令和５年度の税制改正で電子帳簿保存法が改正され、2024年からのスキャナ保存制度はこれまで普及を阻んでいた要件が次のように緩和され、使い勝手の観点からさらなる改善がみられました。
- スキャナで読み取った際の解像度・階調・大きさ情報の保存の廃止
- 入力者等の情報の確認要件の廃止
- 証票類と帳簿の関連性の確認が重要書類のみに限定
これまで上記１の大きさ情報の保存が、最も頭の痛い問題の一つでした。
これまでは、受領者等が読み取る場合に限って、Ａ４以下の書類の大きさに関する情報は保存不要でした。受領者等が読み取らない場合は、すべての書類の大きさ情報（縦〇〇mm、横〇〇mm）を保存する必要があり、社内フローを確立する際のハードルとなっていました。
今回の改正でこれが廃止されたことで、かなり使い勝手の良い制度になった印象です。
この新しくなったスキャナ電子保存制度について元国税調査官・税理士が一般の方に向けてわかりやすく、そして詳細に解説します。
特にスキャナ保存の要件は深掘り解説し、実際実務では何が障害になり、どのように運用するのが効率的か、そして導入すべきかどうかの指針までお示しします。
そしてこの記事は中小企業向けに対象を絞って解説してきます。
なお、この記事は新しい電子帳簿保存法の区分に応じた３部構成になっていて、さらにその要点をまとめた電簿法攻略バイブルという４つの記事で構成されています。
- 新電子帳簿保存法で会計ソフト等で作成の帳簿書類を電子保存する方法
- 新電子帳簿保存法のスキャナ保存をわかりやすく徹底解説
- 新電子帳簿保存法の電子取引は紙での保存廃止！全事業者対象
スキャナ保存の解説に入る前に電子帳簿保存法の全体像を改めて確認しておきましょう。
１ 電子帳簿保存法の領収書等のスキャナ電子保存とは
電子帳簿保存法と一言で言っても、その実態は、実は次の３つに大きく分類されています。
-
- コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
- スキャナ電子保存
- 電子取引情報の電子保存
電子帳簿保存法の全体像はつぎのとおりです。
| 電子保存の種類 | 対象書類 | 保存方法 |
|---|---|---|
| ❶ 自己が最初から一貫してコンピュータで作成したデータの保存 | ① 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等） ② 書類（決算書・契約書・領収書の発行控え等） |
オリジナルの電子データ又は出力した紙 |
|
❷ スキャナ保存
|
受領した契約書・領収書等
|
スキャンした電子データ又は出力した紙
|
| ❸ 電子取引情報の電子保存 | 電子的にやり取りされた契約書・請求書・領収書等 | オリジナルの電子データ |
この表の❷は、注文書、契約書、領収書等を受領した場合、その受領した書類を、またはこれらの書類を発行する側は、その控えを、電子保存または紙で保存することができることを表しています。
つまり、電子帳簿保存法でのスキャナ保存の意義は、
次の書類を一定の条件で読み取りを行なって電子的に保存した場合に、税法で義務付けられた書類の保存が適正に行われているものとして扱われる。
-
- 相手から受領した注文書、契約書や領収書等
- 自己が作成した注文書、契約書や領収書等の書類の控え
という制度です。
これまでは、法律で決められている帳簿書類の保存期間中※に、これらの書類を紙でファイリング等して保管してきたわけですが、スキャナ電子保存制度を活用すれば、これらの書類を電子化してコンピュータ等に保管して、元の紙の資料は破棄してよいことになります。
ー 紙保存とスキャナ保存の比較 ー
| これまでの紙保存 | スキャナ保存 |
| 注文書、契約書や領収書等（控えを含む）をファイリング等して保管 |
|
※（参考）法人の帳簿書類の保存期間について、次の記事で詳しく解説しています。
２ 電子帳簿保存法 スキャナ電子保存の導入メリット
スキャナ電子保存を導入することで得られる主なメリットは大きく４つ挙げられます。
-
- 保管コストの削減
- 検索の利便性アップ
- データ紛失リスクの軽減
- どこからでもデータにアクセスできる（テレワーク）
2-1 保管コストの削減
スキャナ電子保存の導入メリットでまず第一に挙げられるのは、この保管コストの削減でしょう。
取引関係書類を電子化して保存し、元の紙の資料を廃棄できるということは、これまで個人事業主では最長7年、法人では最長10年紙で保管しているわけで、規模の大きい会社であれば、倉庫に保管しているということもあるでしょう。
