新電子帳簿保存法で会計ソフト等で作成の帳簿書類を電子保存する方法|2022年改正対応

新電子帳簿保存法 会計ソフト等で作成する帳簿書類を電子保存する方法

 

2021年度税制改正で大きく改正された電子帳簿保存法について、中小企業向けに元国税調査官・税理士がわかりやすく解説します。

この記事は会計ソフトを利用することを前提に書かれています。

これまで電子帳簿保存法の施行以来、その適用を受けることで大量に保存しなければならなかった帳簿や証拠書類を紙で保存することなく電子情報として保存することができるという大きなメリットがあるにもかかわらず、電子帳簿保存をしているという人に会ったことがなかった、というのが実際のところだったかと思います。

それはなぜか。

そのメリットより運用が面倒すぎてその運用コストの方がはるかに高かったため、電子帳簿を適用するくらいなら紙で保存するわ、という結論に至るケースが多かったためと思われます。

しかし令和3年度(2021年度)税制改正の内容からすると、今回解説する自社が最初から一貫してコンピュータで作成する帳簿書類の電子保存に関しては、今度こそほとんどのケースで電子帳簿のメリットがその運用コストを上回り、帳簿や証拠書類を電子的に保存することが一般的になる日が訪れるのではないかと思われます。

それでは始めていきます。

なお、この記事は新しい電子帳簿保存法の区分に応じた3部構成になっていて、さらにその要点をまとめた攻略バイブルという4つの記事で構成されています。

この記事を書いた人

税理士(元国税調査官)

税務署に12年間勤務。主に法人税の調査に従事。

税務署側の視点を交えながら、主に法人税・消費税について一般の方に向けて実務に直結した税務情報を分かりやすく解説します。

ジャパンネクス株式会社

海野 耕作をフォローする
  1. 電子帳簿保存法 自社が作成する帳簿書類の電子保存の概要
    1. 電子保存の意義
  2. 電子帳簿保存法 対象となる帳簿書類
    1. ⒈ 国税関係帳簿
    2. ⒉ 国税関係書類
    3. 実務に即して電子帳簿保存の対象となる帳簿書類を確認してみよう
  3. 電子帳簿保存法 国税関係帳簿書類を電子保存するための要件
    1. (要件1)正規の簿記の原則とは
    2. (要件2)電子保存に関する事務手続を明らかにした書類の備付け
    3. (要件3)コンピュータ、プリンタ、操作説明書が用意され、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できること
    4. (要件4)国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあったらこれに応じること
      1. ダウンロードの求めがあったらこれに応じる要件が不要となるケース
        1. 国税関係書類の検索機能の確保とは
          1. ファイル名には①、②…と通し番号を入力する
          2. 「日付」の列をフィルタ機能で検索する
  4. 電子帳簿保存法に対応した会計ソフトという概念が終焉
  5. 優良な電子帳簿の過少申告加算税の軽減措置
  6. 電子帳簿保存法 自社が作成する国税関係帳簿書類の電子保存の攻略法!
    1. 国税関係帳簿と国税関係書類のうち決算関係書類の攻略法
    2. 自社が作成した国税関係書類(決算関係書類以外)の攻略法
    3. 国税関係帳簿書類に共通して必要な攻略法
  7. 電子帳簿保存法 電子取引の取り決めどおりやらなかったら
    1. 青色申告取り消し
    2. 消費税の仕入税額控除の否認
  8. 電子帳簿保存法 自社が作成する帳簿書類の電子保存はいつからか
  9. 電子帳簿保存法 自社が作成する国税関係書類の電子保存のまとめ

電子帳簿保存法 自社が作成する帳簿書類の電子保存の概要

令和3年度(2021年度)の税制改正された新しい電子帳簿保存法は、保存すべき帳簿書類の性質によって以下の3つの形態に区分して規定されています。

  1. コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
  2. スキャナ電子保存
  3. 電子取引情報の電子保存

