※2024年１月から適用される電子取引データに関する電子帳簿保存法の改正内容に併せて大幅に記事の内容を修正いたしました。（2023年11月6日）
データで受け取った領収書が紙で保存できなくなるって知ってる？
電子帳簿保存法ってやつが改正されて、2024年１月からは事業を営んでいる人はみんな対象らしいよ。
あ、それ最近聞いた。よく知らないけど。
でも私は、請求書は紙で郵送してるし、私には関係ないと思うんだけど…
備品をAmazonで購入したりしてない？
あれも領収書をダウンロードするから、該当するらしいよ。
コピー用紙買ったり、書籍買ったりしてるわ。
Amazonも入るんだー
Amazonの領収書が紙での保存がダメならどうすればいいのかしら？
それは、タイムスタンプを押したり、金額なんかで検索できるようにしたりしなきゃいけなくて…
それで…削除できないシステムが…う…あ…
実は俺もわかんない。
電子帳簿保存法が改正されて、2024年１月から領収書等の電子取引データを電子的にやり取りした場合は、すべての事業者が、例外なく電子データのまま保存することが義務化されました。
2024年1月からは誰でも対応ができるような猶予措置も設けられましたので、「できるかなぁ？」といった心配はいりませんよ。
領収書等の電子取引データをやり取りした場合は、紙ではなくそのまま電子的に保存することが義務化されたということはだいぶ認知されてきているように思います。
事業を営んでいる法人や個人事業主がすべて対象ということで、世の中に与える影響は少なくないと言えます。
Amazonは、備品、事務用品や書籍の調達で多くの方が利用していますので、この電子帳簿保存法の改正でそれだけ多くの人が関わってくるものだと思い、Amazonの領収書を電子保存するところを切り口にこの制度がどういうもので、どのように対処すべきかまでわかりやすく解説していきます。
では、この記事の主題であるAmazonからダウンロードできる領収書は、そもそもこの電子帳簿保存法で義務化される電子保存の対象データなのかというところから始めていきましょう。
目次
１ Amazonの領収書は義務化された電子保存の対象か？
さて、Amazonの注文履歴から出力できる領収書は電子帳簿保存法で電子保存が義務化された対象なのでしょうか？
結論から言うと、「Yes!」です。
Amazonからダウンロードできる領収書は、義務化された電子取引データの電子保存の対象です。
この点を理解する上で、まず、この電子帳簿保存法による電子取引データの電子保存の義務化というものがどういうものかをざっくり確認しましょう。
電子取引データの電子保存の義務化とは？
① 事業を営んでいる個人事業主、法人は、例外なく
② 2024年１月から
③ 領収書や請求書等をメールやシステムで電子的に受領（交付）した場合は、
④ そのまま電子的に保存しなければならない。（紙で出力して保存は）
⑤ そして保存の仕方に一定の要件がある。（猶予措置あり）
概略はこのようになっています。
③の「領収書や請求書等をメールやシステムで電子的に受領（交付）した場合」の中にAmazonや楽天といったASPからモノを購入し、そのサイトから領収書等をダウンロードするケースが該当します。
したがってAmazonの領収書等の電子取引データは、④電子的に保存しなければならない対象となっています。
そしてそれは、⑤にあるととおり、電子帳簿保存法に規定された一定の要件の下で、電子保存する必要があります。
一定の要件ってなんだか厳しそうね
これまでの電子帳簿保存法では厳しかったのですが、2024年からは猶予措置が設けられ、ほぼ誰でもが対応できる緩やかなものになりました。
その辺りを踏まえて、わかりやすく解説します。
２ Amazonの領収書をどのように電子保存すればいいのか？
それでは、電子帳簿保存法にしたがってAmazonの領収書はどのように電子保存すれば良いのでしょうか？
それはその事業者の状況によって違ってきます。
それをどのように判断するかを図解のフローチャートの形でお見せします。
これから順を追って解説していきますが、質問に２択で回答していくことで、その人の置かれている状況に応じてどのように対応しなければならないかがわかるようになっています。
フローチャートの質問に答え始める前に、Amazonを利用している時点で、実は電子帳簿保存法における領収書等の電子取引データを電子保存するための３つの要件のうち２つが通常満たされているということを最初に確認しておきたいと思います。
電子帳簿保存法の特徴を掴む意図も含まれていますので、少し難しいですがついてきてください。
３ Amazonを利用している時点で電子帳簿保存法の要件を２つ満たしている
Amazonを利用している時点で、実は電子帳簿保存法で定められている領収書等の電子取引データを電子保存するための３つの要件のうち２つをすでに満たしているという意味を解説します。
電子取引データの電子保存の要件は、大きく以下のとおり３つあります。
- コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付け
- 不正な改ざん防止策を講じる
- 検索機能の確保
この内容を１つ１つ簡単にチェックしていきますが、ここで１つ目の要件がクリアされることを説明します。
1-1 コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付けはプリンタさえ対応できればOK
まず、１つ目の「コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付け」は、税務調査のときに調査官が電子保存された電子取引データを実際に確認する必要があるので、これらの備え付けが求められています。
Amazonを注文している時点で、パソコンやスマホ、タブレット等なんらかのコンピュータを持っていることになります。