規模の小さな会社であってもファイリングした書類を保管する書棚やキャビネを用意し、ファイリングのためのバインダー等の文具類や印刷する場合にはトナーや紙が必要でした。
またファイリングしたり、保管場所に移す作業等の事務処理にも時間を費やしてきました。
これらのコストを大幅に削減することができます。
2-2 検索の利便性アップ
スキャナ電子保存の要件の中には次の３つの事項を検索可能であることが挙げられています。
-
- 取引年月日
- 取引金額
- 取引先
つまり電子化された書類を最低でもこの３つの内容で検索が可能になります。
例えば、紙で保管している場合、古い書類は倉庫に段ボールで保管しているケースを考えてみましょう。
過去のある契約書の確認が必要になったとしたら、倉庫まで行き（この倉庫が遠方な場合悲惨です。）、入っている段ボールを見つけ出し、さらにその段ボールの中から該当の契約書のファイルを見つけ出し、さらにそのファイルの中から該当の契約書を見つける必要があります。
しかし、電子化されていれば、自分の席のパソコンで取引年月日を範囲指定し、取引先を指定して検索すればあっという間に見つけることができるのです。
2-3 データ紛失リスクの軽減
紙で保存されている場合、水害や火災などがあれば失われてしまう可能性が高いです。
それに対して電子化している場合には、バックアップを適切に取っていれば災害があったとしても、データ場所が災害があった場所でなければ（例えばクラウド）無傷ですし、災害場所にデータがあったとしてもバックアップデータを別の場所に保管していればバックアップデータから復旧可能です。
2-4 どこからでもデータにアクセスできる（テレワーク）
電子化されたデータをクラウド上に保管すれば社外からもアクセス可能です。契約書を確認する必要が突然出てきたとしても社外からいつでもアクセスできます。
また、取引書類にどこからでもアクセスできるので、経理担当者も自宅でできる仕事も大幅に増えるでしょう。
社員が自分でスキャナやスマホで領収書を電子化できれば経費精算のためだけに出社する必要もなくなります。
このようにテレワークを加速させる可能性があります。
以上スキャナ電子保存の主な導入メリットを４つ挙げてみました。
そのほかにもクラウド会計等でスキャナ保存した画像から日付や金額、取引先名等を取得できるサービスを利用することで経理の自動化を促進させられるかもしれません。
コピーを使う必要も激減しますので紙やトナーの使用量が減りますので、エコという面もあります。
スキャナ電子保存を実現できればこのような少なくないメリットを享受することができます。
確かに便利そうですね。
ところでスキャナ保存っていわゆる「スキャナ」で読み込んだものだけが対象なのでしょうか？
それでは次に、どのような機器の使用が可能なのかみていきましょう。
３ 電子帳簿保存法 スキャナで読み込みとは
電子帳簿保存法で言うところのスキャナで読み込むとは、次のことをいいます。
このようにスキャナ保存とは、スキャナを使って読み込むだけでなく、スマホやデジカメによる撮影も認めれられます。
どのような書類がスキャナ保存できるのかもう少し詳しく知りたいです。
それでは、詳しくみていきましょう。
４ スキャナ電子保存の対象となるものとは
どのような書類をスキャナ保存できるのか。
-
- 取引に関して、相手方から受け取った領収書、注文書、契約書、送り状、見積書その他これらに準ずる書類
- 自己の作成した上記の書類でその写しのあるものはその写し
厳密に言うと、以下のリンクで説明している国税関係書類のうち、決算関係書類を除いたもの（＝「取引関係書類」）が対象となります。
会社取引に関する帳簿書類をなんでもできるわけではなく、これらの書類だけがスキャナ保存が可能です。
逆に次の書類はスキャナ保存できません。
※国税関係帳簿については、次の記事で詳しく解説しています。
つまり、これらのスキャナ保存の対象となっていない書類をスキャンして、これから説明する要件をすべて具備していてもスキャナ保存制度の対象ではないので、紙で保存していないとこれらの書類を税法の規定どおり保管していることになりません。
これらの決算関係書類や国税関係帳簿は、冒頭の表で説明した❶の「自分がコンピュータを使って作成した帳簿書類の電子保存」で保存することになります。その方がずっと自然ですのでわざわざ紙で出力してそれをスキャンするということ自体相当稀でしょう。この点を頭の片隅に置いておいてもらえれば実務で間違えることはないと思います。
