2024年１月からスタートの電子帳簿保存法では、紙を介さずデータで領収書等をやりとりした場合には、それを出力して紙で保存するのではなく、取引データをデータのまま保存することが義務付けられました。
この記事では、全事業者に義務付けられる制度がどういうものかという話から、では実際に実務ではどのように対応したらいいかという方法論までを元国税調査官で税理士がわかりやすく解説していきます。
電子帳簿保存法で義務付けられた制度がどういった内容かを確認する前に、電子帳簿保存法には義務付けられていないスキャナ保存や会計ソフトに関連する制度があり、特にスキャナ保存も義務化されたのでは？などと電子取引データの電子保存とごっちゃになっていたりする場合もありますので、2024年１月適用開始の電子帳簿保存法とはどのような制度なのかという全体像をまず理解したいと思います。
2024年１月開始の電子帳簿保存法の概要
電子帳簿保存法は、大きく３つに分類されます。
- コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存
- スキャナ電子保存
- 電子取引データの電子保存
これら３つの特徴をまとめると次のようになります。
| 電子保存の種類 | 対象書類 | 保存方法 |
|---|---|---|
| ❶ コンピュータを使って自社が作成する帳簿書類の電子保存 | ① 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等） ② 書類（決算書・契約書・領収書の発行控え等） |
電子データ保存OK 出力した紙保存OK |
| ❷ スキャナ保存 | 受領した契約書・領収書等 | 電子データ保存OK 出力した紙保存OK |
| ❸ 電子取引データの電子保存 | オンラインでやり取りされた契約書・請求書・領収書等 | 電子データ保存MUST 出力した紙保存 |
❶は、会計ソフト等を使って作成する帳簿書類や決算書、及び請求書や領収書をコンピュータを使って作成して印刷して交付した場合の控え、これらを紙で出力して保存するのではなく、その元のデータを保存するという形態です。
こちらは、紙で保存してもデータで保存してもよいが、データで保存する場合は、一定の要件の下で保存してください、というもので、電子保存するかどうかは任意です。
詳しく知りたい場合は、こちらの記事で詳しく解説しています。
❷は、領収書や請求書等を受領した場合に、それらをスキャナやスマホを使って取り込んだデータを保存するという形態です。
こちらも、紙で保存してもデータで保存してもよいが、データで保存する場合は、一定の要件の下で保存してください、というもので、電子保存するかどうかは任意です。
❸は、請求書をメールで受領したり、Amazonや楽天などのサイトから領収書をダウンロードする場合など、請求書や領収書、支払明細などをオンラインでやりとりした場合に、紙に出力するのではなく、ダウンロード等したそのデータを保存する形態です。
こちらは、全事業者に電子保存を義務付けています。（宥恕規定により２年間の延長が決定）
❸の形態の具体的事例を挙げると次のようなものが考えられます。
| 電子保存する対象書類 | 具体的ケース |
|---|---|
など |
電子メールで受領 |
| Amazonや楽天などのASPからモノを購入した場合に、そのサイトからダウンロード | |
| インターネットのホームページ上に表示された領収書等のスクリーンショットを利用するケース | |
| クラウドサービスを利用してやり取りを行うケース（例えば、請求書を共有するのに相手方にURLのついたメールを送信し、それをクリックするとクラウドサービスのサイトに飛び、請求書がダウンロードできる。） | |
| ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用するケース | |
| USBメモリ等の記録媒体を介して受領するケース | |
| ＥＤＩシステムを利用するケース | |
| 利用明細や支払明細 | クレジットカードや交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用するケース |
❶や❷については、やってもやらなくてもよいものですが、❸については、やらなければなりません。❸は対応しなければならないのです。
今回は、この❸の形態であるオンラインで領収書等のデータをやりとりした場合に、どのように保存していきばいいかをわかりやすく解説していきます。
この記事では、この３つ目の形態を「電子取引データの電子保存」と呼ぶこととします。
また、オンライン上でやりとりされる領収書や請求書等のデータを「電子取引データ」と呼ぶこととします。
電子帳簿保存法が求める電子取引データの保存要件とは
電子取引データをやりとした際に、ただ単にそのデータを電子的に保存しておけばいいわけではなく、電子帳簿保存法では一定の要件を満たして電子保存することを求めています。
電子保存の方法として２つの形態があります。
- 原則的な方法
- 猶予措置による方法
原則的な方法というのが次の３つの要件を満たして電子的に保存するというものです。
- コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付け
- 不正な改ざん防止策を講じる
- 検索機能の確保
次に、猶予措置は、これらの原則的な要件を満たすためのシステム等や社内でのワークフローの整備が間に合わない場合に、税務職員の求めに応じて対象の電子取引データを提出できれば、原則の３つの要件がすべて免除されるというものです。
これらの要件を満たしながら、実務では、具体的にどのように攻略していけばいいかについて考える必要があります。
まず原則的な方法を解説し、次に猶予措置についてふれ、そして実務で実際にどのように電子保存を行っていくべきかという流れで解説していきます。
それではまずこの原則的な３つの要件について、詳しく確認していきましょう。
【原則 要件１】コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付け
原則的な要件の１つ目の「コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付け」についてから見ていきます。
簡単に言うと、次の２つをできるようにしておけば、この１つ目の要件はクリアです。
- パソコン、タブレット、スマホ等で電子取引データを表示できるようにしておく
- 紙で出力できるようプリンタを備え付けておく（近隣で出力できる場合も可）
