電子帳簿保存法が改正され、2024年１月からインターネット上でやりとりした領収書や請求書等のデータは電子的に保存することが義務付けられます。全事業者が対応を迫られます。
これまでは例えばPDFで送られてくる請求書や領収書は、紙で出力して、それを保存することで税法の規定に即した帳簿書類の保存として認められていましたが、紙で出力しての保存が全面的に廃止されます。
一定の要件にしたがってそのPDFを電子データのまま保存しなければならなくなりました。
どうやって保存するの？
いつから強制されるの？
全事業者が対象なの？
私は関係ないんでしょ？
このような疑問に答えながら電子帳簿保存法の電子取引情報の保存についてわかりやすく元国税調査官税理士が解説していきます。
１ 電子保存が義務化された対象書類とは？
電子帳簿保存法と一言でいっても、実は３つに分類されています。
今回紙に印刷して保存することが廃止された事業者全員が対応しなければならないのは、そのうちの１つ「電子取引情報の電子保存」に分類されるものです。
1-1 電子帳簿保存法の中の電子取引情報の電子保存のみが義務化
電子帳簿保存法は、次の３つに分類されています。
- コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
- スキャナ電子保存
- 電子取引情報の電子保存
電子帳簿保存法は、令和３年度（2021年度）の税制改正でこの３つについて、次のように運用されることになりました。
| 電子保存の種類 | 対象書類 | 保存方法 |
|---|---|---|
| ❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存 | ① 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等）
② 書類（決算書・契約書・領収書の発行控え等） |
オリジナルの電子データ 又は 出力した紙 |
| ❷ スキャナ保存 | 受領した契約書・領収書等 | スキャンした電子データ 又は出力した紙 |
|
❸ 電子取引情報の電子保存
|
電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等
|
オリジナルの電子データ（出力した紙は）
|
この記事のテーマである電子取引情報の保存は❸がそれに当たります。
上の表の【保存方法】を見てください。上の❶❷の保存方法には、「出力した紙」または「オリジナルの電子データ」という表記があり、紙での保存が言及されていますが、❸の行にはそのような表記がなく、「オリジナルの電子データ」としかないのがわかると思います。
つまり紙での保存はNGということです。
電子帳簿保存法はこれまで、紙での保存に代えて、電子帳簿やスキャナで電子データとして保存することにより、帳簿書類の保管コストが削減されて、検索性も向上して便利だから導入しませんか？というスタンスでした。選択適用であったためそれを面倒だからやらない！ということができました。
しかし、今回の改正でこの電子取引の電子的保存に関しては任意の選択ではなく、強制的に原則事業を行っている者全員に適用されることになります。（なお、他の電子帳簿とスキャナ保存は任意です。）したがって
電子帳簿保存は難しそうだし面倒だから私はやりません
それは通用しません！
はい、諦めます。全員に関係するはわかりました。
で、そもそも電子取引って何のことを言ってるの？
どの書類を電子保存すればいいの？
1-2 電子帳簿保存法 電子取引とは
「電子取引情報の電子保存」が全事業者対象に義務化されたということをここまで確認してきました。
それでは、具体的にどのようなときにどのようなものを電子保存しなければならないのかを確認していきます。
1-2-1 電子帳簿保存法の電子取引の定義
電子取引とは、取引の際にやりとりする注文書、契約書、送り状、領収書、請求書、見積書その他これらに準ずる書類を、電磁的方式により行う取引をいいます。
具体的には、インターネット等による取引、EDI取引、電子メールにより情報をやり取りする取引（添付ファイルによる場合を含みます。）、インターネット上のサイトで取引情報をやり取りする取引（Amazonや楽天等のいわゆるASPを利用した取引）等を電子取引といいます。
このような電子取引をしたときに、そのやりとりした領収書等のデータをそのままデータとして保存しなければならないということです。
（このサイトでは、このような電子的にやり取りされる領収書等のデータを「電子取引情報」と呼びます。）
1-2-2 電子帳簿保存法の電子取引の具体例
電子帳簿保存法で規定している電子取引の具体例を挙げてみます。
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ （PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るＥＤＩシステムを利用
- ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをＤＶＤ等の記録媒体を介して受領
- クラウドサービスを利用しての請求書等の受領
- スマホの決済アプリの利用明細等
（引用：電子帳簿保存法一問一答 問４）
電子商取引やクラウドサービスが普及した現在では、スマホやPCからモノを購入したり、サービスを申し込んだり、クラウドサービスを利用したりと企業活動には電子取引は不可欠となっていますので、その電子取引の形態も多岐に渡ります。