やってみようかしら？
スキャナ保存の要件が緩和されたみたいだけど簡単にできるのかしら？
新しい電子帳簿保存法で要件がどこまで緩和されたか次第ですよね。
導入コスト ＜ 導入メリット
となるときだけ導入することになるので、そうなるかどうかスキャナ保存するための要件をみていきましょう。少し長くなりますよ。
５ スキャナ電子保存の要件とは
スキャナで読み込んだ国税関係書類は、どのような手続きを踏むことで電子保存ができるようになるのか。
その要件として、主な３つの要件とその他の要件を具備する必要があります。
主な3つの要件は次のとおりです。
- タイムスタンプ等の付与要件
- 一定のディスプレイとカラープリンタの用意
- 検索機能の確保
つまり、これらの要件を満たさない場合は、電子保存が認められず、従来どおり紙で保存しなければならないということになります。
スキャナで取り込んでその元資料を廃棄したまではよかったが、この要件を満たしていなければ何も資料がないことになり、税法違反になってしまいます。（税法違反になった場合のペナルティについては後述）
このような理由からこれから説明する要件は要チェックです。
5-1 タイムスタンプ等の要件
スキャナ電子保存の要件の一つ目として、以下の２点が挙げられます。
-
- 一定の期間内に電子保存する（スキャン＋タイムスタンプの付与等を行う）
- スキャンしたデータには、タイムスタンプの付与またはその代替手続きを取る必要がある
⑴ 一定の期間内に電子保存する（スキャン＋タイムスタンプの付与等を行う）
一定の期間とは、スキャンする書類の種類により異なります。
書類の種類とは次の２種類です。
- 重要書類：資金や物の流れに直結する書類
- 一般書類：重要書類以外の書類
資金の流れに直結する書類（重要書類）の例として領収書が挙げられます。
「お金を受領」→「領収書を交付」という流れがあります。
お金が動かなければ領収書が発行されることはないので資金の流れに直結していると言えます。
また納品書は、商品を納品する際に発行され、相手方に交付されるので、物の流れに直結していると言えます。
重要書類のスキャナ保存と一般書類のスキャナ保存では要件が異なります。
その違いを一覧にしました。
| 書類の具体例 | 電子保存要件 | |
|---|---|---|
| 重要書類 |
これらの書類を発行する側はこれらの控え |
❶おおむね７営業日以内 ❷その業務の処理に通常要する期間（最長２ヶ月）を経過した後、おおむね7営業日以内に ❶または❷の期間内にスキャンしてタイムスタンプ付与（またはタイムスタンプに代替する方法） |
| 一般書類 |
これらの書類を発行する側はこれらの控え |
❶おおむね７営業日以内 ❷その業務の処理に通常要する期間（最長２ヶ月）を経過した後、おおむね7営業日以内に ❸適宜（入力期間制限なし）（注） |
（出典 電子帳簿保存法一問一答問２）
注：事務の手続（責任者、入力の順序や方法など）を明らかにした書類を備え付けている場合に限り適宜入力が可能
重要書類のスキャナ保存と一般書類のスキャナ保存での要件の違いはスキャン＋タイムスタンプ等をする期間制限の厳格さです。
重要書類については、作成又は受領後、次のいずれかの期間内にスキャン＋タイムスタンプ等をする必要があります。
-
- ❶おおむね７営業日以内※1
-
- ❷その業務の処理に通常要する期間※2（最長２ヶ月）を経過した後おおむね7営業日以内
一般書類は、作成又は受領後、
をするか、⑴の期間を過ぎたものについては、事務の手続（責任者、入力の順序や方法など）を明らかにした書類を備え付けている場合には
をすることができるようになっています。
つまり、事務手続きの規程に基づいて運用していれば、
ということです。
そして一般書類に関しては、いつからでも電子保存が可能です。
この事務手続きの規程については、国税庁が公表しており、次のリンク先の「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」がそれに該当します。
内容は以下のとおりとなります。
※1 おおむね７営業日とは
おおむね７営業日以内とは必ず７営業日以内でなくてはならないというわけでなく、国税庁発行の電子帳簿保存法一問一答の問21では、次のように説明されています。