電子帳簿保存法の全体像を一覧にするとこんな感じです。

電子保存の形態対象書類保存方法
❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存
① 帳簿(仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等)
② 書類(決算書・契約書・領収書の発行控え等)
オリジナルの電子データ又は出力した紙
❷ スキャナ保存受領した契約書・領収書等スキャンした電子データ又は出力した紙
❸ 電子取引情報の電子保存
電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等
オリジナルの電子データ

 

今回解説するのは上の表では❶の部分です。

「コンピュータを使って自社で最初から一貫して作成している帳簿書類を電子保存する方法」について解説します。

自社が最初から一貫してコンピュータで作成した帳簿書類については、紙で出力して保存することに代えて一定の要件を具備することで電子的に保存することが認められます。
自社が作成する帳簿書類という点がポイントです。

自社が作成する」ということは、支払い時に受領する他社が作成した領収書などはここでは対象になりません。つまり経費になる領収書は❶の形態の電子保存の対象外です。

また「自社が最初から一貫してコンピュータで作成」というのは、作成過程の最初から最後まですべてコンピュータ内で処理している必要があるということを意味します。

したがって一部手書きで情報を付加するという方法は不可です。例えば、請求書を出力して社印を押してからスキャンしてという場合はこの規定では対象外になります。

電子保存の意義

この記事では「電子保存」や「電子的に保存」という言葉を使用しますが、それは、コンピュータで扱われるデータをコンピュータのハードディスクやUSBメモリやSDカード等の外部記録媒体、ファイルサーバー、クラウドサーバー等に保存することを意味しています。

例えば、パソコンで使用しているPDFファイルをそのパソコン上(ハードディスク)に保存しているケースや、クラウド会計サービスを利用していて、そのクラウド上の自社のアカウントに保存しているケースなどがこれに当たります。

パソコンを使用している場合に、そのパソコンからそのデータにアクセスできれば、そのデータは電子保存されていることを意味します。

 

なお、今回の記事は、話をわかりやすくするために、

弥生会計やMFクラウド会計といった一般に流通しているいわゆる「会計ソフト」を使用している会社に対象を絞って解説することとします。

(会計ソフトを使用していないで電子帳簿保存の適用を考えるのは現実的でないと思われるためです。)

 

コンピュータで自社が最初から一貫して作成する帳簿書類が電子保存できるのですね。

どのような帳簿書類が対象となるか詳しく教えてください。

電子帳簿保存法 対象となる帳簿書類

電子帳簿保存法 自己が作成する電子帳簿書類 どのような帳簿書類が対象なのか

 

コンピュータを使って自社が一貫して作成した次の2種類の帳簿書類がここで説明する電子保存の対象となります。

  • 国税関係帳簿
  • 国税関係書類

国税関係帳簿国税関係書類というカテゴリーに分けて整理するとすっきり理解できるので、ちょっと難しい用語が使われていますが、内容自体は難しくありません。この後にも登場する用語なので、ここで理解してください。

⒈ 国税関係帳簿

国税関係帳簿を簡単にいうと

国税関係帳簿とは、会計ソフトで作成している一般的な「会計帳簿」のことを指しています。

「会計帳簿」とは、会計ソフトには必ずある「仕訳帳」や「総勘定元帳」やその他各種補助簿(例えば現金出納帳、預金元帳、売掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳)等を指します。

その国税関係帳簿については、税法でどのような帳簿を用意する必要があって、どのようなことを記載しなけらばならないかが詳細に決められています。法人税法を例に、どのように規定されているかを次のリンク先の記事で確認しましょう。

ここでは、電子保存できる対象は、仕訳帳、総勘定元帳、その他補助簿などの帳簿類であるということを確認できました。

続いては2つ目の国税関係書類です。

⒉ 国税関係書類

国税関係書類とは、貸借対照表、損益計算書、棚卸表などの決算関係書類注文書、契約書、請求書、領収書などの取引の証拠書類となるものの2つを指します。

繰り返しになりますが、今回解説している電子帳簿保存の対象は、自社が作成している注文書、契約書、請求書、領収書などの取引の証拠書類となるものに限られます。受けとった場合の領収書等は対象になりません。

