新電子帳簿保存法で会計ソフト等で作成の帳簿書類を電子保存する方法｜2022年改正対応

 

これまで電子帳簿保存法の施行以来、その適用を受けることで大量に保存しなければならなかった帳簿や証拠書類を紙で保存することなく電子情報として保存することができるという大きなメリットがあるにもかかわらず、電子帳簿保存をしているという人に会ったことがなかった、というのが実際のところだったかと思います。

それはなぜか。

そのメリットより運用が面倒すぎてその運用コストの方がはるかに高かったため、電子帳簿を適用するくらいなら紙で保存するわ、という結論に至るケースが多かったためと思われます。

しかし令和3年度(2021年度)税制改正の内容からすると、今回解説する自社が最初から一貫してコンピュータで作成する帳簿書類の電子保存に関しては、今度こそほとんどのケースで電子帳簿のメリットがその運用コストを上回り、帳簿や証拠書類を電子的に保存することが一般的になる日が訪れるのではないかと思われます。

それでは始めていきます。

なお、この記事は新しい電子帳簿保存法の区分に応じた３部構成になっていて、さらにその要点をまとめた攻略バイブルという４つの記事で構成されている記事のうちの一つです。

電子帳簿保存法　自社が作成する帳簿書類の電子保存の概要

令和３年度（2021年度）の税制改正された新しい電子帳簿保存法は、保存すべき帳簿書類の性質によって以下の３つの形態に区分して規定されています。

電子帳簿保存法の全体像を一覧にするとこんな感じです。

電子保存の形態	対象書類	保存方法
❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存	① 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等） ② 書類（決算書・契約書・領収書の発行控え等）	オリジナルの電子データ又は出力した紙
❷ スキャナ保存	受領した契約書・領収書等	スキャンした電子データ又は出力した紙
❸ 電子取引情報の電子保存	電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等	オリジナルの電子データ

 

電子保存の意義

この記事では「電子保存」や「電子的に保存」という言葉を使用しますが、それは、コンピュータで扱われるデータをコンピュータのハードディスクやUSBメモリやSDカード等の外部記録媒体、ファイルサーバー、クラウドサーバー等に保存することを意味しています。

例えば、パソコンで使用しているPDFファイルをそのパソコン上（ハードディスク）に保存しているケースや、クラウド会計サービスを利用していて、そのクラウド上の自社のアカウントに保存しているケースなどがこれに当たります。

パソコンを使用している場合に、そのパソコンからそのデータにアクセスできれば、そのデータは電子保存されていることを意味します。

 

なお、今回の記事は、話をわかりやすくするために、

（会計ソフトを使用していないで電子帳簿保存の適用を考えるのは現実的でないと思われるためです。）

 

電子帳簿保存法　対象となる帳簿書類

 

国税関係帳簿と国税関係書類というカテゴリーに分けて整理するとすっきり理解できるので、ちょっと難しい用語が使われていますが、内容自体は難しくありません。この後にも登場する用語なので、ここで理解してください。

⒈　国税関係帳簿

国税関係帳簿を簡単にいうと

「会計帳簿」とは、会計ソフトには必ずある「仕訳帳」や「総勘定元帳」やその他各種補助簿（例えば現金出納帳、預金元帳、売掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳）等を指します。

その国税関係帳簿については、税法でどのような帳簿を用意する必要があって、どのようなことを記載しなけらばならないかが詳細に決められています。法人税法を例に、どのように規定されているかを次のリンク先の記事で確認しましょう。

⒉　国税関係書類

繰り返しになりますが、今回解説している電子帳簿保存の対象は、自社が作成している注文書、契約書、請求書、領収書などの取引の証拠書類となるものに限られます。受けとった場合の領収書等は対象になりません。

国税関係書類についても税法でどのような書類を保存すべきかが規定されています。法人税法を例に、どのような書類が保存すべき書類として挙げられているかを次のリンク先の記事で確認しましょう。

 

以上これらの国税関係帳簿と国税関係書類のうち、自社が最初から一貫してコンピュータで作成しているものであれば今回解説している電子帳簿保存の対象となります。

実務に即して電子帳簿保存の対象となる帳簿書類を確認してみよう

❶国税関係帳簿と国税関係書類のうちの決算関係書類と、❷決算関係書類以外の証拠書類となる国税関係書類の２つに分けて実務に当てはめてみると分かりやすいと思います。

❶は、会計ソフトで作成する仕訳帳や総勘定元帳等の会計帳簿と決算書がこれに当たります。一般的に流通している会計ソフトであれば、必ず機能としてありますので、会計ソフトで出力できる帳簿や決算書類がそれにあたります。

