何年も会社を経営していると、帳簿や請求書や領収書等の証ひょう類がたまってきて、保管の場所にも困り始め、処分したいなという時がやってくると思います。しかしながら帳簿書類は安易に処分してはいけません。
それでは、実際には帳簿書類はどのくらい保存しなければいけないのか、また保存していないとどうなるのでしょうか。
法人税法と会社法の規定を見ていきたいと思います。
法人税法上の帳簿書類の保存期間
まずは法人税法の規定を見ていきましょう。
法人税法で規定される帳簿書類の保存期間
法人税法で規定されている帳簿書類※の保存期間は以下のとおりです。
その事業年度の確定申告書の提出期限（通常事業年度の末日から２ヶ月後）から７年間
※「帳簿」には、例えば総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあり、また、「書類」には、例えば棚卸表、貸借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。
法人税法で規定されている保存すべき帳簿書類については、次の記事で詳しく解説しています。
ただし、青色申告を提出している場合で、平成20年4月1日以後に終了した事業年度に欠損金がある場合には帳簿書類の保存期間は９年間、平成30年4月1日以後に開始する事業年度において生ずる欠損金額の繰越期間は10年間とされています。
例を挙げて見てみましょう。
⑴ ７年間保存
平成21年３月期の帳簿書類は平成21年６月から保存を開始して７年後の平成28年６月１日から廃棄が可能になります。
⑵ ９年間保存
青色申告が適用される会社で平成21年３月期が赤字のため欠損金が生じた場合はどうなるでしょうか。
平成21年６月から保存を開始し、その９年後の平成30年５月31日までは保存しなければなりません。
ただし、９年保存するのは平成30年３月期に平成21年３月期に生じた欠損金を使用する場合に限ります。要するに平成28年３月期以降も欠損金を繰り越す場合にはその繰り越す期間分保存期間も伸びるということになります。
したがって、平成28年３月期の時点で平成21年３月期分の欠損金が残っていなければ原則どおり７年間の保存でよいということになります。
つまり、欠損金が実際にあってそれを繰り越すなら繰り越す期間最長９年間保存するということになります。
なお、平成28年度の税制改正により、平成30年4月1日以後に開始する事業年度において生ずる欠損金額の繰越期間は10年となりました。したがいまして平成30年4月1日以後に開始する事業年度で欠損だった場合は、10年間帳簿を保存する必要があります。
ただ2019年3月決算の欠損金を最短で10年間繰り越せるのは2029年3月決算になるのでこの規定が適用されるのはまだ当分先ということになります。
帳簿書類を保存しないと法人税法ではどうなるか
それでは、７年間の保存期間を守らなかった場合はどうなるのでしょうか。
７年間帳簿書類を保存していない場合主に２つの問題を挙げることができます。
- 消費税法上の仕入税額控除が認められない
- 青色申告の取り消し
かなり厳しいものとなっています。
消費税法上の問題
消費税法では簡易課税制度を適用しない場合には、仕入税額控除の適用を受ける要件として、課税仕入れ等の事実を記載した帳簿及び請求書等の両方を保存する必要があります。
つまり、帳簿書類を保存していないと税務調査などで仕入れ税額控除を否認されても文句が言えません。
仕入れ税額控除を否認されるとどうなるかを詳しく見てみましょう。
消費税は、課税売上高（売上の消費税）から仕入税額控除（支払いの消費税）を差し引いた金額を税務署に納付します。
下の例で言えば、１００ー６０＝４０を税務署に支払います。
| 課税売上高 １００ |
| 仕入税額控除 ６０ |
| 消費税額 ４０ |
したがって、仕入税額控除を否認されると以下のようになります。
| 課税売上高 １００ |
| 仕入税額控除 ０ |
| 消費税額 １００ |
はっきり言って恐怖です。これが万円単位なら単純に６０万円の納付金額が増加することになります。
帳簿書類を保存しなかったときの一番強烈な規定と言えます。
青色申告の場合
帳簿書類の保存は青色申告の要件の１つとなっているため、青色申告が取り消されます。
取り消されれば白色申告になりますので、青色申告の各種特典（下記に例示）が受けられなくなります。
- 青色申告を提出した事業年度に生じた欠損金の翌期以降の繰越し
- 欠損金の繰戻しによる法人税額の還付
- 更正通知書への更正の理由附記
- 推計による更正又は決定の禁止
- 措置法による優遇など
赤字を繰り越せないというのが一番のデメリットではないでしょうか。
赤字を繰り越せないと税負担がかなり大きくなりますので、これもかなり厳しい処分といえるでしょう。
なお、繰越欠損金を９年間繰り越す場合の８年目、９年目に帳簿書類を保存していない場合は欠損金を繰り越せなくなるだけで、上記の仕入控除ができなくなるや青色取り消しは適用されません。
法人税法については以上です。かなり厳しいものであることが理解いただけたかと思います。
それでは続いて会社法の規定を見ていくことにしましょう。
会社法上の帳簿書類の保存期間
会社法で規定される帳簿書類の保存期間
会社法では以下のとおり規定されています。
会計帳簿の閉鎖の時から十年間、その会計帳簿及びその事業に関する重要な資料を保存しなければならない。
つまり、その決算期末から10年間保存しなければなりません。
帳簿書類を保存しないと会社法ではどうなるのか
会計帳簿や計算書類の記録義務違反や虚偽記載については、その職務を行なう者に対し100万円以下の過料とされます。
2022年開始の新電子帳簿保存法で紙での保存が禁止になるものも
帳簿書類の保存の方法は、これまで紙で保存が主流でした。
2022年から開始される改正された電子帳簿保存法では、紙の保存に変えてデータで電子的に保存するための要件が大幅に緩和されたので、電子保存についても検討をおすすめします。
新しい電子帳簿保存法では紙か電子かを選択できるというのではなく、全事業者に強制適用される規定があります。
これは2022年1月1日以降行われる取引に強制適用されますので、電子帳簿保存法に則って保存が行われていないと、これまで説明してきた帳簿保存が正しく行われていないことになりますので注意が必要です。
次の記事で新しい電子帳簿保存法については詳しく解説しています。
まとめ
帳簿書類を保存しないことによって会社法の規定で過料に処されたという話は聞いたことがありませんので、実務的にはあまり気にしなくて良いように思えますが、法人税法上の規定はかなり強烈なものなので絶対遵守が賢明でしょう。
原則７年間保存。欠損金を繰り越して控除する場合は最長９年間は保存する。
これは守るべきです。
元国税調査官の経験から言うと、知らずに廃棄してしまった場合に厳格に青色取り消しや仕入れ税額控除を否認するということはこれまでやってきていないと言えると思います。調査拒否等の悪質なものに対しては実際に行っています。したがって今後気をつけますという姿勢を示せば見逃してもらえる可能性が高いと思います。
しかしながら税務当局がこれをやってきたときにそれをどうすることもできませんし、故意に保存していない場合には青色取り消しをした上で推計課税。そして仕入れ税額控除を否認するということになろうかと思います。
いずれにしろ、この保存期間を守れないとかなりの不利益を受ける可能性がありますので安易に帳簿書類を処分しないようにしましょう。
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