2024年電子帳簿保存法の電子取引は紙での保存廃止！全事業者対象

電子帳簿保存法が改正され、2024年１月からインターネット上でやりとりした領収書や請求書等のデータは電子的に保存することが義務付けられます。全事業者が対応を迫られます。

これまでは例えばPDFで送られてくる請求書や領収書は、紙で出力して、それを保存することで税法の規定に即した帳簿書類の保存として認められていましたが、紙で出力しての保存が全面的に廃止されます。

一定の要件にしたがってそのPDFを電子データのまま保存しなければならなくなりました。

 

 

１　電子保存が義務化された対象書類とは？

電子帳簿保存法と一言でいっても、実は３つに分類されています。

今回紙に印刷して保存することが廃止された事業者全員が対応しなければならないのは、そのうちの１つ「電子取引情報の電子保存」に分類されるものです。

1-1 電子帳簿保存法の中の電子取引情報の電子保存のみが義務化

電子帳簿保存法は、次の３つに分類されています。

電子帳簿保存法は、令和３年度（2021年度）の税制改正でこの３つについて、次のように運用されることになりました。

電子保存の種類	対象書類	保存方法
❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存	① 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等） ② 書類（決算書・契約書・領収書の発行控え等）	オリジナルの電子データ 又は 出力した紙
❷ スキャナ保存	受領した契約書・領収書等	スキャンした電子データ 又は出力した紙
❸ 電子取引情報の電子保存	電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等	オリジナルの電子データ（出力した紙は）

この記事のテーマである電子取引情報の保存は❸がそれに当たります。

上の表の【保存方法】を見てください。上の❶❷の保存方法には、「出力した紙」または「オリジナルの電子データ」という表記があり、紙での保存が言及されていますが、❸の行にはそのような表記がなく、「オリジナルの電子データ」としかないのがわかると思います。

つまり紙での保存はNGということです。

電子帳簿保存法はこれまで、紙での保存に代えて、電子帳簿やスキャナで電子データとして保存することにより、帳簿書類の保管コストが削減されて、検索性も向上して便利だから導入しませんか？というスタンスでした。選択適用であったためそれを面倒だからやらない！ということができました。

しかし、今回の改正でこの電子取引の電子的保存に関しては任意の選択ではなく、強制的に原則事業を行っている者全員に適用されることになります。（なお、他の電子帳簿とスキャナ保存は任意です。）したがって

1-2 電子帳簿保存法 電子取引とは

「電子取引情報の電子保存」が全事業者対象に義務化されたということをここまで確認してきました。
それでは、具体的にどのようなときにどのようなものを電子保存しなければならないのかを確認していきます。

 

1-2-1 電子帳簿保存法の電子取引の定義

電子取引とは、取引の際にやりとりする注文書、契約書、送り状、領収書、請求書、見積書その他これらに準ずる書類を、電磁的方式により行う取引をいいます。

具体的には、インターネット等による取引、EDI取引、電子メールにより情報をやり取りする取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、インターネット上のサイトで取引情報をやり取りする取引（Amazonや楽天等のいわゆるASPを利用した取引）等を電子取引といいます。

このような電子取引をしたときに、そのやりとりした領収書等のデータをそのままデータとして保存しなければならないということです。

（このサイトでは、このような電子的にやり取りされる領収書等のデータを「電子取引情報」と呼びます。）

 

1-2-2 電子帳簿保存法の電子取引の具体例

電子帳簿保存法で規定している電子取引の具体例を挙げてみます。

（引用：電子帳簿保存法一問一答 問４）

電子商取引やクラウドサービスが普及した現在では、スマホやPCからモノを購入したり、サービスを申し込んだり、クラウドサービスを利用したりと企業活動には電子取引は不可欠となっていますので、その電子取引の形態も多岐に渡ります。

 

２　電子帳簿保存法 電子取引情報をそのまま保存するメリット

電子取引情報をそのまま保存できることで得られるメリットは大きく３つ挙げられます。

2-1 保管コストの削減

電子取引情報をそのまま保存できるメリットでまず第一に挙げられるのはこの保管コストの削減でしょう。

電子帳簿保存法を適用していない場合、これまでは電子取引情報を紙で出力し、それを個人事業主では最長7年、法人では最長10年紙で保管してました。

規模の大きい会社であれば、倉庫に保管しているということもあるでしょう。規模の小さな会社であってもファイリングした書類を保管する書棚やキャビネを用意し、ファイリングのためのバインダー等の文具類や印刷する場合にはトナーや紙が必要でした。