業種業態によっては必ずしも７営業日以内に入力することができない場合（例えば、毎日事務所へ出勤しない勤務形態の社員が受領した書類の入力等）も考えられ、それらを一律に排除することは経済実態上合理的ではないことから、おおむね７営業日以内に入力すれば速やかに入力しているものとして取り扱うこととされています。
また、おおむね７営業日で入力できないような特別な事由が存在する場合には、その事由が解消した後直ちに入力することによって、…速やかに入力する目的は達せられると考えられます。
※2 その業務の処理に係る通常の期間とは
その業務の処理に通常要する期間とは、国税庁発行の電子帳簿保存法一問一答の問10では次のように解説しています。
それは、企業等においては…書類の処理などの業務を一定の業務サイクル（週次及び月次等）で行うことが通例であり、また、その場合には適正な入力又は処理を担保するために、その業務サイクルを事務の処理に関する規程等で定めることが通例であるという共通した考え方によるものですが…中略…
その業務とは、企業等における書類の事務処理と考えられることから、その期間については、国税関係書類の受領等からスキャナで読み取るまで又は受領等からタイムスタンプを付すことができるようになるまでの業務サイクルの期間をいいます。
つまり、次のように読むことができます。
その業務の処理に通常要する期間とは、国税関係書類の処理を一定の業務サイクル（週次や月次など）で行うことが通例で、それを事務処理規程等で定めて運用している場合は、その業務のサイクルの期間をいうと理解できます。
国税庁の文書では次のようにも言われています。
事務処理期間については、最長２か月の業務サイクルであれば通常の期間として取り扱われる
つまり、領収書等の国税関係書類の事務処理は、週次や月次で行われるのが一般的だが、２ヶ月に１度の処理ならOK、という意味です。
前述の❶おおむね７営業日と❷最長２ヶ月後７営業日のようになぜ２つ期間の要件があるのでしょうか。
それは❶の期間が通常で、ある要件をクリアしている場合に限り特別に❷のように❶より長い期間を設定することが可能なのです。
詳しく説明します。
❶７営業日以内 と ❷最長２ヶ月後７営業日以内の違い
原則は、「７営業日以内」にスキャンとタイムスタンプの付与等を終える必要があります。
ただし、次の要件を満たす場合は、
この要件を満たしている場合に限って、その業務の処理に通常要する期間（最長２ヶ月）を経過した後おおむね7営業日以内にスキャン＋タイムスタンプ等でスキャナ要件を満たします。
そうでない場合は、領収書等の国税関係書類の受領（または作成）してからおおむね７営業日以内にスキャンしてタイムスタンプ（またはタイムスタンプに代替する方法）を付与する等の必要な処理を完結する必要があります。
整理すると、スキャンしてタイムスタンプ（またはタイムスタンプに代替する方法：後述）を付与する等の処理を行う期限の要件は次のようになります。
| 事務処理規程あり | 事務処理規程なし |
|---|---|
| その業務の処理に通常要する期間（最長２ヶ月）を経過した後、おおむね7営業日以内 | おおむね７営業日以内 |
なんとなくわかったような気がするのですが、具体的に実務でする場合には、どうなるのかしら？
具体例を出して「その業務の処理に通常要する期間（最長２ヶ月）を経過した後、おおむね7営業日以内」という部分を実務に当てはめて考えてみましょう。
その業務の処理に通常要する期間（最長２ヶ月）を経過した後おおむね7営業日以内に実務で実施することを考える
事務処理のサイクルについて具体的に考えてみましょう。次のようなケースが考えられます。
例えば、
経費精算のケース
経費精算に関しては、次のような社内規定を作ったとします。
- 【支払った社員】経費を支払った場合は、領収書を受領した月の翌日10日までに経費精算すること
- 【経理担当者】 経費精算が提出された月の翌月末日までに処理すること
8/1に領収書を受け取った場合、9/10までに経理部に提出され、9/30までに処理されることになり、２ヶ月以内のサイクルで回すことができます。
そしてスキャンは10/1から７営業日以内に行います。
経費精算以外のケース
経費精算以外の書類に関しては、次のような社内規定を作ったとします。
8/1に契約書を受け取った場合、9/10までに経理部に提出され、9/30までに処理されることになり、２ヶ月以内のサイクルで回すことができます。そしてスキャンは10/1から７営業日以内に行います。
実務では、このように業務の処理に通常する期間を設定することができるでしょう。