これを紙で出力して保存しなくてよくなるのは便利ね。
便利という言葉が出てきましたので、電子取引情報を電子保存した場合のメリットを挙げておきましょう。
２ 電子帳簿保存法 電子取引情報をそのまま保存するメリット
電子取引情報をそのまま保存できることで得られるメリットは大きく３つ挙げられます。
- 保管コストの削減
- ストレス軽減
- 検索の利便性アップ
2-1 保管コストの削減
電子取引情報をそのまま保存できるメリットでまず第一に挙げられるのはこの保管コストの削減でしょう。
電子帳簿保存法を適用していない場合、これまでは電子取引情報を紙で出力し、それを個人事業主では最長7年、法人では最長10年紙で保管してました。
規模の大きい会社であれば、倉庫に保管しているということもあるでしょう。規模の小さな会社であってもファイリングした書類を保管する書棚やキャビネを用意し、ファイリングのためのバインダー等の文具類や印刷する場合にはトナーや紙が必要でした。
またファイリングしたり、保管場所に移す作業等の事務処理にも時間を費やしてきました。
これらのコストを大幅に削減することができます。
2-2 ストレスの軽減
電子帳簿保存法を適用していない場合、前述のとおり、すべて印刷してファイリングしていたわけです。取引情報が目の前のディスプレイに映っていて、必要があればいつでも簡単に呼び出すことができる状態であったとしても、税法に規定されている帳簿書類の保存要件をクリアするためだけにわざわざコストをかけて印刷し、さらにファイリングまでしていたわけです。モチベーションが低いですよね。これはストレスでした。
これがなくなるだけでどれだけ経理担当者の負担が軽減するかご想像ください。これだけ電子取引が行われている世の中でこれまですべて印刷してたんですよ！？それがなくなるというのはまさにストレスフリーです。
2-3 検索の利便性アップ
電子取引情報をそのまま電子的に保存するための要件の中には次の３つの事項を検索可能であることが挙げられています。（詳しくは後述）
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先
つまり電子取引情報を最低でもこの３つの内容で検索が可能になります。
例えば、請求書をPDFでメール受信している場合、これを印刷してファイリングしてました。何年か前のあの会社から受け取った請求書をみる必要が出てきた場合、そのメールはすでに削除している。どのファイルに入れたっけ？そのファイルどこにあるんだ？なんてことがなくなります。
便利なのはわかったけど、どうせ保存する要件がたくさんあって面倒なんでしょ？
そう思いますよね。
これだけ便利な面があってもこの電子取引の電子保存が普及してこなかったわけですから。
2024年からは全事業者に義務になったことから、実は大幅に緩和されました。
それでは、どのように保存しなければいけないか、その要件を解説します。
３ 電子帳簿保存法 電子取引の保存要件
電子取引情報をそのまま電子的に保存するには原則次の３つの要件があります。
- コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付け
- 不正な改ざん防止策を講じる
- 検索機能の確保
原則ルールでは、これら３つの要件をすべて満たす必要があり、これらの要件をすべて満たすのは容易ではありません。
しかしながら、2024年１月からの電子帳簿保存法では、これらの要件をすべて満たすことができなくても、税務職員の求めに応じて電子データを提出できれば、これらの要件がすべて免除され、電子保存しれればよいという猶予措置が設けられました。
この猶予措置により、誰でも容易に電子帳簿保存法のルールに則った電子保存が可能になりました。
まずは、原則的な３つの要件を解説し、最後に猶予措置について解説していきます。
3-1 コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付け
電子帳簿保存法施行規則２条２項二号ではこのコンピュータ、ディスプレイ、カラープリンタの備え付けについて次のように規定されています。
電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくこと。
要するに電子取引情報をパソコン等のデバイスで見読できる形で速やかに表示して見せれるようにして、必要があれば出力できるような状態にしておくということです。
また操作説明書については、オンラインマニュアルやオンラインヘルプも認められていますので、それらがあればわざわざ説明書を備え付けておく必要もありません。
これは通常の会社であれば備わっているものかと思いますので、この要件は容易にクリアされると思います。
また、プリンタに関しては、税務調査等があった際に、プリンタを常設していない場合であっても近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができればよいとされています。
3-2 不正改ざんの防止策を講じる
電子的な情報は容易に改ざんが可能です。それでは会社の帳簿や決算の信頼性が確保できません。
そこで電子取引データを電子保存するための要件として不正な改ざんを防止策を講じる必要があります。改ざんの防止策として次の４つのうち、いずれかを行う必要があります。
- タイムスタンプが付された後の授受
- 速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに入力した者等を確認できるようにする
