電子帳簿保存法が改正されて、2022年１月から領収書等のデータをオンラインでやりとりした場合は、紙での保存ができなくなり、データのままの保存が義務付けられました。
詳細はこちらをご覧ください。
これはオンライン上で直接領収書等のデータがやりとりされた場合が対象であり、スキャナで読み込んだ領収書データや会計ソフトで作成している帳簿データの電子保存は義務化されたわけではなく、やってもいいよという位置づけです。
この点をはっきり分けておきましょう。
この部分の理解を深めるために、電子帳簿保存法の概要を確認しておきましょう。
2022年に適用が開始される改正電子帳簿保存法の概要を知る
電子帳簿保存法は、その形態によって次の３つに大きく分類されます。
- コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
- スキャナ電子保存
- 電子取引データの電子保存
今回改正され、2022年１月から適用になる電子帳簿保存法の概略をまとめると次のようになります。
| 電子保存の種類 | 対象書類 | 保存方法 |
|---|---|---|
| ❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存 | ① 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等） ② 書類（決算書・契約書・領収書の発行控え等） |
電子データ保存OK 出力した紙保存OK |
| ❷ スキャナ保存 | 受領した契約書・領収書等 | 電子データ保存OK 出力した紙保存OK |
| ❸ 電子取引データの電子保存 | 電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等 | 電子データ保存MUST 出力した紙保存 |
今回電子保存が義務化されたのは、３つ目の「電子取引データの電子保存」だけであって、他の２つの電子保存は任意となっています。つまり紙で出力して保存することが認められています。
３つの電子帳簿保存について、その概要を確認しましょう。
自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存
「自己が作成している」という点がポイントです。
つまり、相手方から受け取る領収書等の書類は対象外です。
ここで電子保存の対象としている書類は次の２種類です。
- 自分が会計ソフト等で作成している帳簿書類（決算書含む）
- 自分が作成した契約書、領収書等の控え
これらの書類を一定の要件に基づいて保存することでデータのまま保存することを認めますというものです。
つまり、電子保存されたデータが、税法で保存を義務付けられた書類の保存が適正に行われているものとして扱われます。
この電子保存の方法について詳しく知りたい場合は、次の記事をご覧ください。
スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙でやりとりされた取引書類をスキャナやスマホで読み込み、それをデータとして保存するという保存方法をいいます。
スキャナ保存の対象となる書類は次の２種類です。
-
- 相手から受領した注文書、契約書や領収書等
- 自己が作成した注文書、契約書や領収書等の書類の控え
これらの書類をスキャナやスマホ等で読み込み、そのデータを一定の要件の下で保存することで、データのまま保存することを認めますというものです。
スキャナ保存について、詳しく知りたい場合は、次の記事をご覧ください。
電子取引データの電子保存
３つ目は、請求書や領収書等の取引データをオンラインでやりとりした場合は、そのデータをデータのまま保存しなければならないというものです。
この電子保存方法が他の２つの方法と違うのは、紙で保存することが認められず、データのまま保存することを義務付けている点です。
他の２つの電子保存は、やってもやらなくてもどちらでもいいのですが、３つ目の電子取引データの電子保存は、必ずやらなければなりません。
他の２つとの特徴の違いは、オンラインでやりとりしているという点です。
１つ目の方法は、PC上で請求書を作成し、それを印刷して送付した場合の、その元のデータが対象です。
２つ目の方法は、紙でやりとりしたものを、スキャナ等でデータ化したものが対象です。
いずれも紙でやりとりしているのが特徴ですが、３つ目の電子保存は、オンライン上でやりとりが行われているものが対象です。
例としては次のものが挙げられます。
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ （PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
- ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
- クラウドサービスを利用しての請求書等の受領
- スマホの決済アプリの利用明細等
このようにオンラインで取引データがやりとりされた場合には、一定の要件にしたがって電子保存しなければならないというのが電子取引データの電子保存です。
詳しく知りたい場合は、次の記事をご覧ください。
以上電子帳簿保存法の概要を確認しましたが、電子帳簿保存法は３つに分けられていて、そのうち「電子取引データの電子保存」のみが義務化されていることがわかりました。
つまり、他の２つはやってもやらなくてもよいわけです。
「電子取引データの電子保存」が義務化されたことで、領収書データが義務化なら、スキャナ等で読み込んだ領収書データも義務化されたと誤解してしまう場合もあるようですので、ここで両者をはっきり分けておきましょう。
| 電子保存の種類 | 義務化の有無 |
|---|---|
| スキャナ保存 | 任意 |
| 電子取引データの電子保存 | 義務 |
ここで、電子取引データの電子保存をどうせやるなら、スキャナ保存もやったらいいのでは？と思うかもしれません。
