STEP3 改ざん防止のための事務処理規程を作る｜全力電子帳簿操作マニュアル

初期設定のSTEP3で、管理責任者を設定します。

管理責任者とは、不正な改ざんを防止する目的で一度電子保存されたデータは、処理担当者が削除申請を管理責任者に行い、管理責任者がそれを承認しない限り削除することはできません。

管理責任者は、処理担当者が削除申請をしてきた際に、その承認または否認を行う役割を持ちます。
なお、管理責任者は１人のみおくことができます。
また管理責任者は、取引データを新規保存することはできません。（処理担当者が管理責任者を兼務している場合を除く）

詳しくは「メンバー管理・権限について」をご覧ください。

管理責任者を設定する

代表者が経理をやっている場合など、経理処理を一人で行っているケースと経理処理を複数人でやっているケースで入力方法が異なります。

不正な改ざんを防止するという目的を達するためには、複数人で電子取引データ※の保存の運用を行うべきですが、マイクロ法人を代表とするような経理処理を一人で行い、誰からもチェックを受けれない状況にある場合は、電子取引データの電子保存の運用も一人で行うことになります。

そのような場合は、「管理責任者はあなたですか？」について「はい」を選択し、「保存する」ボタンを押します。

この場合、処理担当者が管理責任者を兼務することになりますので、一旦電子保存したデータを削除する場合は、その申請と承認を一人で行うことになります。

※電子取引データ：オンラインでやり取りされた請求書や領収書等の取引データ

電子取引データの電子保存の運用を二人以上でする場合は、処理担当者と管理責任者を置く必要がありますので、「管理責任者はあなたですか？」について「いいえ」を選択します。

この場合、処理担当者とは別の者をメンバーとして招待し、その者が管理責任者として設定されることになります。

管理責任者として指名する者の「責任者名」「責任者役職」「メールアドレス」を入力し、「招待する」ボタンを押します。

指定したメールアドレス宛に招待メールが届きますので、招待された者は招待メールの案内にしたがって全力電子帳簿へサインアップしていただくと、管理責任者として登録されます。

管理責任者を設定すると、次の画面に遷移し、入力内容に基づき自動的に「電子取引データの削除の防止に関する事務処理規程」が作成されていることが確認できます。

電子帳簿保存法は、電子取引データを保存する要件の１つとして不正な改ざん防止策を講じることを求めていますが、自動的に作成された「電子取引データの削除の防止に関する事務処理規程」が、その要件を満たす方法の一つ「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」に該当しています。

つまり、この事務処理規程を作成し、それどおりに運用することで、電子帳簿保存法が求める要件を満たしていることになります。

全力電子帳簿は、この事務処理規程に即して自動的に運用されますので、電子帳簿保存法に対応していることを意味します。

不正な改ざん防止策を講じるという要件が何かについては、次の記事をご覧ください。