❷は、例えば請求書をPC内で作成して紙で印刷して相手方に交付している場合の請求書データであったり、あるシステムから領収書を出力して印刷して相手方に交付した場合のその領収書データがそれにあたります。

表にまとめるとこんな感じです。

 

国税関係帳簿		会計帳簿	会計ソフトマター
国税関係書類	決算関係書類	決算書・棚卸表
	その他書類	請求書や領収書等	会計ソフト以外マター

 

 

これまで解説してきたことを具体例で整理すると、コンピュータで自社が最初から一貫して作成した次の帳簿書類が電子保存の対象となります。

国税関係帳簿		現金出納帳、預金元帳、売掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳）等の帳簿類
国税関係書類	決算関係書類	貸借対照表、損益計算書、棚卸表などの決算関係書類
	その他書類	注文書、契約書、請求書、領収書などの取引の証拠書類（発行控え）

 

※電子取引：取引情報（取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項）の授受を電子的に行う取引のこと。

電子帳簿保存法の電子取引については、次の記事で詳しく解説しています。

 

電子帳簿保存法　国税関係帳簿書類を電子保存するための要件

 

 

（要件１）正規の簿記の原則とは

１つ目の要件です。

企業会計原則の中で「企業会計は、すべての取引につき、正規の簿記の原則に従って、正確な会計帳簿を作成しなければならない。」と謳われています。

一般的には、正確な会計帳簿の作成とその正確な会計帳簿に基づいて決算書を作成することが求められているとされています。そして正規の簿記の原則に従うとは以下の要件を満たすこととされています。

３つ目の秩序性については、会計ソフトを使用して国税関係帳簿と決算関係書類を作成していれば通常この要件を満たしていると考えられます。

会計ソフトに記録されているもの以外にも保存すべき帳簿がある場合は、その帳簿については、この秩序性を担保する必要があります。例えばクラウドサービス等のシステムを利用して注文書、契約書、請求書、領収書などを作成、発行している場合も通常はすべての会計記録をシステムが継続的・組織的に管理しているものと考えられます。

１つ目の網羅性、２つ目の検証可能性については、このことを意識してこれに則って経理する必要があるということに尽きます。

例えばエクセルで請求書を作成してPDF出力して印刷して相手方に交付している場合に、その請求書のデータがてんでんばらばらに保存されていて、ある請求書を確認するときにどこを探したらいいかわかならいということではまったく継続的・組織的に行われていないということになります。

実務では、自社が作成する帳簿書類について、正規の簿記の原則に従うためには、会計ソフトやその他ソフト、クラウドサービス等を使用することで効率的に実践できますので、自社でどのように効率的に帳簿書類のデータを電子保存できるかということについて一度洗い出しを行い、電子保存までの工程を組織的に構築してしまうということをするとこの電子保存をかなり楽に実践する近道になるでしょう。

（要件２）電子保存に関する事務手続を明らかにした書類の備付け

２つ目の要件です。電子帳簿保存法規則２条２項一号のニには

旨規定されています。

事務手続きの書類に記載すべき事項は次のものとされています。（取扱通達４−６⑷）

 

 

また、コンピュータ処理を例えば税理士などの他者に委託している場合には、これらの書類に代えて委託契約書等を備え付けておく必要があります。

（要件３）コンピュータ、プリンタ、操作説明書が用意され、整然とした形式・明瞭な状態で速やかに出力できること

３つ目の要件です。電子帳簿保存法規則２条２項二号には次の２つの要件を満たす必要がある旨規定されています。

操作説明書はオンラインマニュアルやオンラインヘルプ機能に操作説明書と同等の内容が組み込まれている場合には、それでよいことになっています。（電子帳簿保存法一問一答問９）

また書面への出力に当たっては、その形式については定めがないため、 画面印刷（いわゆるハードコピー）を印刷する形でもよいこととなっています。（電子帳簿保存法一問一答問11）

通常会計ソフトやその他のソフトを使っていればパソコンやタブレット等のデバイスを使っていますし、もしプリンタがなければ購入すればいいですし、操作説明書は通常はあるでしょうから、冊子であればそれを備え付けておき、コンピュータの中に入っているとか、オンラインにあるとすればそれをすぐに表示できる状態にしていればOKです。

（要件４）国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあったらこれに応じること

４つ目の要件です。電子帳簿保存法規則２条２項三号に

について規定されています。

ダウンロードの求めに応じるとは、税務調査官の求めの全てに応じた場合をいい、その求めに一部でも応じない場合はこの要件を満たすことになりません。（取扱通達４ー14）

 

 

ただし、国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあったらこれに応じることが不要となるケースが二つあります。

