法人が保存しておかなければならない国税関係(帳簿)書類とは

国税関係帳簿書類

法人税法で保存が義務付けられている国税関係帳簿書類について解説します。

保存する帳簿書類の内容が、青色申告法人と白色申告法人で異なりますので、それぞれ区別して解説していきたいと思います。

なお、連結申告法人については、対象外としています。

まずは、青色申告法人から見ていくことにします。

青色申告法人が保存する国税関係帳簿書類

法人税法上青色申告法人は、自社の資産・負債・資本に影響する一切の取引について、複式簿記により整然かつ明瞭に記録し、その記録に基づいて決算を行なわなければならないことになっています。(法人税法施行規則53条)

その記録をどのように行い、どのように保存する必要があるかについて帳簿とその他の書類に分けて説明していきます。

まずは帳簿からみていくことにしましょう。

青色申告法人が保存する必要のある国税関係帳簿

青色申告法人は、次の帳簿を保存することとなっています。(法人税法施行規則54条)

仕訳帳総勘定元帳・その他必要な帳簿

上記帳簿には、どのようなことを記載しなければならないかについても詳細に決まっています。

取引に関する事項を、法人税法施行規則 別表二十「青色申告書の提出の承認を受けようとする法人の帳簿の記載事項」に定められたところによって記載しなければなりません。(記載事項の詳細についてはリンクをクリックして確認してください。)

かなり細かく規定されています。

仕訳帳とは

仕訳帳とは、全ての取引を借方及び貸方に仕訳する帳簿をいいます。

仕訳帳には次の事項を記録しておく必要があります。

取引の発生順に取引の年月日、取引の内容、勘定科目、取引金額

総勘定元帳とは

総勘定元帳とは、全ての取引を勘定科目の種類別に分類して整理計算する帳簿をいいます。

総勘定元帳には、その勘定ごとに記載の年月日、相手勘定科目、金額

その他必要な帳簿とは

「その他必要な帳簿」とは、この「別表二十」の内容を記載するのに仕訳帳や総勘定元帳では網羅できない場合に、適宜用意する帳簿のことをさしています。

例えば減価償却資産に関する事項について、記載に必要な項目が多すぎて仕訳帳にすべてを記録することは難しいので、固定資産台帳を用意して記録するだとか、1日の売上の個々の明細を売上帳で管理し、仕訳帳には1日の売上をまとめて記帳するといったことを意味しています。

仕訳帳と総勘定元帳については、いずれも市販の会計ソフトを使用していれば必ずある帳簿になりますので、実際に会計ソフトで確認しておきましょう。

帳簿をつけるにあたって注意が必要な点

帳簿を付ける際に注意が必要な点は、前述した「別表二十」の区分に応じて「別表二十」の「記載事項」の内容を記録する必要がありますが、会計ソフトに入力するだけでは記載事項を網羅できていない場合が結構あるという点です。

例えば「売掛金」の記載事項は「売上先その他取引の相手方別に、取引の年月日、品名その他給付の内容、数量、単価及び金額」となっています。

会計ソフトで入力できる項目は以下のようなものが一般的です。

No 取引日 借方勘定科目 借方補助科目 借方税区分 借方借方金額 貸方勘定科目 貸方補助科目 貸方税区分 貸方金額 摘要

「売上先」は「借方(貸方)補助科目」に、「取引の年月日」は、「取引日」に、「金額」は、「借方(貸方)金額」に登録すればよいですが、「品名その他給付の内容、数量、単価」について「摘要」という表記だけでこの内容を入力しなければいけないことはわかりません。

仕訳帳にこんな細かいことまで入力していられないという場合は、「売掛帳」を用意して対応する、あるいは後述する帳簿代用書類を使用することで対応するといったことが、青色申告法人には必要になってきます。

漫然と会計ソフトで入力を進めているだけでは、青色申告の要件を満たす帳簿付けはできません。一度「別表二十」を参照して、自社の場合は「摘要」欄にはどのような記録が必要か、あるいは摘要欄に書ききれない場合はどのように対応すべきなのかを確認しておく必要があるかと思います。

なお、その業種、業態及び規模等によって青色申告法人の帳簿書類の規定により経理することが難しいときは、所轄税務署長の承認を受け、これらに規定する記載事項等の一部を省略し又は変更することができることとなっています。

(参考)帳簿書類の記載事項等の省略承認の申請

ちなみに私が税務署に勤めていた中でこの承認受けている法人を見たことはありませんでしたのであまり一般的な手続きではないように思われます。

青色申告法人が保存する必要のある国税関係書類

続いて帳簿以外の書類について、解説していきます。

ここでは、決算関係書類、取引関係書類に区別して説明していきます。

青色申告法人は、上記帳簿以外に次の書類を保存する必要があります。

決算関係書類

棚卸表

青色申告法人は、各事業年度の終了日に、商品又は製品(副産物及び作業くずを含む。)、半製品、仕掛品(半成工事を含む。)、主要原材料、補助原材料、消耗品で貯蔵中のものその他これらの資産に準ずる資産の棚卸しを行い、決算に必要な事項の整理を行い、その事績を明瞭に記録する必要があります。(法人税法施行規則56条⑴)

棚卸しについては、棚卸表を作成し、棚卸資産の種類、品質及び型の異なるごとに数量、単価及び金額を記載しなければならないこととなっています。(法人税法施行規則56条⑵)

