電子帳簿保存法｜スキャナ保存の重要書類と一般書類とは

電子帳簿保存法には、以下の３つの種類があります。

ここでは、電子帳簿保存法の中のスキャナ保存で分類されている「重要書類」と「一般書類」とは何かをわかりやすく解説します。

スキャナ保存とは、領収書などの取引の証拠書類を紙で受領した場合、または領収書などの取引の証拠書類を発行した場合のその控えをスマホやスキャナで画像データにして、それを一定の条件でデータとして保存することで、紙で保存することに代えようとする制度です。

スキャナ保存の中には、事業者が保存しなければならない取引の証拠書類を「重要書類」と「一般書類」に分類しています。

電子帳簿保存法という法律の中でこれを規定しています。

スキャナ保存では、なぜ取引の証拠書類を重量書類と一般書類とに分けているのかから確認していきましょう。

この記事を書いた人

海野 耕作

税理士（元国税調査官）

税務署に12年間勤務。主に法人税の調査に従事。

現在は、クラウド税務ソフト「全力法人税」、「全力消費税」や「全力電子帳簿」等を提供するジャパンネクス株式会社の代表を務める。

税務署側の視点を交えながら、主に法人税・消費税について一般の方に向けて実務に直結した税務情報を分かりやすく解説します。

ジャパンネクス株式会社

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１　重要書類と一般書類を分ける理由

重要書類と一般書類分ける理由は３つあります。

１つずつ確認しましょう。

1-1　入力期限に差がある

スキャナ保存では、画像化して電子保存することで、紙の保存に代えて良いとする条件の１つとして、画像化して一定のシステムで電子保存するまでに期限を設けています。

これが重量書類と一般書類で保存期限が異なっているのです。

両者の保存期限は次のように決められています。

注：事務の手続（責任者、入力の順序や方法など）を明らかにした書類を備え付けている場合に限り適宜入力が可能。この規程については、国税庁が公表しており、次のリンク先の「国税関係書類に係る電子計算機処理に関する事務の手続を明らかにした書類」がそれに該当。

参考資料（各種規程等のサンプル）国税庁HP

1-2　帳簿との関連性が必要かどうかに差がある

重要書類には、その書類と帳簿との間に相互に関連性がある必要があります。一般書類には必要ありません。

帳簿との相互関連性とは、例えば、相互に関連する書類及び帳簿の双方に伝票番号、取引案件番号、工事番号等を付し、その番号を指定することで、書類又は国税関 係帳簿の記録事項がいずれも確認できるようにする方法等によって、帳簿と取引書類との関連性を確認することができることをいう。（引用：取扱通達の4-31）

複式簿記であれば、仕訳日記帳の伝票番号と取引書類が紐づいていれば相互関連性があると言えるでしょう。