ダウンロードの求めがあったらこれに応じる要件が不要となるケース

対象書類	応じなくて良くなる条件
国税関係帳簿	優良帳簿の要件をすべて満たしているケース
国税関係書類	検索機能の確保がされているケース

優良帳簿の要件については後述します。

国税関係書類の条件の「検索機能の確保」を確認しましょう。

国税関係書類の検索機能の確保とは

電子帳簿保存法規則２条3項に次の２つの検索機能が確保されていれば、国税関係書類については、調査時のダウンロードに応じる要件が除外される旨規定されています。

取引年月日の検索に加えて日付の範囲を指定して検索できる必要があるので、例えば次のようにファイル名に規則性を持たせる方法では２つ目の要件を満たすことができません。

2022年４月１日発行の請求書 「20220401請求書.pdf」

方法としては国税庁が公表している各種規程等のサンプル（国税庁HP）に掲載されている電子取引の電子保存用で作成されている「電子取引に関するもの」の「（索引簿の作成例）（Excel/11KB）」（Excelファイル）を使うことで手間なくこの要件を満たすことができます。

その方法を紹介します。

ファイル名には①、②…と通し番号を入力する

エクセル等の表計算ソフトで以下のように入力する。

「日付」の列をフィルタ機能で検索する

これで日付を範囲指定して検索が可能になりました。

日付の範囲指定をクリアするだけであれば、索引簿には「連番」欄と「日付」欄だけあれば要件は満たされます。簡略して使いたい場合はこの２つの項目だけで管理するのもOKです。

「金額」欄と「取引先」欄があった方が検索をしなくても、パッと見で見つけられるというメリットもあるので、サンプルをそのまま使っても損はないと思います。

 

要件は以上の４つです。今回の税法改正前に税務署等への事前の申請も不要です。

なお、実際の規定には、上記４つの要件以外にも、電子計算機処理システムの概要書その他一定の書類の備え付けも要件に入っているのですが、自社開発のシステムやソフトでなければこの書類の備え付けは不要となりますので、一般的に流通している会計ソフトやサービスを使用する場合は、上記の４要件を備えればOKです。

 

 

電子帳簿保存法に対応した会計ソフトという概念が終焉

会計ソフトが電子帳簿保存法に対応するには、前述の税法に規定されている国税関係帳簿と国税関係書類（決算関係書類）が作成でき、正規の簿記の原則にしたがって経理できるモノであればOKといことになります。

この２つの機能がない会計ソフトは会計ソフトとして成立してませんので、通常流通している会計ソフトであればすべからく電子帳簿保存に対応していることになります。

つまり、電子帳簿保存法に対応している会計ソフトというメッセージは意味をなしません。

会計ソフトを使っていれば「電子保存に関する事務手続を明らかにした書類の備付け」と「パソコンやタブレット等のコンピュータ、プリンタ、操作説明書を用意」し、「税務調査官のダウンロードの求めに応じる」という他の要件を満たせば、対象の帳簿書類を電子保存できるわけです。

ただ次に解説する優良な電子帳簿に対応しているというアナウンスについてだけは意味があるといえるでしょう。

優良な電子帳簿の過少申告加算税の軽減措置

個人的には要件の話はここで終わりたいところなのですが、ここまで説明してきた「コンピュータを使って自社で作成している帳簿書類を電子保存する方法」の中で要件が緩和された、という以外にも優良な電子帳簿の過少申告加算税の軽減措置というものが実は整備されたというところに触れたいと思います。

個人的には多くの小規模の会社にはあまり関係がないと思っています。

これは、これまでの改正前のハードルの高かった要件をクリアしていれば、次の３つのメリットが受けられるというものです。

• 国税関係帳簿書類に記載された内容に関して申告漏れがあった場合に、過少申告加算税が5%軽減
• 国税調査官から質問検査権に基づいてダウンロードの求めがあった時のこれに応じる義務が不要
• 所得税の⻘⾊申告特別控除（65 万円）が適用できる

過少申告加算税の金額については、次のように決められています。

新たに納めることになった税金の10％相当額です。ただし、新たに納める税金が当初の申告納税額と50万円とのいずれか多い金額を超えている場合、その超えている部分については15％になります。

