従来型の会計ソフトに親しんでいる方にとって、全力会計の「補助科目」と「取引先」の棲み分けがどうなっているのか疑問に思う場面があるかもしれません。
または、簿記に親しんでいない方が、仕訳日記帳を見たときに「補助科目とは何だろう？」と疑問に思うかもしれません。
簿記が得意でない方は、「補助科目」自体知らなくても特に困ることはないかと思います。
一方で、簿記が得意な方は、「補助科目」を知っているがゆえに「取引先」との関係を理解したいと思うのではないかと思います。
ここではそれらの疑問に答えていきます。
全力会計における「取引先」欄と「補助科目」欄についての解説に入る前に以下のことを頭の片隅に置いてもらいたいと思います。
こういうコンセプトがあるために全力会計における「取引先」欄と「補助科目」欄が以下のように取り扱いがされています。
補助科目を知らない方は無理に知る必要はありませんので、この先を読む必要は基本的にはありません。興味のある方だけ先にお進みください。
１ 全力会計の補助科目と取引先の関係の大原則
全力会計における「取引先」欄と「補助科目」欄の取り扱いの大原則は次のとおりです。
これはつまりどういうことか？
インボイス制度の開始に伴い、多くの会計ソフトの仕訳の入力欄に「取引先」が、「補助科目」とは別に登場した経緯があります。
補助科目で取引先を管理してきた歴史があるので、このような「取引先」欄と「補助科目」欄が別々にあるシステムでは
「補助科目欄と取引先欄の両方に取引先を入力するの？」
「貸借科目は補助科目に、損益科目は取引先欄に入れればいいの？」
という煩雑さや混乱は避けられません。
全力会計では、シンプルな操作性を追求していますので、２度手間や混乱を生むようなことは基本的に採用されることはありません。
その結果「補助科目 ＝ 取引先」という取り扱いに至っています。
ここで、論点になっている「補助科目」と「取引先」が何かわからないと理解が進みませんので、それぞれについて説明します。
２ 「補助科目」とは何か？
- 給料手当：500,000
- 天引き所得税：15,000
- 天引き住民税：25,000
- 天引き社会保険料：70,000
- 手取り額：390,000
これを補助科目なしで仕訳すると次のようになります。
| 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方金額 |
|---|---|---|---|
| 給料手当 | 500,000 | 預り金 | 110,000 |
| 未払費用 | 390,000 |
これでは、翌月に所得税と住民税、社会保険料を支払うときに、給与明細で確認を取らないとそれぞれいくら納付すればよいかわかりません。
一方で、補助科目を使った仕訳は次のようになります。
| 借方勘定科目 | 借方金額 | 貸方勘定科目 | 貸方補助科目 | 貸方金額 |
|---|---|---|---|---|
| 給料手当 | 500,000 | 預り金 | 所得税 | 15,000 |
| 預り金 | 住民税 | 25,000 | ||
| 預り金 | 社会保険 | 70,000 | ||
| 未払費用 | 全力太郎 | 390,000 |
３ 会計ソフトで入力が求められる「取引先」とは何か
インボイス制度導入以降、様々な会計ソフトで入力が求められるようになった「取引先」とは何か。
3-1 「取引先」欄が設けられるようになった経緯
昔ながらの（従来型の）会計ソフトでは、預金や売掛金、買掛金、未払金などの資産と負債の勘定科目については、取引先と結び易いことから、取引先を補助科目に登録して管理してきた歴史があります。
インボイス制度が始まったことにより、損益科目でも取引先を管理した方が効率的な面が出てきました。
なぜなら、取引先がインボイス登録業者かどうかを取引先データに紐づけていれば、仕訳帳登録画面で取引先を選択しただけでインボイスのありなしが自動で判定され、入力の都度、「この会社はインボイス発行業者だったか？」と悩む必要が金輪際なくなるからです。
（全力会計の例）
さらに、消費税法では、仕入税額控除の要件で帳簿に取引先を記載する必要があり、これまで摘要欄に取引先名を入力していたものが、選択式になったと考えれば手間は増えていないのです。
そういう意味でも損益科目においても取引先を管理するというのは合理的です。