最長２ヶ月＋７営業日に期間を延ばすための事務処理規程とは？
事務処理規程を定めている場合に限って、その業務の処理に通常要する期間（最長２ヶ月）を経過した後おおむね7営業日以内にスキャン＋タイムスタンプ等でスキャナ要件を満たすということでしたが、具体的にはどのような事務処理規程を作成すればいいのでしょうか。
スキャナ保存の期限を伸ばすための事務処理規程のサンプルを国税庁が公表しています。
入力期限要件をクリアする運用難易度：低い〜高い
ここで、スキャナ保存は実務で使えるかという視点でこの事務処理規程作成の難易度を測定したいと思います。
国税庁が示している事務処理規程のサンプルを見ると、その複雑さに愕然としたと思います。
事務処理規程の作成は明らかに難易度が高いです。
個人的にはスキャナ保存の普及を阻む最大の要因の一つがこの事務処理規程の作成要件だと思っています。
重要書類に関しては事務処理規程を作らないと一律におおむね７営業日以内のスキャン＋タイムスタンプになるので、これも難易度が高いと言わざるを得ません。ある社員がこれをやらなかったらそれでアウトです。全社的に一律に行うのは難易度が高いでしょう。
重要書類に関して最長２ヶ月以内の業務サイクル後おおむね７営業日以内の難易度は中くらいでしょうか。
事務処理規程をすでに設けている場合は、最長２ヶ月という期間を超えない範囲で運用すればよいことになります。
一般書類の適宜スキャンは、事務手続きに関する書類を備え付けていればかなり運用しやすく難易度は低くなりますが、事務手続きに関する規程を用意する手間がありますので、評価は「中」とします。
スキャナの保存期限要件に関する難易度測定結果一覧
| 要件 | 難易度 |
|---|---|
| 事務処理規程の作成 | 高 |
| おおむね７営業日以内のスキャン＋タイムスタンプ | 高 |
| 最長２ヶ月以内の業務サイクル後おおむね７営業日以内のスキャン＋タイムスタンプ | 中 |
| 一般書類の随時スキャン＋タイムスタンプ | 中 |
中小企業の立場に立って、保存期間要件に関して実務で行うならどうするかという意見を言わせてもらいます。
テレワークを推奨している会社では、社員が経費精算する際に、出勤の都度領収書を持参させて処理するというのは、社員や経理担当の両方が面倒な思いをしているかと思います。
これが７営業日以内にスキャン処理できれば、出社する必要も領収書を保管する必要もないので、経費精算業務が改善されると思います。
期限内に処理とはスキャンをすればよいのか
これまで期限内に行うという解説を長々と行なってきましたが、これは、この期限内にスキャンをすればいいということではありません。
スキャンをした上で、次に解説するタイムスタンプ付与またはタイムスタンプに代替する方法で保存する必要があります。
ここまで、スキャナ保存をするための処理期間要件について解説してきました。
ここからは、タイムスタンプ付与またはタイムスタンプに代替する方法について解説していきます。
⑵ タイムスタンプ付与またはタイムスタンプに代替する方法とは
続いて「スキャンした後に、タイムスタンプ付与またはタイムスタンプに代替する方法」について説明します。
- 記録事項が変更されていないことについて、その国税関係書類の保存期間を通じ、その業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。
- 課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。
これまでスキャナ保存が普及しなかった理由の一つが、このタイムスタンプを付与しなければならなかったというこの要件だったでしょう。コストもかかりますので。
しかしこの部分に改正が入り、タイムスタンプを付与することが難しければ、その代わりに次の２つの要件を満たしていればタイムスタンプの付与は不要となりました。
- スキャナで取り込んだデータの訂正または削除した事実と内容を確認することができるシステム（訂正または削除を行うことができないシステムを含む。）で保存
- システムに入力期間内に入力したことを確認できる時刻証明機能を備えている
詳しくは国税庁発行の電子帳簿保存法一問一答の問30で次のように解説しています。