引用：No.2026 確定申告を間違えたとき (2)納める税金が少な過ぎた場合や還付される税金が多過ぎた場合

この措置を受ける場合の要件と、それ以外の要件、それと改正前のハードな要件が一覧となったものを国税庁が提供していますので、ここで紹介します。

保存要件概要		改正前	改正後
			優良	その他
記録事項の訂正・削除を行なった場合には、これらの事実と内容を確認できるシステムを使用すること		◯	◯	ー
通常の業務処理期間を経過した後に入力を行なった場合には、その事実を確認できるシステムを使用すること		◯	◯	ー
電子化した帳簿の記録事項とその帳簿に関連する他の帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認できること		◯	◯	ー
システム関係書類等（システム概要書、システム仕様書、操作説明書、事務処理マニュアル等）を備え付けること		◯	◯	◯
保存場所に、パソコン等、プログラム、ディスプレイ、プリンタ及びこれらの操作マニュアルを備え付け、画面・書面に整然とした形式及び明瞭な状態で速やかに出力できようにしておくこと		◯	◯	◯
検索要件	① 取引年月日、取引金額、取引先により検索できること	◯	◯	ー
	② 日付または金額の範囲指定により検索できること	◯	◯※1	ー
	③ 二つ以上の任意の記録事項を組み合わせた条件により検索できること	◯	◯※1	ー
税務職員による質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めにおうじることができるようにしていること		ー	ー※1	◯※2

※1　保存義務者が、質問検査権に基づく電子データのダウンロードの求めにおうじることができるようにしている場合には、検索要件の②③の要件が不要。

※2　「優良」の要件を全て満たしているときは不要。

出典：電子帳簿保存法が改正されました（国税庁）

ここには記載がありませんが、税務署への事前の申請が改正前と優良には必要となっています。

このパンフレットからわかるように、これまで要件がハードすぎて中小企業の多くが適用してこなかった改正前の要件と優良な電子帳簿の軽減措置の要件はほぼ同じです。

例えば上の表の２つ目「通常の業務処理期間を経過した後に入力を行った場合には、」について取り上げてみます。この「通常の業務処理期間」とは具体的にどの程度の期間をいうかを電子帳簿保存法一問一答 令和３年７月 国税庁の問26で回答しています。

電子計算機を利用している企業においては、データ入力又は入力データの更新(確定)処理などを一定の業務処理サイクル(日次、週次及び月次)で行うことが通例であり、また、その場合には、適正な入力を担保するために、その業務処理サイクルを事務処理規程等で定めることが通例であると考えられます。規則第５条第５項第１号イ⑵に規定する「その業務の処理に係る通常の期間」※とは、このような各企業において事務処理規程等に定められている業務処理サイクルとしての入力を行う期間のことをいうものです。

※その業務の処理に係る通常の期間とは、コンピュータで行う業務処理サイクルとしてデータの入出力を行う、日次、週次、月次等の期間をいいます。最長２か月までの業務処理サイクルであれば、通常の期間として取り扱うこととされています。

裏を返せばこの優良な電子帳簿の軽減措置は、このようなことが通例である企業のみ対応できると言い換えることができます。

したがってこのような規模にある企業向けの制度であり、この記事は中小企業向けのものですので、ここでの詳しい説明は割愛します。

 

電子帳簿保存法 自社が作成する国税関係帳簿書類の電子保存の攻略法！

「自社が作成する国税関係帳簿書類の電子保存」の攻略法は次の３つの方法をすべて実践することです。

国税関係帳簿と国税関係書類のうち決算関係書類の攻略法

仕訳帳や総勘定元帳等の国税関係帳簿と損益計算書や貸借対照表等の決算関係書類については、会計ソフトを使用していれば要件が満たされます。

したがってこれらの書類の電子保存の攻略法は

自社が作成した国税関係書類（決算関係書類以外）の攻略法

自社が作成した請求書や領収書等については、最低限ファイル名の冒頭に規則的な日付を入れ、正規の簿記の原則の規則性を確保する。

例）2022年４月１日発行の請求書 「20220401請求書.pdf」

したがってこれらの書類の電子保存の攻略法は

国税関係帳簿書類に共通して必要な攻略法

電子帳簿保存法一問一答問９で紹介されているサンプルを編集して「国税関係帳簿に係る電子計算機処理に関する事務手続を明らかにした書類」を作成するというのが３つ目の攻略法です。

 

電子帳簿保存法 自社が作成する帳簿書類の電子保存はいつからか

自社が利用しているサービスやソフトを確認していただき、要件を満たしていれば、あるいは今後満たすことでこの制度は事前の申請などなく令和4年(2022年)年1月1日から開始できます。

なお、国税関係帳簿に関しては会計期間の開始当初から電子保存が始まっている必要があります。つまり会計期間の途中から電子保存に切り替えるということができませんので注意が必要です。

 

電子帳簿保存法 自社が作成する国税関係書類の電子保存のまとめ

自社が最初から一貫してコンピュータで作成した帳簿書類については、一定の要件を具備することで電子的に保存することができます。

そしてこの要件が適用するのにハードルが高くないものに改正されました。会計ソフトを使用していれば電子帳簿の適用はかなり容易になりました。

会計ソフトからわざわざ紙で帳簿書類を出力していたあのストレスから解放されます。これは適用しない手はないのではないでしょうか。

その要件を最後にもう一度確認しておきましょう。