電子帳簿保存法｜スキャナ保存の入力期限を２ヶ月伸ばす方法

レシートをスマホで写真を取って、その写真データをレシートの現物の代わりに取引の証拠書類にするといった電子帳簿保存法で認められるスキャナ保存には、原則その証拠書類を受領※してからおおむね７営業日以内に画像化してシステムに保存しなければならないという条件があります。

※領収書やレシートなどの取引の証拠書類を交付する場合は、交付してからその控えを画像化して保存すると読み替える。

受領してからちょっと忘れてこのおおむね７営業日が過ぎてしまったら、画像化してデータで保存して、現物の取引書類を破棄するということができなくなってしまいます。

経理現場では、かなり厳しい条件と言えるでしょう。

ただし、この厳しい条件を緩和できる策が用意されています。
その方法をここでは紹介します。その方法で、さらに２ヶ月間取引書類の受領（または交付）から伸ばすことができるようになります。

１　スキャナ保存の入力期限を最長２ヶ月伸ばす方法

原則は、取引書類を受領後（交付の場合は、取引書類の控えを交付後）７営業日以内に画像化して電子帳簿保存に対応したシステムに保存しなければなりません。

この電子保存の入力期限には実はもう１種類規程があります。

取引の証拠書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限り、その業務の処理に係る通常の期間（最長２ヶ月）を経過した後、おおむね７営業日以内に行うこと。

どういうことか、具体例を使って説明します。

経費精算のケース

経費精算に関しては、次のような社内規程を作ったとします。

8/1に領収書を受け取った場合、9/10までに経理部に提出され、9/30までに処理されることになります。そしてスキャナ保存まで行われます。

経費精算以外のケース

経費精算以外の書類に関しては、次のような社内規程を作ったとします。

請求書や領収書等の国税関係書類を受領した場合は、受領した月の翌月10日までに経理部に提出し、経理部は受領した月の末日までに事務処理することとする。併せてスキャナ保存を行うこと。

8/1に契約書を受け取った場合、9/10までに経理部に提出され、9/30までに経費精算処理とスキャナ保存が行われることになります。

このように、取引の証拠書類の作成又は受領から当該入力までの各事務の処理に関する規程を作っていれば、この規程で定めた事務処理サイクル期間後おおむね７営業日以内にスキャナ保存が行われていればよいことになります。

ただし、この事務処理サイクルの期間は、最長で２か月までがその業務の処理に係る通常の期間とされていますので、事務処理サイクルの期間は２ヶ月以内になっていないといけないことに注意が必要です。

前述の経費精算の例では、8/1に領収書を受け取った場合、9/10までに経理部に提出され、9/30までに処理され、スキャナ保存も完了していることになります。8/1から9/30までの２ヶ月間で事務処理サイクルが回っているわけです。

もしこれからこのスキャナ保存のために事務処理規程を作る場合は、この事務処理サイクルを参考にしていただくことをおすすめします。

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