国税関係書類についても税法でどのような書類を保存すべきかが規定されています。法人税法を例に、どのような書類が保存すべき書類として挙げられているかを次のリンク先の記事で確認しましょう。

 

以上これらの国税関係帳簿と国税関係書類のうち、自社が最初から一貫してコンピュータで作成しているものであれば今回解説している電子帳簿保存の対象となります。

国税関係帳簿と国税関係書類かぁ、なんか難しいですね

それでは実務に即した形で整理してみましょう。

実務に即して電子帳簿保存の対象となる帳簿書類を確認してみよう

❶国税関係帳簿と国税関係書類のうちの決算関係書類と、❷決算関係書類以外の証拠書類となる国税関係書類の2つに分けて実務に当てはめてみると分かりやすいと思います。

❶は、会計ソフトで作成する仕訳帳や総勘定元帳等の会計帳簿と決算書がこれに当たります。一般的に流通している会計ソフトであれば、必ず機能としてありますので、会計ソフトで出力できる帳簿や決算書類がそれにあたります。

❷は、例えば請求書をPC内で作成して紙で印刷して相手方に交付している場合の請求書データであったり、あるシステムから領収書を出力して印刷して相手方に交付した場合のその領収書データがそれにあたります。

表にまとめるとこんな感じです。

 

国税関係帳簿会計帳簿会計ソフトマター
国税関係書類決算関係書類決算書・棚卸表
その他書類請求書や領収書等会計ソフト以外マター

 

なるほど、そう整理するとわかりやすいですね。

ちなみに請求書や領収書の電子データっていつ時点のデータを保存するんですか?

請求書等の相手に交付する書類は、相手に交付した時点のデータで、それ以外の書類はその性質に応じてその書類の作成を終えた時点のデータです。例えば棚卸表は、作成が完了した時のデータを保存します。

 

これまで解説してきたことを具体例で整理すると、コンピュータで自社が最初から一貫して作成した次の帳簿書類が電子保存の対象となります。

国税関係帳簿現金出納帳、預金元帳、売掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳)等の帳簿類
国税関係書類決算関係書類貸借対照表、損益計算書、棚卸表などの決算関係書類
その他書類注文書、契約書、請求書、領収書などの取引の証拠書類(発行控え)

 

なるほど。理解できました。

あと、自社で作成した請求書や領収書を出力して紙で交付するのではなく、メール送信した場合も電子保存ができるのでしょうか?

実はその場合は、冒頭の表でいうと③の形態の「電子取引情報の電子保存」に該当するので、そちらの規定に則って電子保存することになります。

ここでの電子保存は、自社が作成した請求書や領収書を紙に出力して交付するといった電子取引※に該当しないものが該当します。

※電子取引:取引情報(取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項)の授受を電子的に行う取引のこと。

電子帳簿保存法の電子取引については、次の記事で詳しく解説しています。

 

なるほど、わかりました。では電子取引を除いて自社が最初から一貫してコンピュータで作成している国税関係帳簿書類はそのまま電子データとして保存してOKということですね。

いいえ、実はそう単純ではありません。

これらの対象書類を電子保存するためには、ある一定の要件の下で保存する必要があります。詳しく説明していきます。

電子帳簿保存法 国税関係帳簿書類を電子保存するための要件

電子帳簿保存法 国税関係帳簿書類を電子保存するための要件

 

前述の2種類の国税関係帳簿書類について、自社が最初から一貫して次の4つの要件にしたがって保存する場合には、電子保存が可能となります。

 

  1. 正規の簿記の原則に従って記帳されていること
  2. 電子保存に関する事務手続を明らかにした書類の備付け
  3. 電子保存対象の国税関係帳簿書類を表示できるパソコンやタブレット等のコンピュータ、プリンタ、操作説明書が用意され、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できること
  4. 国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあったらこれに応じること