これで、コンピュータとディスプレイの要件は満たします。
プリンタについては、ない場合は、近隣に有料コピー機があって、速やかに印刷できれば問題ないことになっています。
これもできず、持っていない場合は、購入する必要があります。
このプリンタの問題を解決できれば、1つ目の要件は満たすことになります。
２つ目の「不正な改ざん防止策を講じる」については、PDFの領収書などの電子取引データは改ざんが容易で、しかも改ざんが行われたものかどうかの判断が難しいため、改ざんを防止する対策を講じることが求められています。
４つの方法のいずれかで、改ざん防止策をする必要があるのですが、結論から言うとAmazonを利用している時点でこの要件を満たしているので、Amazonの領収書データの電子保存を考えた時に特別意識する必要は通常ありません。
詳しくは次の章で解説します。
３つ目の「検索機能の確保」については、ある電子取引データを確認したいとなったときにそれを例えば取引先名や金額、日付で検索してすぐに見つけられるようにすることが求められます。
これは、税務調査の際に、確認が必要な請求書や領収書等の電子取引データを容易に検索でき、すぐに確認できるようにすることが目的です。
ここまでで、1つ目の「コンピュータ、ディスプレイとプリンタの備え付け」は、前述のようにプリンタだけ個々で対応する形で要件は満たすことになることを理解いただけたと思います。
次に、2つ目の「不正な改ざん防止策を講じる」については、どのような形で満たしているかを確認していきます。
1-2 Amazonを利用していることで「不正な改ざん防止策を講じる」要件を満たしている理由
電子取引データを電子保存するための２つ目の要件は、以下の４つの方法のいずれかで「不正な改ざん防止策を講じる」ことを求めています。
❶ データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないシステムを利用して電子取引データをやりとりする
❷訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
❸タイムスタンプが付与された後に電子取引データをやりとりする
❹７営業日以内に（又は最長２ヶ月＋７営業日以内に※）タイムスタンプを付す
※ 括弧書の取扱いは、取引情報の授受からタイムスタンプを付すまでの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限る。（超難関）
Amazonの領収書データは、基本的には、❶「データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないシステムを利用して電子取引データをやりとりする」方法で不正な改ざん防止策を講じることになります。
この「データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないシステムを利用して電子取引データをやりとりする」については、具体的には、２つの方法が存在します。
- Amazonのシステム自体がこれに該当するので何もする必要がない
- クラウド会計とAmazonアカウントを連携する方法
それぞれについて詳しく確認していきましょう。
1-2-1 Amazonのシステム自体が訂正削除できないシステムなので何もする必要がない
まず１つ目の「Amazonのシステム自体がこれに該当するので何もする必要がない」について解説します。
Amazonの領収書は購買記録であるため、ユーザーがAmazonの「注文履歴」に表示されている内容を削除したり、訂正したりできません。
したがって、訂正削除ができないシステムであるAmazon内で領収書等の電子取引データがやりとりされているので、Amazonを使っているだけで電子帳簿保存法の「不正な改ざん防止策を講じる」という要件を満たします。
Amazonサイトにデータが保存されているだけで要件を満たすので、何もする必要がないのです。
1-2-2 クラウド会計とAmazonアカウントを連携する方法で要件を満たす
２つ目の「クラウド会計とAmazonアカウントを連携する方法」については、クラウド会計ソフトなどに代表される銀行口座やクレジットカードの明細等のデータを取り込むことができるサービスがありますが、そのシステムが「訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないシステム」になっていれば、これもこの方法の代表例となります。
したがってAmazonの取引を、訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないシステムであるクラウド会計ソフトに連携でき、取引明細をその会計ソフトに保存できれば、このクラウド会計ソフトのシステム内で要件を満たすことになります。
この方法であればクラウド会計で取引を取り込んで帳簿付けをしている日々の作業をしていれば、それで電子帳簿保存法の改ざん防止策を講じる要件を満たすので、こちらも手間いらずと言えます。
こちらの方法が優れているのが、クラウド会計で要件を満たしていればOKなので、他のオンラインサービスで電子取引データをやりとりしている場合に、以下のメリットがあります。
・そのサービスが電子帳簿保存法の要件に合致しているかをいちいち確認する必要がない。
・電子取引データを一元管理できる
ちなみにAmazonは電子帳簿保存法の3つ目の要件である「検索機能の確保」を満たしていません。クラウド会計ソフトで電子帳簿保存法対応の場合は通常満たしています。（満たしていなくても猶予措置でクリアできるので、そういう方には関係ありませんが。後述）
また、電子取引データの確認が必要になったときに、色々なオンラインサービスがあった場合、その都度そのサービスでどこに保存しているかを探すのも面倒ですよね。