訂正削除履歴の残る（あるいは訂正削除ができない）システムでタイムスタンプ付与の代替要件を満たすためには、タイムスタンプが果たす機能である、ある時点以降変更を行っていないことの証明が必要となり、保存義務者が合理的な方法でこの期間制限内に入力したことを証明する必要があると考えられます。 その方法として、取扱通達４－26 では例えば、ＳａａＳ型のクラウドサービスが稼働するサーバ（自社システムによる時刻の改ざん可能性を排除したシステム）がＮＴＰサーバ（ネットワーク上で現在時刻を配信するためのサーバ）と同期しており、かつ、スキャナデータが保存された時刻の記録及びその時刻が変更されていないことを確認できるなど、客観的に そのデータ保存の正確性を担保することができる場合が明示されています。
クラウドサービスに領収書をアップロードした場合に、そのデータ自体を直接ユーザが触ることはできません。クラウドサービスを通じて削除または訂正することになります。
その際に削除・訂正履歴が確認でき、入力した正確な時間がわかるのであればタイムスタンプをいちいち付与する必要がなくなります。
タイムスタンプ等の運用難易度：低い
このスキャナ電子保存の制度を独自に導入するというのはコストの面でも現実的でなく、また、国税庁発行の電子帳簿保存法一問一答の問31でも「時刻証明機能を他社へ提供しているベンダー企業以外は自社システムによりタイムスタンプ付与の代替要件を満たすことはできないと考えられます。」と示されています。
したがってこの運用難易度を測る場合は、以下のスキャナ保存の要件をクリアする何らかのサービスを利用することを前提とします。
タイムスタンプを付与できるサービスを利用するか、または保存したデータの削除・訂正履歴が管理できるサービスを利用する必要があるかと思います。そういうサービスを利用できれば難易度は低いと言えるでしょう。
ただし、このようなサービスを利用する場合、無料でというのは難しいということもポイントです。サービス利用料を支払う必要があるという側面を考慮するとハードルは上がりますが、この難易度の評価は純粋に「手間」のみを考慮して判断することとします。
一つ目の要件がかなり長くなりました。続いて２つ目です。
5-2 一定のディスプレイとカラープランタを用意
電子保存されたデータが調査官が確認できる必要がありますので、ディスプレイとプリンタを備え付けておく必要があります。
条文では以下のように表現されています。
国税関係書類に係る電磁的記録の保存をする場所に当該電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、プログラム、映像面の最大径が三十五センチメートル以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、当該電磁的記録をカラーディスプレイの画面及び書面に、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておくこと。イ 整然とした形式であること。ロ 当該国税関係書類と同程度に明瞭であること。ハ 拡大又は縮小して出力することが可能であること。ニ 国税庁長官が定めるところにより日本産業規格Ｚ八三〇五に規定する四ポイントの大きさの文字を認識することができること。
14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタを用意する運用難易度：低い
この要件をクリアするのは、一般に流通している普段使用している14インチ以上のディスプレイとカラープリンタがあれば十分なはずです。事業をしている方の多くがすでに持っていると思われますので運用難易度は低いでしょう。
続いて３つ目の要件です。
5-3 検索機能の確保
電子保存したデータを、次の条件でコンピュータ上で検索することができる必要があります。
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先の検索できること
- 日付又は金額に関する情報についてはその範囲を指定して条件を設定できること
- 二以上の任意の情報を組み合わせて条件を設定できること
なお、国税調査官の求めに応じて電子保存したデータをダウンロードさせる場合には、⒉日付と金額の範囲指定と⒊二以上の任意の主要な項目を組み合わせて検索できる機能を用意する必要がありません。
裏を返せば、国税調査官の求めに応じない可能性がある場合には、日付と金額の範囲指定と二以上の任意の主要な項目を組み合わせて検索できる機能を用意する必要があると言えます。
こちらも実務では、スキャナ保存のために利用するサービスが電子帳簿保存法のこの要件を具備しているか（電子帳簿保存法のスキャナ電子保存に対応しているか）を確認して使用すれば問題ないかと思います。