電子帳簿保存法では、コンピュータ、ディスプレイとプリンタを備え付けることを電子保存の要件としています。
そもそも領収書等の電子取引データを確認する際には、コンピュータとディスプレイがなければ確認しようがありませんので、これはみなさん持っているでしょう。
プリンタについては、実際に備え付けがない場合でも近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができればプリンタの備え付けがされていると取り扱って良いことになっています。速やかに出力できない場合は、プリンタを購入する必要があります。
【原則 要件２】不正な改ざん防止策を講じる
要件の２つ目は、「不正な改ざん防止策を講じる」というものです。
デジタルの領収書や請求書は改ざんが紙のものより容易です。
複製も簡単にできますし、記載内容を編集することも容易にでき、そして編集されたものかどうかを見た目だけで判断するのは困難です。
そこで、事業者の方で、改ざん防止策を講じることが求められています。
どのような改ざん防止策を講じる必要があるかというと、次の４つ方法が挙げられています。
- タイムスタンプが付与された後の授受
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないクラウドサービス等を利用して取引データをやりとりする
- ７営業日以内に（又は最長２ヶ月＋７営業日以内に）タイムスタンプを付す
※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。（超難関） - 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
これらの要件のいずれかですべての取引データに対して改ざん防止策を講じる必要があります。
これら４つの方法がどういうものかについての詳細については、次の記事で確認してください。
続いて３つ目の要件である「検索機能の確保」について確認していきましょう。
【原則 要件３】検索機能の確保
電子帳簿保存法では、電子保存した電子取引データは、整然とした形式・明瞭な状態で、速やかに出力することが求められています。
ここで考えたいことは、次の２つです。
- 「検索機能の確保」が不要な事業者がいる
- どのように検索機能を確保するか
まず第一に「検索機能の確保」が不要な事業者がいることを押さえましょう。
なぜなら、自社が「検索機能の確保」が不要な場合であれば、この検索要件すべてを無視できるわけで、電子取引データの電子保存の要件が３つから２つに減るので、事務コストが軽減されます。
ではどのようなケースで「検索機能の確保」が不要になるのでしょうか。
それは次のとおりです。
| 個人事業主 | 電子取引が行われた日の属する年の前々年の１月１日から12月31日までの期間の売上高 |
|---|---|
| 法 人 | 電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高 |
例を使って判定してみましょう。
令和６年度に検索要件が必要かどうかを判定してみます。
| 令和４年度 （2年前） |
令和５年度 （1年前） |
2024.1.1 〜 2024.12.31（令和６年度） |
|---|---|---|
| 売上49,000,000 ＜基準期間＞ |
売上51,000,000 | ＜令和６年度の判定＞ 令和４年度売上5000万円以下 検索要件不要 |
この例では、2年前（法人の場合は、２事業年度前）の売上高が4,900万円なので、令和６年度は検索要件は不要となります。
このように検索要件の有無を判定します。
したがって、売上が5,000万円を超えないような小規模事業者は、この検索要件を満たす必要がないので、この検索要件のすべてを無視することができます。
逆に、基準期間の売上高が5,000万円を超える事業者の場合は、次の検索要件を満たす必要があります。
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索できる
- 日付又は金額については、その範囲を指定して検索できる（緩和措置あり）
- ２以上の任意の項目を組み合わせて検索できる（緩和措置あり）
具体的にどのように検索機能を確保していくかについては、次の記事で詳しく解説していますので、こちらの記事をご覧ください。
以上が電子帳簿保存法で求められる原則的な要件３つでした。
次に猶予措置について解説します。
原則的な３要件が免除される猶予措置とは
猶予措置とは次のとおりです。
税務職員からの求めに応じて、次の２点を提示又は提出することができるようにしている。
- その電子データ
- その電子データが書面で作成された場合に準じた形式で出力した書面
国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問62では、この免除規定の適用に関して次のような解説があります。
「保存時に満たすべき要件に従って保存をすることができなかったことに関する相当の理由（システム等や社内でのワークフローの整備が間に合わない等の理由）を確認させていただく場合もありますが、仮に税務調査等の際に、税務職員から確認等があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを具体的にご説明いただければ差し支えありません。」
と、かなり柔軟に対応する姿勢が垣間見えます。
この猶予措置について詳しく知りたい場合は、次の記事をご参照ください。
ここまでで、電子帳簿保存法が、電子取引データの電子保存において求める要件を一通り理解しました。それを前提に、では実際に実務でどのように電子保存をしていくのが効率的なのか。この最も重要な部分を検討していきましょう。
電子取引データの電子帳簿保存の攻略法
電子取引データの電子保存のルールを理解した次の最大の関心事は、「実務で効率的に電子取引データの電子保存を行うには、どのようにすればよいか。」ということになろうかと思います。
次のような優先順序で自社の取引データの保存を当てはめていくのが合理的と考えられます。
例）銀行口座情報、クレジットカード明細、PayPal等決済サービスの明細、Amazon等のASPの取引
例）請求書作成共有サービス、経費精算サービス、契約書共有サービス等
例）メールで送受信した請求書等のデータ、前２段階で保存できなかった取引データ
例）第三優先のサービスを利用したくない場合
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