3-2 「取引先」欄はどう管理すべきか（私見）
では、この取引先をどう管理すべきなのか？
それは、資産・負債科目同様、補助科目で管理すればよいのです。
補助科目と取引先の管理場所をわざわざ分ける必要はありません。
両者を分ける理由は、「取引先を補助科目に入れてください」というメッセージをユーザに伝えにくいという点、補助科目は取引先以外も入力されるから混同してしまうかもしれない。とこのくらいの理由ではないでしょうか。
全力会計では、これらの理由をすべて解消しつつ、補助科目と取引先を分けずに、取引先は補助科目として管理します。
しかしながら、全力会計では、ユーザが、取引先が補助科目として管理されていることを感じることは稀です。
取引先と補助科目が直接結びつかないのは、「仕訳日記帳」「振替伝票」「仕訳辞書」の各画面で直接仕訳を入力するときだけです。
それ以外の金融機関連携で取得した明細データを使って仕訳登録する画面などでは、ある取引で取引先を選択して保存した時点で、その取引先は補助科目としてその勘定科目に紐づいて登録されます。（後述）
「仕訳日記帳」「振替伝票」画面で仕訳を直接入力する玄人は、これまでどおり補助科目を使ってもらえますし、損益科目に取引先を入れたい場合は、補助科目に登録すれば事足ります。
取引先以外に補助科目に何か入れたい場合は、ラベル機能もありますし、これからリリースされるタグを使えば目的は達せられます。
こういう経緯で全力会計は、いたずらに取引先という新たな入力項目を増やさず、取引先は補助科目で管理することになっています。
簿記が得意でない方は、補助科目のことなど考えず、取引先を新規登録し、金融機関連携で取得した明細データを使って仕訳登録する画面などで、その登録した取引先を選択して仕訳登録を行うと、勝手にある勘定科目の補助科目として取引先が登録されていきます。
簿記が得意でない方は、仕訳日記帳や振替伝票以外では補助科目について意識することはありません。
以上は、全力会計での「取引先」と「補助科目」の取り扱いについての概要です。
全力会計での「取引先」と「補助科目」の関係を全力会計を使用していく上でどのように注意すればいいかという観点からより具体的に理解を深めていきたいと思います。
４ 「取引先」と「補助科目」を入力する際の注意点
全力会計には、仕訳日記帳に登録する方法として２つのパターンがあります。
- 仕訳日記帳に直接仕訳を入力するパターン
- 仕訳日記帳に仕訳を意識せず登録するパターン
全力会計の画面がいずれに分類されるかを整理すると次のとおりです。
| ❶仕訳帳に直接入力する | ❷仕訳を意識せずに登録する |
|---|---|
|
|
「❶仕訳帳に直接入力する」画面では、簿記の知識が必要で仕訳に精通している必要があります。
一方「❷仕訳を意識せずに登録する」画面では、簿記の知識がなくても画面の案内どおりに入力していると結果仕訳の形で登録されているものです。
❶と❷とで入力の際の注意点が異なりますので、それぞれの注意点について説明します。
❷の方がわかりやすいため、こちらから説明していきます。
4-1 仕訳を意識せずに登録するパターンの注意点
仕訳を意識せずに登録するパターンの画面で注意が必要な点は２つあります。
4-1-1 「取引先」として入力したものが「補助科目」としても登録される
注意点の一つ目は、
金融機関連携をして明細データを取得し、その明細データを使って仕訳登録する例でご説明します。
上の画像の内容から、ユーザは以下のつもりで入力しています。
| 勘定科目 | 取引先 |
|---|---|
| 消耗品費 | アフリカジャパン合同会社 |
この情報で仕訳登録を行うと、以下のように、「取引先」として入力した情報は、従来の簿記（会計ソフト）でいうところの「補助科目」としても登録が行われます。
| 勘定科目 | 補助科目 |
|---|---|
| 消耗品費 | アフリカジャパン合同会社 |
つまり、勘定科目「消耗品費」の補助科目として「アフリカジャパン合同会社」が自動で登録されているのです。
仕訳日記帳で確認すると次のように表示されます。
従来型の仕訳日記帳のように「補助科目」であることを表示しつつ、「取引先」として入力したユーザのために「補助科目（取引先）」と表示しています。
このパターンで注意が必要なのは、特に簿記に精通していて従来型の会計ソフトを使い慣れている方でしょう。