貸借対照表と損益計算書

青色申告法人は、各事業年度終了日現在において、その業種、業態及び規模等の実情によって、おおむね別表二十一に掲げる科目に従い貸借対照表及び損益計算書を作成しなければならないこととされています。(法人税法施行規則57条)

基本的には会計ソフトを使用して経理をしていれば、その会計ソフトから出力されるもので足りる場合がほとんどかと思います。

取引関係書類

取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類そして自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写しを保存することとなっています。(法人税法施行規則59条⑴③)

「自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し」とは、例えば、請求書を発行した場合に、請求書は相手方に差し入れるものですので、その控えということになります。

請求書をPCなどで作成し、それをメールで送付した場合などは、電子帳簿保存を適用していないとすればそれをプリントアウトして保存することになります。

帳簿に記録された事項の事実を証明するものとして取引関係書類を保存しておく必要があるのです。

帳簿代用書類

また、法人税法では、前述した別表二十などの法定事項を帳簿に記載することに代えて、それらの記載事項の全部又は一部が記載されている取引関係書類を整理・保存すること(帳簿代用書類)を認めています。要するに前述の取引関係書類を整理した綴りをイメージするとわかりやすいと思います。

例えば、交際費については、別表二十では「取引の年月日、支払先、事由及び金額を記載する」こととされていますが、従業員が立て替えた交際費等の領収書を、所要の事項を整理した精算書とともに提出させて、帳簿代用書類とするようなことが考えられます。

領収書を見れば、取引年月日、支払先、金額が把握でき、精算書に事由や接待の相手などを記載することで記載事項が網羅されます。これを整理保存すると、それが帳簿代用書類となります。

以上が青色申告法人が保存する必要のある国税関係帳簿書類です。

続いて白色申告法人が保存する必要のある国税関係帳簿書類について解説していきます。

白色申告法人が保存する国税関係帳簿書類

国税関係帳簿と国税関係書類を区別して解説します。

まずは、帳簿の方から見ていきましょう。

白色申告法人が保存すべき国税関係帳簿

白色申告法人は、現金出納帳その他必要な帳簿を備え、その取引に関する事項を整然と、かつ、明瞭に記録し、その記録に基づいて決算を行わなければならないとされています。(法人税法施行規則条66⑴)

青色申告法人については、「法人税法上青色申告法人は、自社の資産・負債・資本に影響する一切の取引について、複式簿記により」と複式簿記により経理することが明示されていましたが、白色申告法人に対しては複式簿記でやるよう明記がなく、複式簿記でない方法での記録でも構わないという点が青色申告法人との比較で最も大きく異なる点です。

取引の記録の方法は、法人税法施行規則 別表二十二「普通法人等の帳簿の記録方法」に基づいて行うことと規定されています。(法人税法施行規則条66⑵)(記録方法の詳細についてはリンクをクリックして確認してください。)

こちらも前述の青色申告法人の帳簿記載事項である「別表二十」同様かなり細かく決められています。「別表二十」と比較して1番の違いは、売上高、売掛金と仕入高、買掛金の部分であると言えます。

白色申告法人の場合は、例えば売掛金の記録方法は「保存している納品書控、請求書控等によりその内容を確認できる取引については、その相手方別に、日々の合計金額のみを一括記載することができる。」となっています。

青色申告法人は、「売上先その他取引の相手方別に、取引の年月日、品名その他給付の内容、数量、単価及び金額」が記載事項となっています。これを帳簿に記載しない場合にあっては、少なくとも帳簿代用書類として請求書等を整理して保存するような形で代替する必要があるのに対し、白色申告法人は請求書控等でその内容を確認できればよしとなっている点が大きな違いといえます。

白色申告法人が保存すべき国税関係書類

続いて前述の帳簿以外に白色申告法人が保存すべき書類について、決算関係書類と取引関係書類に区別して説明していきます。

決算関係書類

棚卸表・貸借対照表・損益計算書・決算に関して作成されたその他の書類を保存するよう規定されています。(法人税法施行規則条67⑴二)

基本的には青色申告で説明したもの同様、会計ソフトを使用して経理をしていれば、その会計ソフトから出力されるもので足るかと思います。

取引関係書類

取引に関して、相手方から受け取つた注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類及び自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写しを保存することとなっています。(法人税法施行規則条67⑴一)

これは青色申告法人で説明した内容と同様です。

取引を証明する書類については、その裏付けとして保存義務があります。

白色申告法人が保存する必要のある国税関係帳簿書類については、以上になります。

まとめ

今回は、国税関係帳簿書類について青色申告法人と白色申告法人に区別して説明をしました。

法人税法では、このように帳簿の記載事項や保存する書類について、詳しく規定されています。青色申告法人の帳簿への記載事項がこんなに詳細に決められていることを今回初めて知ったという方もいるかもしれません。

青色申告の承認申請は、税務署に青色申告の承認の申請書をその期限内に提出することで、基本的には自動的に承認されますので、青色申告法人の帳簿への記載事項の詳細を確認することなく青色申告法人になっているケースも往々にあるかと思います。国税関係帳簿書類って何と今回確認したこの機会に今一度確認することも肝要かと思います。

(当記事は執筆時時点の法令に基づいています。)

執筆者 ジャパンネクス株式会社代表、税理士、元国税専門官 海野 耕作

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