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
この４つのうち１つができていればOKです。
この部分はかなりヘビーです。
詳しくは次の記事を参照してください。
実務では電子取引情報の保存における改ざん防止策をどのように行えばいいか
４つの改ざんの防止策は、要件によって難易度が様々でした。実務ではどのように運用していけばいいかを考察してみましょう。
電子帳簿保存法の電子取引の保存のための改ざん防止策となる４要件を適用難易度とともに一覧にしてみます。
| 要件 | 難易度 |
|---|---|
| ⒈ タイムスタンプが付された後の電子情報の授受 | 高い |
| ⒉ 速やかに（又はその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに）タイムスタンプを付すとともに入力した者等を確認できるようにする | 高い |
| ⒊ ①データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム
②訂正削除ができないシステムを利用 |
① 高い
② 低い |
| ⒋ 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け | 低い |
⒈〜⒊①の要件については、小規模の会社にとっては難易度が高いと言わざるを得ません。（ただし⒈のタイムスタンプが押された電子取引情報を受領した場合は、何もしなくてもいいので難易度は低い。）
⒉のタイムスタンプを押す方式のサービスがリリースされ始めていますが、タイムスタンプを押すことのハードルが下がったとしても、タイムスタンプの期限制限が足を引っ張ると思われます。
電子取引情報を受領してから原則の７営業日が過ぎてしまっている場合は、タイムスタンプ要件は絶対にクリアできません。また、２ヶ月と７営業日に伸ばす方法難易度が高く小規模の会社では対応が困難です。
例えば2024年1月10日に受領した電子取引情報をタイムスタンプを押されていないことに1月の下旬に気づいた場合タイムスタンプを押しても要件を満たさないことになります。
電子帳簿保存法の電子取引の保存のための改ざん防止策の攻略法
そこで、どんな会社でもそれほど負担なくこの電子帳簿保存法に則った電子取引情報を電子保存するための攻略法は、「⒊②訂正削除ができないシステムを利用」と「⒋訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」を駆使する方法でしょう。
これが実務で一番負担少なく電子取引情報を保存する方法といえます。
続いて電子取引情報をそのまま保存するための最後の３つ目の要件です。
実は、amazonの注文履歴は改ざんできないので改ざん防止策要件は満たしているのですが、この３つ目の要件である検索機能の確保要件を現状満たしていないので、電子帳簿保存法の要件を満たしていないことになります。
詳しくみていきましょう。
3-3 検索機能の確保
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存に当たり、以下の要件を満たす検索機能を確保する必要があります。
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索できる
- 日付又は金額については、その範囲を指定して検索できる（緩和措置あり）
- ２以上の任意の項目を組み合わせて検索できる（緩和措置あり）
先ほど実務では「⒊②訂正削除ができないシステムを利用」と「⒋訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」を駆使する方法を取るといいと言いました。
「⒋訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」を行った自社のパソコン内にメールで送信された請求書データを電子的に保存することを考えてみましょう。
どこかのフォルダにただ入れ込んだだけで１つ目の「取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索できる」これができるでしょうか？
できません。そこで対応が必要になります。
検索機能の確保については、次の記事で詳しく解説していますので、こちらを参照してください。
ここまでが電子帳簿保存法で求められる電子取引情報を電子保存する際に求められる３つの要件の解説でした。
2024年１月から全事業者対象で紙での保存が認められなくなることから猶予措置が設けられ、これらの要件がすべて免除になるケースがあります。
3-4 電子保存の3要件がすべて免除される猶予措置とは
電子取引情報を電子保存するには次の３つの要件を電子帳簿保存法では原則的に求めています。
- コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付け
- 不正な改ざん防止策を講じる
- 検索機能の確保
税務職員からの求めに応じて、次の２点を提示又は提出することができるようにしている。
- その電子データ
- その電子データが書面で作成された場合に準じた形式で出力した書面
これが猶予措置です。
国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問62では、この免除規定の適用に関して次のような解説があります。