(要件1)正規の簿記の原則とは

1つ目の要件です。

企業会計原則の中で「企業会計は、すべての取引につき、正規の簿記の原則に従って、正確な会計帳簿を作成しなければならない。」と謳われています。

一般的には、正確な会計帳簿の作成とその正確な会計帳簿に基づいて決算書を作成することが求められているとされています。そして正規の簿記の原則に従うとは以下の要件を満たすこととされています。

  1. 企業活動によって発生した取引すべてを網羅的に記録されていること(網羅性)
  2. 会計記録が検証できる証拠書類に基づいていること(検証可能性)
  3. すべての会計記録が継続的・組織的に行われていること(秩序性)

3つ目の秩序性については、会計ソフトを使用して国税関係帳簿と決算関係書類を作成していれば通常この要件を満たしていると考えられます。

会計ソフトに記録されているもの以外にも保存すべき帳簿がある場合は、その帳簿については、この秩序性を担保する必要があります。例えばクラウドサービス等のシステムを利用して注文書、契約書、請求書、領収書などを作成、発行している場合も通常はすべての会計記録をシステムが継続的・組織的に管理しているものと考えられます。

1つ目の網羅性、2つ目の検証可能性については、このことを意識してこれに則って経理する必要があるということに尽きます。

例えばエクセルで請求書を作成してPDF出力して印刷して相手方に交付している場合に、その請求書のデータがてんでんばらばらに保存されていて、ある請求書を確認するときにどこを探したらいいかわかならいということではまったく継続的・組織的に行われていないということになります。

実務では、自社が作成する帳簿書類について、正規の簿記の原則に従うためには、会計ソフトやその他ソフト、クラウドサービス等を使用することで効率的に実践できますので、自社でどのように効率的に帳簿書類のデータを電子保存できるかということについて一度洗い出しを行い、電子保存までの工程を組織的に構築してしまうということをするとこの電子保存をかなり楽に実践する近道になるでしょう。

(要件2)電子保存に関する事務手続を明らかにした書類の備付け

2つ目の要件です。電子帳簿保存法規則2条2項一号のニには

国税関係帳簿をどのようにコンピュータで処理し、どのように電子データを保存するかに関する事務手続を明らかにした書類を備え付けておく必要がある

旨規定されています。

事務手続きの書類に記載すべき事項は次のものとされています。(取扱通達4−6⑷)

  • 入出力処理(記録事項の訂正又は削除及び追加をするための入出力処理を含む。)の手順
  • 日程
  • 担当部署
  • 電子データの保存等の手順

 

具体的にどのような書類を作成すればいいのかしら?

 

国税庁が公表している電子帳簿保存法一問一答問9で次のようなサンプルが紹介されています。

 

国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類(概要)

(入力担当者)

1 仕訳データ入出力は、所定の手続を経て承認された証票書類に基づき、入力担当者が行う。

(仕訳データの入出力処理の手順)

2 入力担当者は、次の期日までに仕訳データの入力を行う。

  • ⑴ 現金、預金、手形に関するもの 取引日の翌日(営業日)
  • ⑵ 売掛金に関するもの 請求書の発行日の翌日(営業日)
  • ⑶ 仕入、外注費に関するもの 検収日の翌日(営業日)
  • ⑷ その他の勘定科目に関するもの 取引に関する書類を確認してから1週間以内

(仕訳データの入力内容の確認)

3 入力担当者は、仕訳データを入力した日に入力内容の確認を行い、入力誤りがある場合は、 これを速やかに訂正する。

(管理責任者の確認)

4 入力担当者は、業務終了時に入力データに関するデータをサーバに転送する。管理責任者 はこのデータの確認を速やかに行う。

(管理責任者の確認後の訂正又は削除の処理)

5 管理責任者の確認後、仕訳データに誤り等を発見した場合には、入力担当者は、管理責任者の承認を得た上でその訂正又は削除の処理を行う。

(訂正又は削除記録の保存)

6 5の場合は、管理責任者は訂正又は削除の処理を承認した旨の記録を残す。

また、コンピュータ処理を例えば税理士などの他者に委託している場合には、これらの書類に代えて委託契約書等を備え付けておく必要があります。

このサンプルを自社に当てはめて編集することでなんとかこの要件はクリアできるでしょう。マイクロ法人の場合は、管理責任者はいないことになりますので、一人の確認で完結することになります。

