかですべての取引データに対して改ざん防止策を講じる必要があります。
これら４つの方法がどういうものかについての詳細については、次の記事で確認してください。
続いて３つ目の要件である「検索機能の確保」について確認していきましょう。
【原則 要件３】検索機能の確保
電子帳簿保存法では、電子保存した電子取引データは、整然とした形式・明瞭な状態で、速やかに出力することが求められています。
ここで考えたいことは、次の２つです。
- 「検索機能の確保」が不要な事業者がいる
- どのように検索機能を確保するか
まず第一に「検索機能の確保」が不要な事業者がいることを押さえましょう。
なぜなら、自社が「検索機能の確保」が不要な場合であれば、この検索要件すべてを無視できるわけで、電子取引データの電子保存の要件が３つから２つに減るので、事務コストが軽減されます。
ではどのようなケースで「検索機能の確保」が不要になるのでしょうか。
それは次のとおりです。
| 個人事業主 | 電子取引が行われた日の属する年の前々年の１月１日から12月31日までの期間の売上高 |
|---|---|
| 法 人 | 電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高 |
例を使って判定してみましょう。
令和３年度に検索要件が必要かどうかを判定してみます。
| 令和４年度 （2年前） |
令和５年度 （1年前） |
2024.1.1 〜 2024.12.31（令和６年度） |
|---|---|---|
| 売上49,000,000 ＜基準期間＞ |
売上51,000,000 | ＜令和６年度の判定＞ 令和４年度売上5000万円以下 検索要件不要 |
この例では、2年前（法人の場合は、２事業年度前）の売上高が4,900万円なので、令和６年度は検索要件は不要となります。
このように検索要件の有無を判定します。
したがって、売上が5,000万円を超えないような小規模事業者は、この検索要件を満たす必要がないので、この検索要件のすべてを無視することができます。
逆に、基準期間の売上高が5,000万円を超える事業者の場合は、次の検索要件を満たす必要があります。
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索できる
- 日付又は金額については、その範囲を指定して検索できる（緩和措置あり）
- ２以上の任意の項目を組み合わせて検索できる（緩和措置あり）
具体的にどのように検索機能を確保していくかについては、次の記事で詳しく解説していますので、こちらの記事をご覧ください。
以上が電子帳簿保存法で求められる原則的な要件３つでした。
次に猶予措置について解説します。
原則的な３要件が免除される猶予措置とは
猶予措置とは次のとおりです。
税務職員からの求めに応じて、次の２点を提示又は提出することができるようにしている。
- その電子データ
- その電子データが書面で作成された場合に準じた形式で出力した書面
国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問62では、この免除規定の適用に関して次のような解説があります。
「保存時に満たすべき要件に従って保存をすることができなかったことに関する相当の理由（システム等や社内でのワークフローの整備が間に合わない等の理由）を確認させていただく場合もありますが、仮に税務調査等の際に、税務職員から確認等があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを具体的にご説明いただければ差し支えありません。」
と、かなり柔軟に対応する姿勢が垣間見えます。
この猶予措置について詳しく知りたい場合は、次の記事をご参照ください。
ここまでで、電子帳簿保存法が、電子取引データの電子保存において求める要件を一通り理解しました。それを前提に、では実際に実務でどのように電子保存をしていくのが効率的なのか。この最も重要な部分を検討していきましょう。
電子取引データの電子帳簿保存の攻略法
電子取引データの電子保存のルールを理解した次の最大の関心事は、「実務で効率的に電子取引データの電子保存を行うには、どのようにすればよいか。」ということになろうかと思います。
次のような優先順序で自社の取引データの保存を当てはめていくのが合理的と考えられます。
例）銀行口座情報、クレジットカード明細、PayPal等決済サービスの明細、Amazon等のASPの取引
例）請求書作成共有サービス、経費精算サービス、契約書共有サービス等
例）メールで送受信した請求書等のデータ、前２段階で保存できなかった取引データ
例）第三優先のサービスを利用したくない場合
【第一優先】電子帳簿保存法の要件を満たすクラウド会計ソフトを利用している場合は、連携できる取引を可能な限り連携する
次の機能を持つクラウド会計ソフトを利用している場合は、連携できる取引を連携するだけで電子帳簿保存法の要件を満たします。
なお、（ ）部分は、検索要件が必要な事業者のみが必要となるものです。基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は不要な要件です。
- 銀行口座やクレジットカード明細やその他の取引情報と連携できる
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができない仕様になっている
- （「検索機能の確保」要件を満たす検索機能（取引年月日、取引先、取引金額等）がある）
- 請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報が記録される
- 保存期間が十分である（個人事業主７年、法人最大10年）
