電子帳簿保存法が改正されて、2022年１月から領収書等のデータをオンラインでやりとりした場合は、紙での保存ができなくなり、データのままの保存が義務付けられました。
詳細はこちらをご覧ください。
これはオンライン上で直接領収書等のデータがやりとりされた場合が対象であり、スキャナで読み込んだ領収書データや会計ソフトで作成している帳簿データの電子保存は義務化されたわけではなく、やってもいいよという位置づけです。
この点をはっきり分けておきましょう。
この部分の理解を深めるために、電子帳簿保存法の概要を確認しておきましょう。
2022年に適用が開始される改正電子帳簿保存法の概要を知る
電子帳簿保存法は、その形態によって次の３つに大きく分類されます。
- コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
- スキャナ電子保存
- 電子取引データの電子保存
今回改正され、2022年１月から適用になる電子帳簿保存法の概略をまとめると次のようになります。
| 電子保存の種類 | 対象書類 | 保存方法 |
|---|---|---|
| ❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存 | ① 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等） ② 書類（決算書・契約書・領収書の発行控え等） |
電子データ保存OK 出力した紙保存OK |
| ❷ スキャナ保存 | 受領した契約書・領収書等 | 電子データ保存OK 出力した紙保存OK |
| ❸ 電子取引データの電子保存 | 電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等 | 電子データ保存MUST 出力した紙保存 |
今回電子保存が義務化されたのは、３つ目の「電子取引データの電子保存」だけであって、他の２つの電子保存は任意となっています。つまり紙で出力して保存することが認められています。
３つの電子帳簿保存について、その概要を確認しましょう。
自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存
「自己が作成している」という点がポイントです。
つまり、相手方から受け取る領収書等の書類は対象外です。
ここで電子保存の対象としている書類は次の２種類です。
- 自分が会計ソフト等で作成している帳簿書類（決算書含む）
- 自分が作成した契約書、領収書等の控え
これらの書類を一定の要件に基づいて保存することでデータのまま保存することを認めますというものです。
つまり、電子保存されたデータが、税法で保存を義務付けられた書類の保存が適正に行われているものとして扱われます。
この電子保存の方法について詳しく知りたい場合は、次の記事をご覧ください。
スキャナ保存
スキャナ保存とは、紙でやりとりされた取引書類をスキャナやスマホで読み込み、それをデータとして保存するという保存方法をいいます。
スキャナ保存の対象となる書類は次の２種類です。
-
- 相手から受領した注文書、契約書や領収書等
- 自己が作成した注文書、契約書や領収書等の書類の控え
これらの書類をスキャナやスマホ等で読み込み、そのデータを一定の要件の下で保存することで、データのまま保存することを認めますというものです。
スキャナ保存について、詳しく知りたい場合は、次の記事をご覧ください。
電子取引データの電子保存
３つ目は、請求書や領収書等の取引データをオンラインでやりとりした場合は、そのデータをデータのまま保存しなければならないというものです。
この電子保存方法が他の２つの方法と違うのは、紙で保存することが認められず、データのまま保存することを義務付けている点です。
他の２つの電子保存は、やってもやらなくてもどちらでもいいのですが、３つ目の電子取引データの電子保存は、必ずやらなければなりません。
他の２つとの特徴の違いは、オンラインでやりとりしているという点です。
１つ目の方法は、PC上で請求書を作成し、それを印刷して送付した場合の、その元のデータが対象です。
２つ目の方法は、紙でやりとりしたものを、スキャナ等でデータ化したものが対象です。
いずれも紙でやりとりしているのが特徴ですが、３つ目の電子保存は、オンライン上でやりとりが行われているものが対象です。
例としては次のものが挙げられます。
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ （PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
- ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
- クラウドサービスを利用しての請求書等の受領
- スマホの決済アプリの利用明細等
このようにオンラインで取引データがやりとりされた場合には、一定の要件にしたがって電子保存しなければならないというのが電子取引データの電子保存です。
詳しく知りたい場合は、次の記事をご覧ください。
以上電子帳簿保存法の概要を確認しましたが、電子帳簿保存法は３つに分けられていて、そのうち「電子取引データの電子保存」のみが義務化されていることがわかりました。
つまり、他の２つはやってもやらなくてもよいわけです。
「電子取引データの電子保存」が義務化されたことで、領収書データが義務化なら、スキャナ等で読み込んだ領収書データも義務化されたと誤解してしまう場合もあるようですので、ここで両者をはっきり分けておきましょう。
| 電子保存の種類 | 義務化の有無 |
|---|---|
| スキャナ保存 | 任意 |
| 電子取引データの電子保存 | 義務 |
ここで、電子取引データの電子保存をどうせやるなら、スキャナ保存もやったらいいのでは？と思うかもしれません。
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