新電子帳簿保存法のスキャナ保存をわかりやすく徹底解説|2022年開始

2022年開始 新電子帳簿保存法のスキャナ保存をわかりやすく徹底解説
令和3年度の税制改正で電子帳簿保存法が改正され、2022年からのスキャナ保存制度はこれまで普及を阻んでいた要件が次のように緩和され、使い勝手の観点からかなり改善がみられました。

  1. 税務署長の事前承認制度の廃止
  2. タイムスタンプ要件・検索要件等が緩和
  3. 適正事務処理要件が廃止

この新しくなったスキャナ電子保存制度について元国税調査官・税理士が一般の方に向けてわかりやすくそして詳細に解説します。特にスキャナ保存の要件は深掘り解説し、実際実務では何が障害になり、どのように運用するのが効率的か。そして導入すべきかどうかの指針までお示しします。
そしてこの記事は中小企業向けに対象を絞って解説してきます。

この記事は一部有料となっています。

なお、この記事は新しい電子帳簿保存法の区分に応じた3部構成になっていて、さらにその要点をまとめた電簿法攻略バイブルという4つの記事で構成されています。

電子帳簿保存法の領収書等のスキャナ電子保存とは

令和3年度(2021年度)の税制改正で電子帳簿保存法は次のように運用されることになりました。
電子帳簿保存法は、その形態によって次の3つに大きく分類されます。

    1. コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
    2. スキャナ電子保存
    3. 電子取引情報の電子保存

今回新しくなった電子帳簿保存法の全体像はつぎのとおりです。

電子保存の種類対象書類保存方法
❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存① 帳簿(仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等)
削除: ② 書類(決算書・契約書・領収書の発行控え等)
オリジナルの電子データ又は出力した紙
❷ スキャナ保存
受領した契約書・領収書等
スキャンした電子データ又は出力した紙
❸ 電子取引情報の電子保存電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等オリジナルの電子データ

この記事のテーマであるスキャナ保存は上の表の❷が該当します。
この表の❷は、注文書、契約書、領収書等を受領した場合、または発行する側はその控えを電子保存または紙で保存することができることを表しています。
つまり、電子帳簿保存法でのスキャナ保存とは、

次の書類を一定の条件で電子的に保存した場合に、税法で保存を義務付けられた書類の保存が適正に行われているものとして扱われる

    • 相手から受領した注文書、契約書や領収書等
    • 自己が作成した注文書、契約書や領収書等の書類の控え

という制度です。
これまで法律で決められている保存期間※中これらの書類を紙でファイリング等して保管してきたわけですが、スキャナ電子保存制度を活用すれば、これらの書類を電子化してコンピュータ等に保管して、元の紙の資料は破棄してよいことになります。
※(参考)法人の帳簿書類の保存期間について、次の記事で詳しく解説しています。

 

 

スキャナ保存というのは聞いたことがありますが、どんなメリットがあるのか教えてください。

 

スキャナ保存を導入した場合のメリットの主要なものを4つ紹介します。

電子帳簿保存法 スキャナ電子保存の導入メリット

電子帳簿保存法 スキャナ電子保存の導入メリット

スキャナ電子保存を導入することで得られる主なメリットは大きく4つ挙げられます。

    1. 保管コストの削減
    2. 検索の利便性アップ
    3. データ紛失リスクの軽減
    4. どこからでもデータにアクセスできる(テレワーク)

 

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

⒈ 保管コストの削減

スキャナ電子保存の導入メリットでまず第一に挙げられるのはこの保管コストの削減でしょう。
取引関係書類を電子化して保存し、元の紙の資料を廃棄することができるということは、これまで個人事業主では最長7年、法人では最長10年紙で保管しているわけで、規模の大きい会社であれば、倉庫に保管しているということもあるでしょう。
規模の小さな会社であってもファイリングした書類を保管する書棚やキャビネを用意し、ファイリングのためのバインダー等の文具類や印刷する場合にはトナーや紙が必要でした。
またファイリングしたり、保管場所に移す作業等の事務処理にも時間を費やしてきました。
これらのコストを大幅に削減することができます。