この要件を満たしていれば、２つ目のものは、「改ざん防止策を講じる要件」の「データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないクラウドサービス等を利用して取引データをやりとりする」に該当するのでこれを満たします。
３つ目の事項で「検索機能の確保」要件を満たします。（検索要件が必要な事業者のみ。）
つまり、電子帳簿保存法が求める要件を満たしています。
例えばあるクラウド会計ソフトでは、「銀行明細やクレジットカードの明細だけでなく業務システムのデータなど、APIを通し1,000を超えるサービスと自動連携し、その明細は、改ざんができない仕様になっているため、電子帳簿保存法で求める要件をクリアし、同期するだけで電子取引データの電子保存が実現する」と謳っています。
この方法は、仕訳を起こすために日々行っているデータ連携を行っているだけで自動的に電子帳簿保存法の要件を満たすので最も効率的と言えます。
したがって、この方法が使えるのであれば、最優先で利用するのが合理的と言えるでしょう。
できる限りのデータ連携をして、連携できない取引データについては、次の方法で対応します。また、データ連携できるサービスを使っていない場合も次の方法で対応します。
【第二優先】電子帳簿保存法の要件を満たすクラウドサービス等を利用している場合は、そのサービス自体で保存する
次の要件を満たすサービスを利用している場合は、そのサービス自体で保存するのが、次に優先すべき保存方法と考えられます。
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができない仕様となっているサービス内で取引データをやりとりできる
- （「検索機能の確保」要件を満たす検索機能がある）
- 保存期間が十分である（個人事業主７年、法人最大10年）
例としては、請求書作成共有サービス、経費精算サービス、契約書共有サービス等が挙げられます。
代表的な例として請求書を共有するサービスで考えてみます。
請求書発行ソフトで請求書を作成し、データはクラウド上にあり、相手先には、メールでその保存先のURLを案内し、その相手側は、発行側が使っているソフトにある請求書データにアクセスしてダウンロードするようなケースを想定してみます。
この場合は、この請求書発行ソフト側で、訂正削除の履歴が残るまたは訂正削除ができない措置が施されていれば、このソフトに保存されている請求書データはこの要件を満たすことになります。
また検索機能の確保要件を満たす検索機能があれば電子帳簿保存法に準拠したものとなります。（検索要件が必要な事業者のみ。）
したがって請求書データについては、このソフト内で保存しておけばそれでOKということになります。
注意が必要なのは、訂正削除の記録が残る又は訂正削除ができないシステム上で取引データをやり取りするサービスやソフトを利用する必要があります。例えば、一旦PDF形式でダウンロードしたデータを訂正削除の記録が残る又は訂正削除ができないシステムにアップロードするという形態は当てはまりません。あくまでそのようなシステム上で取引データを直接やり取りする必要があります。
この方法も、日々の事務処理に加えて何もする必要がないので、この方法を採用できるなら積極的に採用するのが合理的でしょう。
なお、第一優先が第二優先より優先される理由は、第一優先に情報をなるべく集約すると管理コストが下がるからという理由です。取引データを検索する際に、その保存先がたくさんあると、それを探したり、ソフトを一つ一つ開くのが面倒という単純な理由です。
【第三優先】電子帳簿保存法の要件を満たす電子取引データ一元管理ソフトに取引データをアップロードして保存する
【第一優先】【第二優先】で処理できなかった取引データの受け皿がこの方法です。
代表的な例がメールで請求書や領収書等の取引データを受領したケースです。これは、第一優先、第二優先の方法で対応できません。
これらの取引データを電子帳簿保存法の要件を満たす電子取引データ一元管理ソフトにアップロードすることで次の機能により電子帳簿保存法の求める要件を満たして保存することができます。
- 「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」または「タイムスタンプの付与」で改ざん防止策を講じる要件を満たす
- （「検索機能の確保」要件を満たす検索機能（取引年月日、取引先、取引金額等）がある）
- 保存期間が十分である（個人事業主７年、法人最大10年）
これに該当するサービスとして現在次のようなソフトが挙げられます。
| ソフト名 | 提供元 | 改ざん防止策 |
|---|---|---|
| 全力電子帳簿 | ジャパンネクス | 「訂正削除の防止に関する事務処理規程」自動作成 |
| Climber Cloud | NTTデータ | タイムスタンプ付与 |
| クラウドBox | マネーフォワード | タイムスタンプ付与 |
| バクラク電子帳簿保存 | LayerX | タイムスタンプ付与 |
この中でおすすめが、手前味噌ですが「全力電子帳簿」です。
なぜなら唯一「訂正削除の防止に関する事務処理規程」システム化し、事務処理規程の自動作成や削除の際の申請・承認システムや削除履歴の保存等を自動的に事務処理規程に即して処理できるようになっています。
すでに次の記事で紹介したところですが、タイムスタンプの付与だけで改ざん防止策を講じるのは付与期限があることから実質不可能で、結局「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備え付け」で対応することになります。