(要件3)コンピュータ、プリンタ、操作説明書が用意され、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できること

3つ目の要件です。電子帳簿保存法規則2条2項二号には次の2つの要件を満たす必要がある旨規定されています。

  1. 電子保存対象の国税関係帳簿書類を表示できるパソコンやタブレット等のコンピュータ、プリンタそして操作説明書を備え付ける
  2. ディスプレイの画面と書面に、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できる

操作説明書はオンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能に操作説明書と同等の内容が組み込まれている場合には、それでよいことになっています。(電子帳簿保存法一問一答問9)

また書面への出力に当たっては、その形式については定めがないため、 画面印刷(いわゆるハードコピー)を印刷する形でもよいこととなっています。(電子帳簿保存法一問一答問11)

通常会計ソフトやその他のソフトを使っていればパソコンやタブレット等のデバイスを使っていますし、もしプリンタがなければ購入すればいいですし、操作説明書は通常はあるでしょうから、冊子であればそれを備え付けておき、コンピュータの中に入っているとか、オンラインにあるとすればそれをすぐに表示できる状態にしていればOKです。

コンピュータなしで事務をするケースは稀になってきているこのご時世であればかなりこのハードルは低いでしょう。

(要件4)国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあったらこれに応じること

4つ目の要件です。電子帳簿保存法規則2条2項三号

国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあったらこれに応じること

について規定されています。

ダウンロードの求めに応じるとは、税務調査官の求めの全てに応じた場合をいい、その求めに一部でも応じない場合はこの要件を満たすことになりません。(取扱通達4ー14)

 

調査時にダウンロードの依頼があれば、それに応じればよいというだけですのでこちらで何か手続きを踏まなければならない内容ではありません。

ただ裏を返せば電子帳簿保存法の適用を受けた場合は、ダウンロードを拒否する余地はまったくなくなるということを肝に銘じておく必要はあるかもしれません。

 

ただし、国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあったらこれに応じることが不要となるケースが二つあります。

ダウンロードの求めがあったらこれに応じる要件が不要となるケース

対象書類応じなくて良くなる条件
国税関係帳簿優良帳簿の要件をすべて満たしているケース
国税関係書類検索機能の確保がされているケース

優良帳簿の要件については後述します。

国税関係書類の条件の「検索機能の確保」を確認しましょう。

国税関係書類の検索機能の確保とは

電子帳簿保存法規則2条3項に次の2つの検索機能が確保されていれば、国税関係書類については、調査時のダウンロードに応じる要件が除外される旨規定されています。

  1. 取引年月日その他の日付を検索の条件として設定すること
  2. その日付の範囲を指定して条件を設定することができるものに限る。

取引年月日の検索に加えて日付の範囲を指定して検索できる必要があるので、例えば次のようにファイル名に規則性を持たせる方法では2つ目の要件を満たすことができません。

2022年4月1日発行の請求書 「20220401請求書.pdf」

方法としては国税庁が公表している各種規程等のサンプル(国税庁HP)に掲載されている電子取引の電子保存用で作成されている「電子取引に関するもの」の「(索引簿の作成例)(Excel/11KB)」(Excelファイル)を使うことで手間なくこの要件を満たすことができます。

その方法を紹介します。

ファイル名には①、②…と通し番号を入力する

エクセル等の表計算ソフトで以下のように入力する。

電子帳簿保存法 電子取引 検索機能 一覧表のサンプル画像

「日付」の列をフィルタ機能で検索する

電子帳簿保存法 電子取引 検索機能 一覧表での日付範囲検索画像

これで日付を範囲指定して検索が可能になりました。

日付の範囲指定をクリアするだけであれば、索引簿には「連番」欄と「日付」欄だけあれば要件は満たされます。簡略して使いたい場合はこの2つの項目だけで管理するのもOKです。