⒉ 検索の利便性アップ

スキャナ電子保存の要件の中には次の3つの事項を検索可能であることが挙げられています。

    1. 取引年月日
    2. 取引金額
    3. 取引先

つまり電子化された書類を最低でもこの3つの内容で検索が可能になります。
例えば、紙で保管している場合、古い書類は倉庫に段ボールで保管しているケースを考えてみましょう。過去のある契約書の確認が必要になったとしたら、倉庫まで行き(この倉庫が遠方な場合悲惨です。)、入っている段ボールを見つけ出し、さらにその段ボールの中から該当の契約書のファイルを見つけ出し、さらにそのファイルの中から該当の契約書を見つける必要があります。
しかし、電子化されていれば、自分の席のパソコンで取引年月日を範囲指定し、取引先を指定して検索すればあっという間に見つけることができるのです。

⒊ データ紛失リスクの軽減

紙で保存されている場合、水害や火災などがあれば失われてしまう可能性が高いです。
それに対して電子化している場合には、バックアップを適切に取っていれば災害があったとしても、データ場所が災害があった場所でなければ(例えばクラウド)無傷ですし、災害場所にデータがあったとしてもバックアップデータを別の場所に保管していればバックアップデータから復旧可能です。

⒋ どこからでもデータにアクセスできる(テレワーク)

電子化されたデータをクラウド上に保管すれば社外からもアクセス可能です。契約書を確認する必要が突然出てきたとしても社外からいつでもアクセスできます。
また、取引書類にどこからでもアクセスできるので、経理担当者も自宅でできる仕事も大幅に増えるでしょう。社員が自分でスキャナやスマホで領収書を電子化できれば経費精算のためだけに出社する必要もなくなります。このようにテレワークを加速させる可能性があります。
以上スキャナ電子保存の主な導入メリットを4つ挙げてみました。そのほかにもクラウド会計等でスキャナ保存した画像から日付や金額、取引先名等を取得できるサービスを利用することで経理の自動化を促進させられるかもしれません。
コピーを使う必要も激減しますので紙やトナーの使用量が減りますので、エコという面もあります。
スキャナ電子保存を実現できればこのような少なくないメリットを得ることができます。

 

 

 

便利そうですね。
ところでスキャナ保存ってスキャナで読み込んだものだけが対象なんですか

 

 

そんなことはありません。
どのような機器の使用が可能なのかみていきましょう。

電子帳簿保存法 スキャナで読み込みとは

電子帳簿保存法 スキャナ保存 スキャナで読み込みとは

スキャナで読み込むとは、スキャナ機器や複合機(コピー機スキャナ機器一体のもの)で読み込んだもののほか、スマートフォンやデジタルカメラによる撮影もこれに該当します。
電子帳簿保存法でいうところのスキャナ保存とは、スキャナを使って読み込むだけでなく、スマホやデジカメによる撮影も認めれられます。

削除: スマホだと手軽ですね。
どのような書類がスキャナ保存できるのかもう少し詳しく知りたいです。
削除: 少し触れましたが、支払いに対して交付を受けた領収書や契約書、そして自分で契約書や領収書を作成して交付した場合はその写しなどです。
詳しくみていきましょう。

スキャナ電子保存の対象となるものとは

どのような書類をスキャナ保存できるのか。

    • 取引に関して、相手方から受け取った領収書、注文書、契約書、送り状、見積書その他これらに準ずる書類
    • 自己の作成したこれらの書類でその写しのあるものはその写し

厳密に言うと、以下のリンクで説明している国税関係書類のうち、決算関係書類を除いたもの(=「取引関係書類」)が対象となります。

会社取引に関する帳簿書類をなんでもできるわけではなく、これらの書類だけがスキャナ保存が可能です。
逆に次の書類はスキャナ保存できません。

棚卸表、損益計算書や貸借対照表等の決算関係書類
仕訳帳や総勘定元帳等の国税関係帳簿※

※国税関係帳簿については、次の記事で詳しく解説しています。

つまり、これらのスキャナ保存の対象となっていない書類をスキャンして、これから説明する要件をすべて具備していてもスキャナ保存制度の対象ではないので、紙で保存していないとこれらの書類を税法の規定どおり保管していることになりません。
これらの決算関係書類や国税関係帳簿は、冒頭の表で説明した❶の「自分がコンピュータを使って作成した帳簿書類の電子保存」で保存することになります。その方がずっと自然ですのでわざわざ紙で出力してそれをスキャンするということ自体相当稀でしょう。この点を頭の片隅に置いておいてもらえれば実務で間違えることはないと思います。