「保存時に満たすべき要件に従って保存をすることができなかったことに関する相当の理由を確認させていただく場合もありますが、仮に税務調査等の際に、税務職員から確認等があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを具体的にご説明いただければ差し支えありません。」
と、かなり柔軟に対応する姿勢が垣間見えます。
この猶予措置について詳しく知りたい場合は、次の記事をご参照ください。
どのように電子的に保存しなければならないかという解説はここまでです。
再度この電子取引情報の電子保存が義務化されるのがいつからかを確認しておきましょう。
４ 電子帳簿保存法 電子取引情報の保存の強制適用はいつからか
例えば決算期が令和５年４月１日から令和６年３月31日の場合は、決算期の途中から開始することになります。令和５年４月１日からのようにはなりませんので、ご注意ください。
この通りに電子取引情報を保存しなかったらどうなるのかな？
最悪は、青色申告の場合は青色申告取り消しという可能性があります。
５ 電子帳簿保存法 電子取引の取り決めどおりやらなかったら
これまで新しい電子帳簿保存法の下で電子取引情報を保存しなければならない要件について説明しましたが、この要件どおり保存しなかったらどうなるか。
例えば、従来どおり紙での保存を続けたり、猶予措置を適用せずに検索要件を具備しないといった場合どうなるのでしょうか。
そうなった場合は、税法で決められている保存すべき帳簿書類が保存できていないことを意味します。
その場合、税務上大きな問題となるのは次のケースです。
5-1 青色申告取り消し
青色申告の要件として、法定の帳簿の備え付けと一定期間の帳簿書類の保存が必要になりますが、それが法令どおりに行われていないことになりますので、要件に違反しており、取消しの理由になります。
青色申告が取り消されても文句は言えません。
そして青色申告でなくなると最悪の場合は、推計で課税標準を決められてしまうということも視野に入ってきます。
税務署長は、内国法人に係る法人税につき更正又は決定をする場合には、…その内国法人の財産若しくは債務の増減の状況、収入若しくは支出の状況又は生産量、販売量その他の取扱量、従業員数その他事業の規模によりその内国法人に係る法人税の課税標準を推計して、これをすることができる（法人税法131条）
ただし、国税当局としては、青色申告取り消しについては、柔軟に対応するという解説を電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問66で行っています。
その内容をまとめると次のようになります。
電子取引の取引情報に係る電磁的記録について要件を満たさず保存している場合や、その電磁的記録の保存に代えて書面出力を行っていた場合には、保存すべき電磁的記録の保存がなかったものとして、青色申告の承認の取消の対象となり得ますので注意してください。
なお、青色申告の承認の取消しについては、保存時に満たすべき要件の違反があったことをもって直ちに必ず行われるものではなく、「個人の青色申告の承認の取消しについて（事 務運営指針）」「法人の青色申告の承認の取消しについて（事務運営指針）」に基づき、真に 青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上で行うことと しています。
ー略ー
ただし、その申告内容の適正性については、税務調査において納税者からの追加的な説明や資料提出、取引先の情報等を総合勘案して確認することとなります。
ー略ー
注）電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、 電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかと心配している方が見られます。 しかし、これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳 されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以 外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにもかかわらず、直ち に青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。
5-2 電子帳簿保存法 電子取引に関する不正に対する重加算税の加重
電子取引情報の電子的保存に関して、隠蔽し、又は仮装された事実があった場合には、その事実に関し生じた申告漏れ等に課される重加算税が10％加重されます。
従来の紙での保存よりもデータを改ざんされるリスクが比較的高いということでそれを防止するために電子データを隠匿したり、改ざんしたりした場合は、重加算税が増えるという措置が講じられました。
６ 電子帳簿保存法 電子取引の取り扱いまとめ
かなり長くなりましたが、いかがだったでしょうか。
絶対抑えておかなければいけない重要ポイントを再確認しておきましょう。
今回の電子帳簿保存法は、最近の税法改正の中でかなりインパクトの大きいものだと思います。なぜなら事業者全員が事務処理の方法をかなり大きく変えることを強いられるからです。
これは知らないでは済まされません。まだ知らない人にはぜひ教えてあげてください。
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