なお、実際の規定には、上記３つの要件以外にも、この電子保存に使用する「電子計算機処理システムの概要書その他一定の書類」の備え付けも要件に入っているのですが、自社開発のシステムやソフトでなければこの書類の備え付けは不要となりますので、一般的に利用されているサービスを使用する場合は、この要件は不要です。（電子帳簿保存法施行規則第２条⑵一）
検索機能確保の運用難易度：中
検索機能確保の難易度を評価する際は、前述のとおりそれを実現させるサービスを利用することを前提にします。
そのようなサービスを利用すれば検索する機能としては絶対にある機能ですので、その点だけ見れば導入は容易でしょう。
しかしながら、日付、金額、取引先の情報で検索を可能にするということはその情報をデータ化する必要があります。OCRの読み取りでどこまで読み取れるかによって負担が変わってきます。
弥生会計のスキャンデータ読込の解説を読むと「OCR処理は、読み取り精度を保証するものではありません。手書き文字は対象外となります。」このように記載されています。
いずれにしても正確にデータ化されているかの確認は必要になり、必要があれば補正する必要があります。
一つ一つの作業は大したことはありませんが、スキャナ保存する度に毎回しなければいけないというのはかなり面倒な作業になってくると思われます。このようなことを考えると難易度は中程度でしょう。
ここまで３つの主要な要件について説明してきました。
要件が緩和したとはいえ、難易度の高いものもいくつかありました。
要件はこれだけではなく、一つ一つは細かいですが、容易ではない要件がこの他にもまだまだ続きます。
5-4 その他の機能の確保
その他の細かい要件を一覧にすると次のようになります。
| 要件 | 重要書類 | 一般書類 |
|---|---|---|
| ❶ 一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り | ||
| ❷ カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256 階調（約 1677 万色）以上） | グレースケールでOK（注） | |
| ❸ ヴァージョン管理（訂正又は削除の事実及び内容の確認等） | ||
| ❹ スキャン文書と帳簿との相互関連性の保持 |
注：事務の手続（責任者、入力の順序や方法など）を明らかにした書類を備え付けている場合に限る。
それぞれの要件を細かく見ていくことにしましょう。
❶ 一定水準以上の解像度（200dpi 以上）による読み取り
重要書類と一般書類ともにこの要件を満たす必要があります。
| 重要書類 | 一般書類 |
|---|---|
実務で考えられる一般的なスキャナ機器を使うケースとスマートフォンを使うケースでこの200dpi以上の解像度以上でスキャンする方法について考えてみます。
❶-1 スキャナで保存する場合の解像度
一般的なスキャナで読み取るときには、解像度は設定できるので、200dpi以上を設定します。
（設定例）canonプリンタ
カラーの場合
グレースケールの場合でも200dpiが選択可能
❶-2 スマートフォンやデジカメ等で撮影した場合の解像度
スマートフォンやデジカメ等で撮影した場合の解像度は、A4サイズで2,388画素（ピクセル）×1,654画素（ピクセル）= 3,867,052画素（ピクセル）以上必要になります。
例えばMacではFinderの「情報を見る」で次のように表示されます。
3,024×4,034であることがわかります。単位はピクセルです。
Macのアプリ「プレビュー」でも次のようにサイズを確認できます。
実務では、おそらくスキャナ保存のアプリなどを使用することにした場合、電子帳簿に対応していることを確認し、対応していれば、この要件はシステム上でクリアするようスキャンまたは撮影できるようにになってると思います。
一定の解像度以上での読み取りの導入難易度：低い
スキャナはスキャンする前にスキャナの設定を決めておけば自動で要件がクリアされる点で容易です。スマホやデジカメの撮影も今のものであれば、普通に撮影していれば要件はクリアされる点を考慮すれば難易度は低いでしょう。
❷ カラー画像による読み取り（赤・緑・青それぞれ 256 階調（約 1677 万色）以上）
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