付与期限を過ぎてしまってから、「どうすればいい」とか「訂正削除の防止に関する事務処理規程を作らなければ」とか「削除訂正の申請ってなんだ」とか騒ぐことになるのは目に見えています。
「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を作っていれば、そもそもタイムスタンプ自体不要なのですから「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を備え付けて、それがシステムで運用されている「全力電子帳簿」を選択するのは合理的判断と言えるかと思います。
コストをかけたくないといった理由や、他の会計ソフトを使っているから他のサービスを使いたくないといった理由でこれらのサービスを利用したくない場合は、【第四優先】の国税庁が紹介する表計算ソフトやファイル名を工夫することで検索機能を確保しながら保存することになります。
【第四優先】「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を備え付けて保存する
「改ざん防止策を講じる」要件を満たす方法として、使い勝手が良く万能な「訂正削除の防止に関する事務処理規程」を備え付けて、取引データの保存先は、PCなり、クラウドサービスなりを使って自社で管理するという方法です。
検索機能の確保が必要な事業者は、すでに紹介済みですが、エクセル等の表計算ソフトを使って索引簿を作成したり、ファイル名に「20220131_アマゾンジャパン合同会社_110000」のように検索できるよう規則性を持たせて保存する方法で、検索要件を満たすという方法です。
この方法は、どこにどのように保存するかという管理方法を自分で考える必要があり、システム化しておらず、どこに保存したか分からなくなったり、保存先のハードディスク等が壊れたり紛失するリスクもあります。また、検索機能を確保する場面で絵は、索引簿の作成が面倒という面もあり、さらに検索方法も使用しているデバイスによりまちまちでシステマチックでないために面倒という面があるため、おすすめはできませんが、とにかく費用もかけたくないし、自分で管理したいという方向けといえます。
できればこの方法は取りたくない方法です。
現状このように電子帳簿保存法の電子取引データの保存への対応することが最も合理的と考えられます。
続いて、この取引データはどのように保存したらいいのかという疑問が生じやすそうなケースについて、その保存方法を解説していきたいと思います。
様々なケースの電子取引データの保存方法
銀行口座の明細やクレジットカードの明細などのように複数の取引を一定期間で表示するような取引明細はどのように保存するのでしょうか。
電子取引の電子帳簿保存に対応しているクラウド会計に連携できる場合は、それで完了ですが、そのようなソフトを利用していない場合は、どうすればいいのか。
例えばクレジットカードの明細は1月ごとにまとめられて、その期間の取引が一覧できる形で明細が発行されます。このような取引データはどのように保存すればいいのでしょうか。
クレジットカードの取引明細等の電子保存の方法
クレジットカード明細のような複数の取引が一緒になっているものを取引一つ一つに対して、検索要件を満たすための取引年月日、取引金額、取引先を入力して管理するのは非常に困難です。
一つ一つの取引内容を保存することはほぼ不可能なので、検索が容易なのように規則性を持って取引年月日と取引金額を入力します。
全力電子帳簿を使った例で紹介していきます。
例えば、この図のように一月分の明細のPDFをアップロードし、支払日とされている月の1日を便宜的に「取引年月日」（この例では、2021年12月10日支払日なので、2021.12.1とする）とします。取引金額は、便宜的に請求金額にします。これを他の月についても統一的に行います。
そして例えば税務調査で、この11月10日にクレジット決済されたもののクレジットカード明細を見せて欲しいと依頼を受けたら、11月分は12月の請求に入っているはずだから、「2021.12.1」で検索するというイメージです。
なお、根拠は東京国税局の電話相談センターに聞いた回答に基づいています。
銀行口座の取引明細等の電子保存の方法
ネット銀行の場合は、通帳がないので、その取引明細は基本的には電子帳簿保存法の電子取引に該当し、電子保存が強制されるわけですが、どのように保存すればいいのでしょうか。
銀行口座の取引明細については、期間を指定して出力できるので、検索の容易さを考えて、一月単位で出力するのがよいと考えられます。
こちらも全力電子帳簿に保存する例で見ていきましょう。
図のように2021年の11月分を出力したケースで考えると、「取引年月日」は出力した月の１日と統一的に設定します。取引金額は、複数の取引が一覧になっている状態なので、特定の金額を入れることができないので、ここは空欄で構いません。
税務調査で2021.11.11の楽天銀行の決済状況を見たいと依頼を受けたら、2021.11.1で検索すれば2021年11月分の取引明細が表示されることになります。
なお、根拠は東京国税局の電話相談センターに聞いた回答に基づいています。
まとめ
2024年１月スタートの電子帳簿保存法の電子取引データの電子保存について、その３要件を確認し、実際に実務ではどのように攻略すべきかという方法を提示しました。
そしてわかりにくい事例についても、実務ではどのように対応すべきかという視点で保存方法を解説してきました。
電子取引の電子保存は義務化されるものですので、対応しなければならないものです。
それをいかに効率的に処理すればよいかというのは日々の経理処理においては、とても重要なポイントです。
この記事が、自社に合った処理方法を1日でも早く見つけられる手助けとなってもらえたら幸いです。
コメント