請求書、領収書や契約書がスキャナ保存できるのは便利ですね。
やってみようかしら?
スキャナ保存の要件が緩和されたみたいだけど簡単にできるのかしら?

削除: 新しい電子帳簿保存法で要件がどこまで緩和されたか次第ですよね。

 導入コスト < 導入メリット

となるときだけ導入することになるので、そうなるかどうかスキャナ保存するための要件をみていきましょう。少し長くなりますよ。

スキャナ電子保存の要件とは

スキャナ電子保存の要件とは
スキャナで読み込んだ国税関係書類は、どのような手続きを踏むことで電子保存ができるようになるのか。
その要件として、主な3つの要件その他の要件を具備する必要があります。
つまり、この要件を満たさない場合は、電子保存が認められず、従来どおり紙で保存しなければならないということになります。スキャナで取り込んでその元資料を廃棄したまではよかったが、この要件を満たしていなければ何も資料がないことになり、税法違反になってしまいます。(税法違反になった場合のペナルティについては後述)
このような理由から次に挙げる要件は要チェックです。

⒈ タイムスタンプ等の要件

スキャナ電子保存の要件の一つ目として、以下の2点が挙げられます。

    1. 一定の期間内にスキャンする必要がある
    2. スキャンしたデータにタイムスタンプの付与またはその代替手続きを取る必要がある

⑴ 一定の期間内のスキャン

一定の期間とは、スキャンする書類の種類により異なります。
資金や物の流れに直結する書類(以下「重要書類と呼びます。)とそれ以外の書類(以下「一般書類と呼びます。)により要件が異なってきます。
資金の流れに直結するものの例として領収書が挙げられます。
「お金を受領」→「領収書を交付」という流れがあります。
お金が動かなければ領収書が発行されることはないので資金の流れに直結していると言えます。
また納品書は、商品を納品する際に発行され、相手方に交付されるので、物の流れに直結していると言えます。
重要書類のスキャナ保存と一般書類のスキャナ保存では要件が異なります。
その違いを一覧にしました。

書類の具体例電子保存要件
重要書類
  • 契約書
  • 領収書
  • 預り証
  • 借用証書
  • 預金通帳
  • 小切手
  • 約束手形
  • 有価証券受渡計算書
  • 社債申込書
  • 契約の申込書(定型的約款なし)
  • 請求書
  • 納品書
  • 送り状
  • 輸出証明書

これらの書類を発行する側はこれらの控え

❶おおむね7営業日以内
❷その業務の処理に通常要する期間(最長2ヶ月)を経過した後、おおむね7営業日以内に
❶または❷の期間内にスキャンしてタイムスタンプ付与(またはタイムスタンプに代替する方法)
一般書類
  • 検収書
  • 入庫報告書
  • 貸物受領証
  • 見積書
  • 注文書
  • 契約の申込書(定型的約款あり)

これらの書類を発行する側はこれらの控え

❶おおむね7営業日以内
❷その業務の処理に通常要する期間(最長2ヶ月)を経過した後、おおむね7営業日以内に
❸適宜(入力期間制限なし)
❶もしくは❷の期間内、または❸ ❶❷の期間を過ぎたら適宜スキャンしてタイムスタンプ付与(またはタイムスタンプに代替する方法)

(出典 電子帳簿保存法一問一答問2)
重要書類のスキャナ保存と一般書類のスキャナ保存での要件の違いはスキャン+タイムスタンプ等をする期間制限の厳格さです。
重要書類については、作成又は受領後、次のいずれかの期間内にスキャン+タイムスタンプ等をする必要があります。