「金額」欄と「取引先」欄があった方が検索をしなくても、パッと見で見つけられるというメリットもあるので、サンプルをそのまま使っても損はないと思います。

 

要件は以上の4つです。今回の税法改正前に税務署等への事前の申請も不要です。

なお、実際の規定には、上記4つの要件以外にも、電子計算機処理システムの概要書その他一定の書類の備え付けも要件に入っているのですが、自社開発のシステムやソフトでなければこの書類の備え付けは不要となりますので、一般的に流通している会計ソフトやサービスを使用する場合は、上記の4要件を備えればOKです。

4つの要件理解しました。2つ目の「事務手続を明らかにした書類」だけは少し面倒だけど、他の3つはクリアできそうね。

そうですね。改正前の税務署への事前申請が廃止されたりやたら複雑な適用要件が今回の4つのわりとシンプルな要件に大幅に緩和されたことにより、これまで普及してこなかった自社が作成した国税関係帳簿書類の電子保存は加速しそうですね。

 

 

ここまで要件が緩和されたことで、実は電子帳簿保存法に対応する会計ソフトということを考える必要がすでになくなっています。なぜならほとんどの会計ソフトが電子帳簿保存法に対応しているからです。

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトという概念が終焉

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトという概念が終焉

会計ソフトが電子帳簿保存法に対応するには、前述の税法に規定されている国税関係帳簿と国税関係書類(決算関係書類)が作成でき、正規の簿記の原則にしたがって経理できるモノであればOKといことになります。

この2つの機能がない会計ソフトは会計ソフトとして成立してませんので、通常流通している会計ソフトであればすべからく電子帳簿保存に対応していることになります。

つまり、電子帳簿保存法に対応している会計ソフトというメッセージは意味をなしません。

会計ソフトを使っていれば「電子保存に関する事務手続を明らかにした書類の備付け」と「パソコンやタブレット等のコンピュータ、プリンタ、操作説明書を用意」し、「税務調査官のダウンロードの求めに応じる」という他の要件を満たせば、対象の帳簿書類を電子保存できるわけです。

ただ次に解説する優良な電子帳簿に対応しているというアナウンスについてだけは意味があるといえるでしょう。

優良な電子帳簿の過少申告加算税の軽減措置

個人的には要件の話はここで終わりたいところなのですが、ここまで説明してきた「コンピュータを使って自社で作成している帳簿書類を電子保存する方法」の中で要件が緩和された、という以外にも優良な電子帳簿の過少申告加算税の軽減措置というものが実は整備されたというところに触れたいと思います。

個人的には多くの小規模の会社にはあまり関係がないと思っています。

これは、これまでの改正前のハードルの高かった要件をクリアしていれば、次の3つのメリットが受けられるというものです。

  • 国税関係帳簿書類に記載された内容に関して申告漏れがあった場合に、過少申告加算税が5%軽減
  • 国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあった時のこれに応じる義務が不要
  • 所得税の⻘⾊申告特別控除(65 万円)が適用できる

過少申告加算税の金額については、次のように決められています。

新たに納めることになった税金の10%相当額です。ただし、新たに納める税金が当初の申告納税額と50万円とのいずれか多い金額を超えている場合、その超えている部分については15%になります。

引用:No.2026 確定申告を間違えたとき (2)納める税金が少な過ぎた場合や還付される税金が多過ぎた場合

この措置を受ける場合の要件と、それ以外の要件、それと改正前のハードな要件が一覧となったものを国税庁が提供していますので、ここで紹介します。

保存要件概要改正前改正後
優良その他
記録事項の訂正・削除を行なった場合には、これらの事実と内容を確認できるシステムを使用すること
通常の業務処理期間を経過した後に入力を行なった場合には、その事実を確認できるシステムを使用すること
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること
システム関係書類等(システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等)を備え付けること
保存場所に、パソコン等、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できようにしておくこと
検索要件① 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること
② 日付または金額の範囲指定により検索できること◯※1
③ 二つ以上の任意の記録事項を組み合わせた条件により検索できること◯※1
税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めにおうじることができるようにしていることー※1◯※2

