電子帳簿保存法が改正され、2024年１月からインターネット上でやりとりした領収書や請求書等のデータは電子的に保存することが義務付けられます。全事業者が対応を迫られます。
これまでは例えばPDFで送られてくる請求書や領収書は、紙で出力して、それを保存することで税法の規定に即した帳簿書類の保存として認められていましたが、紙で出力しての保存が全面的に廃止されます。
一定の要件にしたがってそのPDFを電子データのまま保存しなければならなくなりました。
どうやって保存するの？
いつから強制されるの？
全事業者が対象なの？
私は関係ないんでしょ？
このような疑問に答えながら電子帳簿保存法の電子取引情報の保存についてわかりやすく元国税調査官税理士が解説していきます。
１ 電子保存が義務化された対象書類とは？
電子帳簿保存法と一言でいっても、実は３つに分類されています。
今回紙に印刷して保存することが廃止された事業者全員が対応しなければならないのは、そのうちの１つ「電子取引情報の電子保存」に分類されるものです。
1-1 電子帳簿保存法の中の電子取引情報の電子保存のみが義務化
電子帳簿保存法は、次の３つに分類されています。
- コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
- スキャナ電子保存
- 電子取引情報の電子保存
電子帳簿保存法は、令和３年度（2021年度）の税制改正でこの３つについて、次のように運用されることになりました。
| 電子保存の種類 | 対象書類 | 保存方法 |
|---|---|---|
| ❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存 | ① 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等）
② 書類（決算書・契約書・領収書の発行控え等） |
オリジナルの電子データ 又は 出力した紙 |
| ❷ スキャナ保存 | 受領した契約書・領収書等 | スキャンした電子データ 又は出力した紙 |
|
❸ 電子取引情報の電子保存
|
電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等
|
オリジナルの電子データ（出力した紙は）
|
この記事のテーマである電子取引情報の保存は❸がそれに当たります。
上の表の【保存方法】を見てください。上の❶❷の保存方法には、「出力した紙」または「オリジナルの電子データ」という表記があり、紙での保存が言及されていますが、❸の行にはそのような表記がなく、「オリジナルの電子データ」としかないのがわかると思います。
つまり紙での保存はNGということです。
電子帳簿保存法はこれまで、紙での保存に代えて、電子帳簿やスキャナで電子データとして保存することにより、帳簿書類の保管コストが削減されて、検索性も向上して便利だから導入しませんか？というスタンスでした。選択適用であったためそれを面倒だからやらない！ということができました。
しかし、今回の改正でこの電子取引の電子的保存に関しては任意の選択ではなく、強制的に原則事業を行っている者全員に適用されることになります。（なお、他の電子帳簿とスキャナ保存は任意です。）したがって
電子帳簿保存は難しそうだし面倒だから私はやりません
それは通用しません！
はい、諦めます。全員に関係するはわかりました。
で、そもそも電子取引って何のことを言ってるの？
どの書類を電子保存すればいいの？
1-2 電子帳簿保存法 電子取引とは
「電子取引情報の電子保存」が全事業者対象に義務化されたということをここまで確認してきました。
それでは、具体的にどのようなときにどのようなものを電子保存しなければならないのかを確認していきます。
1-2-1 電子帳簿保存法の電子取引の定義
電子取引とは、取引の際にやりとりする注文書、契約書、送り状、領収書、請求書、見積書その他これらに準ずる書類を、電磁的方式により行う取引をいいます。
具体的には、インターネット等による取引、EDI取引、電子メールにより情報をやり取りする取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、インターネット上のサイトで取引情報をやり取りする取引（Amazonや楽天等のいわゆるASPを利用した取引）等を電子取引といいます。
このような電子取引をしたときに、そのやりとりした領収書等のデータをそのままデータとして保存しなければならないということです。
（このサイトでは、このような電子的にやり取りされる領収書等のデータを「電子取引情報」と呼びます。）
1-2-2 電子帳簿保存法の電子取引の具体例