    • ❶おおむね7営業日以内
    • ❷その業務の処理に通常要する期間※(最長2ヶ月)を経過した後おおむね7営業日以内

一般書類は、作成又は受領後、

⑴ 重要書類と同様❶おおむね7営業日以内または❷その業務の処理に通常要する期間※(最長2ヶ月)を経過した後おおむね7営業日以内にスキャン+タイムスタンプ等

をするか、⑴の期間を過ぎたものは

適宜スキャンし、正しく読み取られていることを確認した都度タイムスタンプ等

をすることになっています。
(国税庁発行の電子帳簿保存法一問一答の問45参照)
つまり、

一般書類は期間制限が一応設定されますが、最長いつでもいい

ということです。
そして一般書類に関しては、いつからでも電子保存が可能です。

その業務の処理に係る通常の期間とは

その業務の処理に通常要する期間とは、国税庁発行の電子帳簿保存法一問一答の問11では次のように解説しています。

それは、企業等においては…書類の処理などの業務を一定の業務サイクル(週次及び月次等)で行うことが通例であり、また、その場合には適正な入力又は処理を担保するために、その業務サイクルを事務の処理に関する規程等で定めることが通例であるという共通した考え方によるものですが…中略…
その業務とは、企業等における書類の事務処理と考えられることから、その期間については、国税関係書類の受領等からスキャナで読み取るまで又は受領等からタイムスタンプを付すことができるようになるまでの業務サイクルの期間をいいます。

つまり、次のように読むことができます。
その業務の処理に通常要する期間とは、国税関係書類の処理を一定の業務サイクル(週次や月次など)で行うことが通例で、それを事務処理規定等で定めて運用している場合は、その業務のサイクルの期間をいうと理解できます。
国税庁の文書では次のようにも言われています。

事務処理期間については、最長2か月の業務サイクルであれば通常の期間として取り扱われる

つまり、領収書等の国税関係書類の事務処理は、週次や月次で行われるのが一般的だが、2ヶ月に1度の処理ならOK、という意味です。

おおむね7営業日とは

おおむね7営業日以内とは必ず7営業日以内でなくてはならないというわけでなく、国税庁発行の電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】令和3年7月の問22では、次のように説明されています。

業種業態によっては必ずしも7営業日以内に入力することができない場合(例えば、毎日事務所へ出勤しない勤務形態の社員が受領した書類の入力等)も考えられ、それらを一律に排除することは経済実態上合理的ではないことから、おおむね7営業日以内に入力すれば速やかに入力しているものとして取り扱うこととされています。
削除: また、おおむね7営業日で入力できないような特別な事由が存在する場合には、その事由 – 16 – が解消した後直ちに入力することによって、…速やかに入力する目的は達せられると考えられます。

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上っ面だけを撫でる他の解説とは一線を画しています。 この電子帳簿保存法の改正を受けて実務ではいったいどう攻略したらいいのか?(スキャナ保存を導入しないという選択肢を含め)という最も重要な事項に回答しています。
新電子帳簿保存法のスキャナ保存についての有料コンテンツ目次

⒈ 一定のディスプレイとカラープリンタを用意(スキャナ電子保存の要件の続き)

⒉ 検索機能の確保

⒊ その他の機能の確保

⒋ スキャナ電子保存の3つのデメリット

  1. 要件をクリアするための人的コスト
  2. 要件をクリアするための費用負担
  3. スキャナ保存用のサービスが終了するリスク

⒌ スキャナ電子保存を最も簡単に導入する方法を考察

  1. 事務処理規程の作成を攻略
  2. おおむね7営業日以内のスキャン+タイムスタンプを攻略
  3. 最長2ヶ月以内の業務サイクル後おおむね7営業日以内のスキャン+タイムスタンプを攻略
  4. 検索機能の確保の攻略
  5. 受領者本人以外がスキャン・A4サイズ超をスキャンする場合の大きさ情報の保存を攻略
  6. 最も効率的な攻略法

⒍ スキャナ保存のまとめ

⒎ 電子帳簿保存法その他の注意事項

  1. 重加算税の加重措置が追加
  2. 要件に即した保存がされていなかった場合
  3. スキャナ保存はいつから適用できるのか

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