※1 保存義務者が、質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めにおうじることができるようにしている場合には、検索要件の②③の要件が不要。

※2 「優良」の要件を全て満たしているときは不要。

出典:電子帳簿保存法が改正されました(国税庁)

ここには記載がありませんが、税務署への事前の申請が改正前と優良には必要となっています。

このパンフレットからわかるように、これまで要件がハードすぎて中小企業の多くが適用してこなかった改正前の要件と優良な電子帳簿の軽減措置の要件はほぼ同じです。

これは私見ですが、これまで普及の妨げとなっていた要件で、誰がこれから新たに電子帳簿を始めるのか教えて欲しいくらいです。メリットが費用対効果に全然見合っていません。

例えば上の表の2つ目「通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、」について取り上げてみます。この「通常の業務処理期間」とは具体的にどの程度の期間をいうかを電子帳簿保存法一問一答 令和3年7月 国税庁の問26で回答しています。

電子計算機を利用している企業においては、データ入力又は入力データの更新(確定)処理などを一定の業務処理サイクル(日次、週次及び月次)で行うことが通例であり、また、その場合には、適正な入力を担保するために、その業務処理サイクルを事務処理規程等で定めることが通例であると考えられます。規則第5条第5項第1号イ⑵に規定する「その業務の処理に係る通常の期間」※とは、このような各企業において事務処理規程等に定められている業務処理サイクルとしての入力を行う期間のことをいうものです。

※その業務の処理に係る通常の期間とは、コンピュータで行う業務処理サイクルとしてデータの入出力を行う、日次、週次、月次等の期間をいいます。最長2か月までの業務処理サイクルであれば、通常の期間として取り扱うこととされています。

裏を返せばこの優良な電子帳簿の軽減措置は、このようなことが通例である企業のみ対応できると言い換えることができます。

したがってこのような規模にある企業向けの制度であり、この記事は中小企業向けのものですので、ここでの詳しい説明は割愛します。

 

要件を一通り確認しましたので、「自社が作成する国税関係帳簿書類の電子保存」を実務ではどのように運用すべきか、その攻略法を提案します!

電子帳簿保存法 自社が作成する国税関係帳簿書類の電子保存の攻略法!

「自社が作成する国税関係帳簿書類の電子保存」の攻略法は次の3つの方法をすべて実践することです。

国税関係帳簿と国税関係書類のうち決算関係書類の攻略法

仕訳帳や総勘定元帳等の国税関係帳簿と損益計算書や貸借対照表等の決算関係書類については、会計ソフトを使用していれば要件が満たされます。

したがってこれらの書類の電子保存の攻略法は

攻略法1:一般的に流通している会計ソフトを使用する
会計ソフトを利用するということはコンピュータとディスプレイを備えることになり、正規の簿記の原則も満たします。

自社が作成した国税関係書類(決算関係書類以外)の攻略法

自社が作成した請求書や領収書等については、最低限ファイル名の冒頭に規則的な日付を入れ、正規の簿記の原則の規則性を確保する。

例)2022年4月1日発行の請求書 「20220401請求書.pdf」

したがってこれらの書類の電子保存の攻略法は

攻略法2:電子データのファイル名の冒頭に規則的な日付を入れる
この方法に代えて前述の索引簿により管理することで税務調査官のダウンロードの求めに応じるようにしておく必要がなくなります。

国税関係帳簿書類に共通して必要な攻略法

電子帳簿保存法一問一答問9で紹介されているサンプルを編集して「国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類」を作成するというのが3つ目の攻略法です。

攻略法3:サンプルを使って「国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類」を作成する

この3つを実践することで最も簡単に「自社が作成する国税関係帳簿書類の電子保存」に必須のすべての要件を満たすことができます。

 

実務ではこのように攻略するのが一番簡単なのね。

ちなみにこの要件どおりに電子保存をしなかった場合どうなるのかしら?