電子帳簿保存法で規定している電子取引の具体例を挙げてみます。
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ （PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
- ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
- クラウドサービスを利用しての請求書等の受領
- スマホの決済アプリの利用明細等
（引用：電子帳簿保存法一問一答 問４）
電子商取引やクラウドサービスが普及した現在では、スマホやPCからモノを購入したり、サービスを申し込んだり、クラウドサービスを利用したりと企業活動には電子取引は不可欠となっていますので、その電子取引の形態も多岐に渡ります。
これを紙で出力して保存しなくてよくなるのは便利ね。
便利という言葉が出てきましたので、電子取引情報を電子保存した場合のメリットを挙げておきましょう。
２ 電子帳簿保存法 電子取引情報をそのまま保存するメリット
電子取引情報をそのまま保存できることで得られるメリットは大きく３つ挙げられます。
- 保管コストの削減
- ストレス軽減
- 検索の利便性アップ
2-1 保管コストの削減
電子取引情報をそのまま保存できるメリットでまず第一に挙げられるのはこの保管コストの削減でしょう。
電子帳簿保存法を適用していない場合、これまでは電子取引情報を紙で出力し、それを個人事業主では最長7年、法人では最長10年紙で保管してました。
規模の大きい会社であれば、倉庫に保管しているということもあるでしょう。規模の小さな会社であってもファイリングした書類を保管する書棚やキャビネを用意し、ファイリングのためのバインダー等の文具類や印刷する場合にはトナーや紙が必要でした。
またファイリングしたり、保管場所に移す作業等の事務処理にも時間を費やしてきました。
これらのコストを大幅に削減することができます。
2-2 ストレスの軽減
電子帳簿保存法を適用していない場合、前述のとおり、すべて印刷してファイリングしていたわけです。取引情報が目の前のディスプレイに映っていて、必要があればいつでも簡単に呼び出すことができる状態であったとしても、税法に規定されている帳簿書類の保存要件をクリアするためだけにわざわざコストをかけて印刷し、さらにファイリングまでしていたわけです。モチベーションが低いですよね。これはストレスでした。
これがなくなるだけでどれだけ経理担当者の負担が軽減するかご想像ください。これだけ電子取引が行われている世の中でこれまですべて印刷してたんですよ！？それがなくなるというのはまさにストレスフリーです。
2-3 検索の利便性アップ
電子取引情報をそのまま電子的に保存するための要件の中には次の３つの事項を検索可能であることが挙げられています。（詳しくは後述）
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先
つまり電子取引情報を最低でもこの３つの内容で検索が可能になります。
例えば、請求書をPDFでメール受信している場合、これを印刷してファイリングしてました。何年か前のあの会社から受け取った請求書をみる必要が出てきた場合、そのメールはすでに削除している。どのファイルに入れたっけ？そのファイルどこにあるんだ？なんてことがなくなります。
便利なのはわかったけど、どうせ保存する要件がたくさんあって面倒なんでしょ？
そう思いますよね。
これだけ便利な面があってもこの電子取引の電子保存が普及してこなかったわけですから。
2024年からは全事業者に義務になったことから、実は大幅に緩和されました。
それでは、どのように保存しなければいけないか、その要件を解説します。
３ 電子帳簿保存法 電子取引の保存要件
電子取引情報をそのまま電子的に保存するには原則次の３つの要件があります。
- コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付け
- 不正な改ざん防止策を講じる
- 検索機能の確保
原則ルールでは、これら３つの要件をすべて満たす必要があり、これらの要件をすべて満たすのは容易ではありません。
しかしながら、2024年１月からの電子帳簿保存法では、これらの要件をすべて満たすことができなくても、税務職員の求めに応じて電子データを提出できれば、これらの要件がすべて免除され、電子保存しれればよいという猶予措置が設けられました。
この猶予措置により、誰でも容易に電子帳簿保存法のルールに則った電子保存が可能になりました。
まずは、原則的な３つの要件を解説し、最後に猶予措置について解説していきます。