またファイリングしたり、保管場所に移す作業等の事務処理にも時間を費やしてきました。

これらのコストを大幅に削減することができます。

2-2 ストレスの軽減

電子帳簿保存法を適用していない場合、前述のとおり、すべて印刷してファイリングしていたわけです。取引情報が目の前のディスプレイに映っていて、必要があればいつでも簡単に呼び出すことができる状態であったとしても、税法に規定されている帳簿書類の保存要件をクリアするためだけにわざわざコストをかけて印刷し、さらにファイリングまでしていたわけです。モチベーションが低いですよね。これはストレスでした。

これがなくなるだけでどれだけ経理担当者の負担が軽減するかご想像ください。これだけ電子取引が行われている世の中でこれまですべて印刷してたんですよ！？それがなくなるというのはまさにストレスフリーです。

2-3 検索の利便性アップ

電子取引情報をそのまま電子的に保存するための要件の中には次の３つの事項を検索可能であることが挙げられています。（詳しくは後述）

つまり電子取引情報を最低でもこの３つの内容で検索が可能になります。

例えば、請求書をPDFでメール受信している場合、これを印刷してファイリングしてました。何年か前のあの会社から受け取った請求書をみる必要が出てきた場合、そのメールはすでに削除している。どのファイルに入れたっけ？そのファイルどこにあるんだ？なんてことがなくなります。

 

 

３　電子帳簿保存法 電子取引の保存要件

電子取引情報をそのまま電子的に保存するには原則次の３つの要件があります。

原則ルールでは、これら３つの要件をすべて満たす必要があり、これらの要件をすべて満たすのは容易ではありません。

しかしながら、2024年１月からの電子帳簿保存法では、これらの要件をすべて満たすことができなくても、税務職員の求めに応じて電子データを提出できれば、これらの要件がすべて免除され、電子保存しれればよいという猶予措置が設けられました。

まずは、原則的な３つの要件を解説し、最後に猶予措置について解説していきます。

 

3-1 コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付け

電子帳簿保存法施行規則２条２項二号ではこのコンピュータ、ディスプレイ、カラープリンタの備え付けについて次のように規定されています。

電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。

要するに電子取引情報をパソコン等のデバイスで見読できる形で速やかに表示して見せれるようにして、必要があれば出力できるような状態にしておくということです。

また操作説明書については、オンラインマニュアルやオンラインヘルプも認められていますので、それらがあればわざわざ説明書を備え付けておく必要もありません。

 

3-2 不正改ざんの防止策を講じる

電子的な情報は容易に改ざんが可能です。それでは会社の帳簿や決算の信頼性が確保できません。

そこで電子取引データを電子保存するための要件として不正な改ざんを防止策を講じる必要があります。改ざんの防止策として次の４つのうち、いずれかを行う必要があります。

電子帳簿保存法の真実性の要件（改ざん防止策を講じる）とは？

国税OB＆税理士が解説。2022年１月スタートのする電子帳簿保存法において、電子取引データを電子保存するための要件として４つの不正な改ざん防止策を講じる（真実性の要件）が必要となる。それぞれの方法について具体例を挙げながらわかりやすく解説。

japanex.jp

2021.12.22

 

実務では電子取引情報の保存における改ざん防止策をどのように行えばいいか

４つの改ざんの防止策は、要件によって難易度が様々でした。実務ではどのように運用していけばいいかを考察してみましょう。

電子帳簿保存法の電子取引の保存のための改ざん防止策となる４要件を適用難易度とともに一覧にしてみます。

要件	難易度
⒈ タイムスタンプが付された後の電子情報の授受	高い
⒉ 速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに入力した者等を確認できるようにする	高い
⒊ ①データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム ②訂正削除ができないシステムを利用	① 高い ② 低い
⒋ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け	低い

⒈〜⒊①の要件については、小規模の会社にとっては難易度が高いと言わざるを得ません。（ただし⒈のタイムスタンプが押された電子取引情報を受領した場合は、何もしなくてもいいので難易度は低い。）