しかしながら、経理処理によほど時間を割くことができる事業者以外は、要件に即した方法での導入はほぼ不可能と言わざるを得ません。
この３つの電子保存のうち、スキャナ保存のみ段違いにハードルが高くなっています。
スキャナ保存の実務での導入がどれくらい難しいものかを見てみましょう。
スキャナ保存のハードルの高さを知る
スキャナ保存の要件の概要を一覧にすると次のようになります。
| 要件 | 難易度 |
|---|---|
| 入力期間の制限（書類の受領等後又は業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに入力） | 低〜高 |
| タイムスタンプの付与 | 低 |
| 見読可能装置(14 インチ以上のカラーディスプレイ、 ４ポイント文字の認識等)の備付け | 低 |
| 検索機能の確保 | 中 |
| 一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り | 低 |
| カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256 階調（約 1677 万色）以上） | 低 |
| 解像度及び階調情報の保存 | 低 |
| 大きさ情報の保存 | 低〜高 |
| ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認等） | 低 |
| 入力者等情報の確認 | 低 |
| スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 | 低 |
この要件のうち、難易度が低いとなっているものは、スキャナ保存に対応しているソフトを使えば容易にクリアできるものとして、解説は割愛します。
難易度中〜高の要件をピックアップして、その要件のハードさを確認していきたいと思います。
| 要件 | 難易度 |
|---|---|
| ⑴ おおむね７営業日以内のスキャン＋タイムスタンプ | 高 |
| ⑵ 事務処理規程の作成 | 高 |
| ⑶ 最長２ヶ月以内の業務サイクル後おおむね７営業日以内のスキャン＋タイムスタンプ | 中 |
| ⑷ 受領者本人以外がスキャン・A4サイズ超をスキャンする場合の大きさ情報の保存 | 中 |
一つ一つ確認していきます。
経費精算を含め、おおむね７営業日以内にいつ何時でもスキャン＋タイムスタンプしなければならないというのも経理体制が相当しっかりしていないとほとんど不可能だと思われます。
事務処理規程を設ければ、タイムスタンプ付与期限を伸ばすことができ、最長２ヶ月以内の業務サイクル後おおむね７営業日以内のスキャン＋タイムスタンプすればよいことになります。
この事務処理規程は、作業責任者、処理基準及び判断基準等を含めた業務サイクルにおけるワークフローなどの企業の方針を定めたものである必要があります。
国税庁がサンプルを公表していますが、これを見たら愕然とするはずです。
各種規程等のサンプル（スキャナ保存に関するもの＞スキャナによる電子化保存規程（Word/19KB））
この規程を作成し、それ通りに運用するのは相当にハードルが高いでしょう。
事務処理規程を設けていれば最長２ヶ月以内の業務サイクル後おおむね７営業日以内のスキャン＋タイムスタンプすればよいことになりますが、２ヶ月後に不測の事態が起きて訂正する必要が出るということがありますし、事務サイクル的には２ヶ月を過ぎている会社も少なくないと思われますので、一律に２ヶ月以内に処理するというのは７営業日以内に比べれば楽ですが、少なからず負担だと思われます。
受領者本人以外がスキャンした場合またはA4サイズ超をスキャンする場合には大きさ情報の保存が必要です。
経理担当者等がスマホやデジカメで撮影した場合は、サイズを定規等で測ってさらにシステムに入力する必要があります。スキャナの場合もScanSnap等サイズを正確に計測できるもの以外の場合でA4やB5等決まった規格でないサイズの書類はその大きさを定規等で測ってさらにシステムに入力する必要があります。これも面倒と言わざるをえません。
レシートは真っ直ぐに保管されておらず、丸まったり、折り曲げたりされた状態であることが多いでしょう。それをスマホで撮影するとなったら伸ばして撮影する必要があり、それも一苦労です。
複合機でスキャンする場合もそのデバイスによってはスキャナ本体のボタンでスキャンする場合に、無線LANで自分のPCに保存できなかったり、設定が面倒であったりと使い勝手が悪かったりするととたんに面倒になります。
このように人がスキャナ電子保存をするときに負担に感じることが少なくないというデメリットです。電子帳簿保存法が改正され、スキャナ保存の要件が緩和してもこれだけのハードルがまだ存在します。
まとめ
こんな面倒なことをしてまで、紙の領収書や請求書をデータ化しますか？
社内でどのようワークフローでスキャナ保存を行うかを決定するまでにも時間を要しますし、さらに実際にそのルールに基づいて従業員が実施する上でも制限が多くあるため、電子化されることによるメリットよりもデメリットの方が圧倒的に多くなってしまうのが、今のスキャナ保存の現状かと思います。
このようにスキャナ保存は、他の電子保存と比較して段違いにハードルが高いので、よほどの電子化によるメリットが見込めない限り導入はおすすめしません。
2022年１月からオンライン上でやりとりされる領収書等のデータの電子保存が義務化されるにあたって、電子データを一元管理できるソフトが出てきています。
電子取引データの電子保存に加えてスキャナ保存に対応していることを謳っているソフトも多くなっていますが、多くの中小企業にとっては、スキャナ保存はやらないので、スキャナ保存に対応している必要がありません。
機能が多いとむしろ、操作が複雑になり、使い勝手が悪化することも往々にしてありますので、ソフト選びの際にはこの点も考慮にいれる必要があるかと思います。
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