もしそうなったら影響大のペナルティがあります。

電子帳簿保存法 電子取引の取り決めどおりやらなかったら

電子帳簿保存法 電子保存するための要件の違反があった場合

これまで新しい電子帳簿保存法の下でコンピュータを使って自社が一貫して作成した帳簿書類を電子保存できる要件について解説してきましたが、この要件どおり保存しなかったらどうなるか。

例えば、事務手続を明らかにした書類を備え付けていないとか調査官の求めを拒否するといった場合どうなるのでしょうか。

それは税法で決められている保存すべき帳簿書類が保存できていないことになります。対象となっている帳簿書類と同じモノを紙で保存していれば問題ありませんが、そうでない場合は、税法に定められているとおりに保存されていないことになります。

その場合、税務上大きな問題となるのは次の2つです。

青色申告取り消し

青色申告の要件として、法定の帳簿の備え付けと一定期間の帳簿書類の保存が必要になりますが、それが法令どおりに行われていないことになりますので、要件に違反しており、取消しの理由になります。

青色申告が取り消されても文句は言えません。

そして青色申告でなくなると最悪の場合は、推計で課税標準を決められてしまうということも視野に入ってきます。

税務署長は、内国法人に係る法人税につき更正又は決定をする場合には、…その内国法人の財産若しくは債務の増減の状況、収入若しくは支出の状況又は生産量、販売量その他の取扱量、従業員数その他事業の規模によりその内国法人に係る法人税の課税標準を推計して、これをすることができる(法人税法131条

消費税の仕入税額控除の否認

消費税の申告・納税義務がある場合、仕入税額控除が認められないケースがあります。

違反していた書類が支払いに関するモノであった場合、仕入税額控除の適用を受けるためには、法定事項が記載された帳簿及び請求書等の保存が要件とされています。

(参考)No.6497 仕入税額控除のために保存する帳簿及び請求書等の記載事項

これがないということになりますので、仕入税額控除が否認されても文句は言えません。

 

怖いですね。

最後にこの電子帳簿保存はいつから適用開始ですか?

新しい電子帳簿保存の規定の適用開始について説明します。

電子帳簿保存法 自社が作成する帳簿書類の電子保存はいつからか

電子帳簿保存法 いつから開始?→令和4年(2022年)1月1日

自社が利用しているサービスやソフトを確認していただき、要件を満たしていれば、あるいは今後満たすことでこの制度は事前の申請などなく令和4年(2022年)年1月1日から開始できます。

なお、国税関係帳簿に関しては会計期間の開始当初から電子保存が始まっている必要があります。つまり会計期間の途中から電子保存に切り替えるということができませんので注意が必要です。

帳簿に関しては最短で令和4年(2022年)1月1日以後開始事業年度から適用開始となります。

 

電子帳簿保存法 自社が作成する国税関係書類の電子保存のまとめ

自社が最初から一貫してコンピュータで作成した帳簿書類については、一定の要件を具備することで電子的に保存することができます。

そしてこの要件が適用するのにハードルが高くないものに改正されました。会計ソフトを使用していれば電子帳簿の適用はかなり容易になりました。

会計ソフトからわざわざ紙で帳簿書類を出力していたあのストレスから解放されます。これは適用しない手はないのではないでしょうか。

その要件を最後にもう一度確認しておきましょう。

正規の簿記の原則に従って記帳されていること
電子保存に関する事務手続を明らかにした書類の備付け

コンピュータ、プリンタ、操作説明書が用意され、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できること

国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあったらこれに応じること
ただし次のケースは、調査官のダウンロードの求めに応じる義務なし
対象書類応じなくて良くなる条件
国税関係帳簿優良帳簿の要件をすべて満たしているケース
国税関係書類検索機能の確保がされているケース

 

最後に実務で最も簡単にこの電子帳簿保存を攻略する方法を一覧でまとめると次のとおりです。

帳簿書類の種類攻略法
国税関係帳簿書類公表されているサンプルを編集して「国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類」を作成する
国税関係帳簿一般的に流通している会計ソフトを使用する
国税関係書類決算関係書類
その他書類ファイル名の冒頭に規則的な日付を入れる(+索引簿を作成する)

 

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