新電子帳簿保存法の電子取引は紙での保存廃止!全事業者対象|2022年改正対応

新電子帳簿保存法の電子取引は紙での保存は廃止! 全事業者対象

令和3年度(2021年度)の税制改正で電子帳簿保存法が改正され、インターネット等でやりとりする電子取引に関する規定が大きく改訂され、全事業者が対応を迫られます

これまでは例えばPDFで送られてくる請求書や領収書は、紙で出力して、それを保存することで税法の規定に即した帳簿書類の保存として認められていましたが、紙で出力しての保存が全面的に廃止されます。

一定の要件にしたがってそのPDFを電子データのまま保存しなければならなくなりました

 

 

どうやって保存するの?

いつから強制されるの?

全事業者が対象なの?

 

私は関係ないんでしょ?

このような疑問に答えながら電子帳簿保存法の電子取引情報の保存についてわかりやすく元国税調査官税理士が解説していきます。

この記事は一部有料となっています。

なお、この記事は新しい電子帳簿保存法の区分に応じた3部構成になっていて、さらにその要点をまとめた電帳法攻略バイブルという4つの記事で構成されています。

電子帳簿保存法の電子取引の保存の概要

電子帳簿保存法は、次の3つに大きく分類されます。

  1. コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
  2. スキャナ電子保存
  3. 電子取引情報の電子保存

電子帳簿保存法は、令和3年度(2021年度)の税制改正でこの3つについて、次のように運用されることになりました。

電子保存の種類対象書類保存方法
❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存① 帳簿(仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等)

② 書類(決算書・契約書・領収書の発行控え等)

オリジナルの電子データ又は出力した紙
❷ スキャナ保存受領した契約書・領収書等スキャンした電子データ又は出力した紙
❸ 電子取引情報の電子保存
電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等
オリジナルの電子データ

この記事のテーマである電子取引情報の保存は❸がそれに当たります。

新電子帳簿保存法では電子取引情報を紙で保存することは廃止となりました

上の表の【保存方法】を見てください。上の❶❷の保存方法には、「出力した紙」または「オリジナルの電子データ」という表記があり、紙での保存が言及されていますが、❸の行にはそのような表記がなく、「オリジナルの電子データ」としかないのがわかると思います。

つまり紙での保存はNGということです。

電子帳簿保存法はこれまで、紙での保存に代えて、電子帳簿やスキャナで電子データとして保存することにより、帳簿書類の保管コストが削減されて、検索性も向上して便利だから導入しませんか?というスタンスでした。選択適用であったためそれを面倒だからやらない!ということができました。

しかし、今回の改正でこの電子取引の電子的保存に関しては任意の選択ではなく、強制的に原則事業を行っている者全員に適用されることになります(なお、他の電子帳簿とスキャナ保存は任意です。)したがって

電子帳簿保存は難しそうだし面倒だから私はやりません

それは通用しません!

 

はい、諦めます。全員に関係するはわかりました。

で、そもそも電子取引って何のことを言ってるの?

電子帳簿保存法 電子取引とは

電子帳簿保存法の電子取引とは

電子帳簿保存法 電子取引の定義

電子取引は、電子帳簿保存法2条5項で次のように規定されています。

電子取引とは、取引情報※の授受を電磁的方式により行う取引をいう。

※ 取引情報:取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいう。

具体的には、インターネット等による取引、EDI取引、電子メールにより情報をやり取りする取引(添付ファイルによる場合を含みます。)、インターネット上のサイトで取引情報をやり取りする取引(Amazonや楽天等のいわゆるASPを利用した取引)等をいいます。

このサイトでは、電子取引で電子的にやり取りされる領収書等のデータを「電子取引情報」と呼びます。

電子帳簿保存法 電子取引の具体例

電子帳簿保存法で規定している電子取引の具体例を挙げてみます。

  1. 電子メールにより請求書や領収書等のデータ(PDFファイル等)を受領
  2. インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ (PDFファイル等)又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
  3. 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
  4. クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
  5. 特定の取引に係るEDIシステムを利用
  6. ペーパレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
  7. 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領
  8. クラウドサービスを利用しての請求書等の受領
  9. スマホの決済アプリの利用明細等

(引用:電子帳簿保存法一問一答 問3、問6、問7)

電子商取引やクラウドサービスが普及した現在では、スマホやPCからモノを購入したり、サービスを申し込んだり、クラウドサービスを利用したりと企業活動には電子取引は不可欠となっていますので、その電子取引の形態も多岐に渡ります。

これを紙で出力して保存しなくてよくなるのは便利ね。

便利という言葉が出てきましたので、電子取引情報を電子保存した場合のメリットを挙げておきましょう。

電子帳簿保存法 電子取引情報をそのまま保存するメリット


電子帳簿保存法 電子取引の取引情報そのまま保存するメリット

電子取引情報をそのまま保存できることで得られるメリットは大きく3つ挙げられます。

  1. 保管コストの削減
  2. ストレス軽減
  3. 検索の利便性アップ

⒈ 保管コストの削減

電子取引情報をそのまま保存できるメリットでまず第一に挙げられるのはこの保管コストの削減でしょう。

電子帳簿保存法を適用していない場合、これまでは電子取引情報を紙で出力し、それを個人事業主では最長7年、法人では最長10年紙で保管してました。

規模の大きい会社であれば、倉庫に保管しているということもあるでしょう。規模の小さな会社であってもファイリングした書類を保管する書棚やキャビネを用意し、ファイリングのためのバインダー等の文具類や印刷する場合にはトナーや紙が必要でした。