仕訳を意識せずに登録するパターンでは、「補助科目」という言葉は使用されず、「取引先」という欄に入力されたものが、「補助科目」としても管理されている点にご注意ください。
4-1-2 「取引先」の選択肢について
2つ目は、仕訳日記帳に仕訳を意識せず登録するパターンの画面では、「取引先」の選択肢は３種類のカテゴリーに分かれており、次の順番で表示されます。
| 選択肢カテゴリー | 意味 |
|---|---|
| 関連取引先 | 選択中の勘定科目に（補助科目として）関連づいている取引先を表示。 つまり、その勘定科目の取引先として１度でも登録されている取引先が表示されます。 |
| その他の取引先 | 選択中の勘定科目に（補助科目として）関連づいていない取引先を表示。 つまり、その勘定科目の取引先として１度も登録されたことのない取引先が表示されます。 |
| 補助科目 | メニュー「取引先管理」画面で取引先として登録されていないが、選択中の勘定科目の補助科目として登録されているものを表示。 |
仕訳日記帳に仕訳を意識せず登録するパターンの画面では、基本的には、取引先を登録することがメインとなるため、上位に「関連取引先」と「その他の取引先」を表示します。
稀に、取引先以外の取引内容を入力したいケースも出てきます。そのために、３番目に補助科目が用意されています。
4-2 仕訳帳に直接仕訳を入力するパターンの注意点
仕訳帳に直接仕訳を入力するパターンの画面で注意が必要な点も３つあります。
4-2-1「補助科目」に登録しても「取引先」には自動で登録されない
前述の「2-1仕訳日記帳に仕訳を意識せず登録するパターン」では、「取引先」に登録すると「補助科目」にも連動して登録されていましたが、仕訳帳に直接仕訳を入力するパターンでは、
これは従来型の会計ソフトを考えれば当たり前のことなのですが、前述の「2-1仕訳日記帳に仕訳を意識せず登録するパターン」では、「取引先」に登録すると「補助科目」にも連動して登録されるという機能があることから、「補助科目」に登録したら「取引先」にも登録されるのではないかと予想されることを見越しての注意点となります。
4-2-2 登録済みの補助科目を「取引先」欄で使用したい場合は、取引先管理画面で紐付けが必要
例えば、「仕訳日記帳」画面で、登録した補助科目を、前述の「2-1仕訳日記帳に仕訳を意識せず登録するパターン」の画面で「取引先」として使用したい場合は、
補助科目と取引先を関連づける入力方法については、次のページをご覧ください。
4-2-3 「補助科目」を新規登録する場合は、登録時に取引先と紐付けられる
「仕訳日記帳」画面や「振替伝票」画面などで「補助科目」を新規登録する場合は、２通りの方法で「補助科目」と「取引先」を紐づけられます。
【パターン１】「取引先管理」に登録されている「取引先」を「補助科目」にする
メニュー「取引先管理」画面に登録されている「取引先」を「補助科目」にも登録したい場合は、「補助科目」の新規登録画面で、「取引先名簿から選択」をクリックすると「補助科目名」を入力するフォームが「取引先」の選択肢に変わります。
ここで「取引先」の選択肢から選択して「補助科目」を新規登録した場合、その「取引先」は「補助科目」としても使えるようになります。
【パターン２】「取引先管理」に登録されていない「取引先」を「補助科目」と同時に登録する
メニュー「取引先管理」に登録されていない「取引先」は、「補助科目」の新規登録画面で「補助科目」と「取引先」に同時に登録できます。
「補助科目」の新規登録画面で「補助科目名」を入力した後、「取引先名簿にも登録」にチェックをつけて新規登録をすると、「補助科目」と同時に「取引先」にも登録されます。
4-2-4 「補助科目」の選択肢について
※勘定科目に紐づいた補助科目とは、メニュー「帳簿管理」＞「勘定科目設定」画面で、勘定科目に紐づいて登録されている補助科目を指します。
これも従来型の会計ソフトと同様です。
本来は注意事項にはならないのですが、前述の「2-1仕訳日記帳に仕訳を意識せず登録するパターン」では、３つのカテゴリーからなる選択肢が表示されたため、「補助科目」の選択肢にも特殊なものになっているのではないかと予想されることを見越しての注意となります。
以上が全力会計で「補助科目」欄を使用する場合、「取引先」欄を使用する場合で、疑問に思う可能性のある部分の解説になります。
コメント