またファイリングしたり、保管場所に移す作業等の事務処理にも時間を費やしてきました。

これらのコストを大幅に削減することができます。

⒉ ストレスの軽減

電子帳簿保存法を適用していない場合、前述のとおり、すべて印刷してファイリングしていたわけです。取引情報が目の前のディスプレイに映っていて、必要があればいつでも簡単に呼び出すことができる状態であったとしても、税法に規定されている帳簿書類の保存要件をクリアするためだけにわざわざコストをかけて印刷し、さらにファイリングまでしていたわけです。モチベーションが低いですよね。これはストレスでした。

これがなくなるだけでどれだけ経理担当者の負担が軽減するかご想像ください。これだけ電子取引が行われている世の中でこれまですべて印刷してたんですよ!?それがなくなるというのはまさにストレスフリーです。

⒊ 検索の利便性アップ

電子取引情報をそのまま電子的に保存するための要件の中には次の3つの事項を検索可能であることが挙げられています。(詳しくは後述)

  1. 取引年月日
  2. 取引金額
  3. 取引先

つまり電子取引情報を最低でもこの3つの内容で検索が可能になります。

例えば、請求書をPDFでメール受信している場合、これを印刷してファイリングしてました。何年か前のあの会社から受け取った請求書をみる必要が出てきた場合、そのメールはすでに削除している。どのファイルに入れたっけ?そのファイルどこにあるんだ?なんてことがなくなります。

 

便利なのはわかったけど、どうせ保存する要件がたくさんあって面倒なんでしょ?

 

そう思いますよね。これだけ便利な面があってもこの電子取引の電子保存が普及してこなかったわけですから。今回の改正でどれだけ要件が緩和されたのか。

それでは、どのように保存しなければいけないか、その要件を解説します。

電子帳簿保存法 電子取引 保存要件

電子帳簿保存法 電子取引 取引情報保存要件

電子取引情報をそのまま電子的に保存するにはこのように要件が大きく3つあります。

  1. コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付け
  2. 不正な改ざん防止策を講じる
  3. 検索機能の確保

一つ一つ確認していきましょう。

⒈ コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付け

電子帳簿保存法施行規則2条2項二号ではこのコンピュータ、ディスプレイ、カラープリンタの備え付けについて次のように規定されています。

電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。

要するに電子取引情報をパソコン等のデバイスで見読できる形で速やかに表示して見せれるようにして、必要があれば出力できるような状態にしておくということです。

また操作説明書については、オンラインマニュアルやオンラインヘルプも認められていますので、それらがあればわざわざ説明書を備え付けておく必要もありません。(電子帳簿保存法一問一答 問19)

これは通常の会社であれば備わっているものかと思いますので、この要件は容易にクリアされると思います。

⒉ 不正改ざんの防止策を講じる

電子帳簿保存法 電子取引 不正な改ざんの防止

電子的な情報は容易に改ざんが可能です。それでは会社の帳簿や決算の信頼性が確保できません。

そこで電子取引データを電子保存するための要件として不正な改ざんを防止策を講じる必要があります。改ざんの防止策として次の4つのうち、いずれかを行う必要があります。

  1. タイムスタンプが付された後の授受
  2. 速やかに(又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに)タイムスタンプを付すとともに入力した者等を確認できるようにする
  3. データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
  4. 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け

この4つのうち1つができていればOKです。

この部分はかなりヘビーです。覚悟して一つ一つ詳しく見ていきましょう。

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上っ面だけを撫でる他の解説とは一線を画しています。 この電子帳簿保存法の改正を受けて実務ではいったいどうしたらいいのか?という最も重要な事項に回答しています。

続きを読むとわかること

  • 不正改ざん防止策の4要件の詳細と実務ではどのように運用すればよいか。
  • 「検索機能の確保」要件の内容の詳細と実務でどのように対処すればよいか。
  • 電子帳簿保存法の規定どおりにやらなかったらどのようなペナルティを受けるか等

新電子帳簿保存法の電子取引情報の電子保存の有料コンテンツ目次

  1. 4つの不正改ざんの防止策詳細
  2. 実務では4つの不正改ざん防止策をどのように運用すべきか
  3. 検索機能の確保
  4. 実務で電子取引情報の保存をどのように攻略するか
  5. 電子取引情報の保存の強制適用はいつからか
  6. 電子帳簿保存法の取り決めどおりやらなかったらどうなるか
  7. 電子取引に関する不正に対する重加算税の加重
  8. 電子帳簿保存法 電子取引の取り扱いまとめ

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