したがって、いつも使っているクラウド会計に集約されていると整然としていて便利なのです。
ただしこのクラウド会計を使う方法は、消費税を申告する義務があり、かつ原則課税の方法で申告する場合は、インボイスの保存要件を満たしませんので、この方法だけでは、消費税の仕入税額控除の要件を満たさなくなることに注意が必要です。詳しくは後述します。
ここまでで、Amazonのシステムを使っている時点で「不正な改ざん防止策を講じる」という電子帳簿保存法の2つ目の要件を満たしているということを確認してきました。
具体的に４つの方法があってそれぞれAmazonに直結する解説しかしていませんので、その他の方法も含め、「不正な改ざん防止策を講じる」要件の包括的な理解を進めたい方は、次の記事で詳しく解説していますので、こちらをご参照ください。
なお、３つ目の「タイムスタンプが付与された後に電子取引データをやりとりする」という要件については、Amazonからダウンロードできる領収書には公式から以下の記載があり、タイムスタンプがついていませんので、この要件はAmazonのシステムだけでは満たしません。
尚、Amazonが発行する請求書等の電子データについて、タイムスタンプの付与はありません。
ここまでで、Amazonを利用している時点で、電子帳簿保存法で求められている３つの要件のうち２つを満たしていることを確認できました。
ここからは、冒頭で紹介したフローチャートの詳細を確認し、ご自身がAmazonを利用した場合にどのような対応をする必要があるのかを確認していきましょう。
それでは最初の質問に入っていきましょう。
Q1 電子帳簿保存法の「検索機能の確保」要件を満たしているか？
前述の電子取引データに関する電子帳簿保存法の３要件のうちの３番目の「検索機能の確保」に関する質問です。
Amazonのシステムでは、この「検索機能の確保」要件を満たしませんので、別途自社で用意する必要があります。
そこで1つ目の質問です。
・取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索できる
・日付又は金額について、その範囲を指定して検索できる
・２以上の任意の項目を組み合わせて検索できる
これだけの文章を読んで、これを理解していて、実際に実行もできる人は、「YES」と回答してください。
ちょっと意味がわからないという人は、「NO」と回答してください。
Q1の回答：YESの場合（検索機能の確保ができている）
あなたは、すでに電子帳簿保存法のことをよく理解され、すでに対応済みですね。
Amazonには、電子帳簿保存法の要件を満たす検索機能はありませんので、おそらく次の方法で検索機能を確保していると推測されます。
- クラウド会計ソフトとAmazonアカウントを連携し、ソフトの検索機能を利用する
- 電子取引データ等の一元管理ソフトの検索機能を利用する
- 表計算ソフトのフィルタ機能等で検索する
Q1の問いにYESの方は、ここでフローチャート完了です。
Amazonの領収書データを電子帳簿保存法のルールに則して電子保存できています。
クラウド会計で検索機能を確保している場合で、消費税を申告する義務がある方は、次の点だけ注意してください。
原則課税の方法で申告する場合は、インボイスの保存要件を満たしませんので、この方法だけでは、消費税の仕入税額控除の要件を満たしません。
別途インボイス対応が必要です！（インボイス対応はこちらをクリック）
Q1の回答：NOの場合（検索機能の確保ができていない）
Q1の検索機能の確保について、よくわからなかった方やそういった機能を持っていない方は、次の質問に答えてください。
検索機能の確保自体どういうものか知りたいという方は、次の記事で詳しく解説しています。
この記事を読んで理解したとしても現時点でその対応ができないという場合もQ1の回答は「NO」になります。
Q2 基準期間の売上高が5,000万円以下か？
基準期間とは、原則的には次の期間を指します。
| 個人事業主 | 法人 |
|---|---|
| 電子取引が行われた日の属する年の前々年 | 電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度 |
またここでいう売上高とは、損益計算書で「売上高」と経理する本業によって得た収益を意味し、雑収入等の営業外収入や特別利益を指しません。
| 個人事業者の売上高 | 法人の売上高 |
|---|---|
| 「商品製品等の売上高、役務提供に係る売上高、農産物の売上高（年末において有する農産物の収穫した時の価額を含みます。）、賃貸料又は山林の伐採又は 譲渡による売上高」をいい、家事消費高及びその他の収入は含まれません。 | 「一般的に売上高、売上収入、営業収入等として計上される営業活動から生ずる収益」をいい、いわゆる営業外収益や特別利益は含まれません。 |
「基準期間の売上高」と消費税の「基準期間の課税売上高」とは意味が異なります。
「基準期間の売上高」については、次の記事で詳しく解説しています。
Q2の基準期間の売上高が5,000万円以下の場合は、YESの方へ、5,000万円を超える場合は、NOの方へ進んでください。
Q2の回答：YESの場合（5,000万円以下）
基準期間の売上高が5,000万円以下の場合は、次の対応ができていれば、「検索機能の確保」要件が免除されます。
- Amazonの領収書等データ
- Amazonの領収書等データを紙に印刷したもの※
※求めに応じてなので、予め印刷しておく必要はありません。
上記のことをできるようにしておけば、検索機能の確保要件は不要となり、Amazonの領収書データを電子帳簿保存法のルールに則して電子保存できていることになります。
フローチャートはここで完了です。
Q2の回答：NOの場合（5,000万円超）
Q2の問いにNO、つまり基準期間の売上高が5,000万円超の場合は、次の質問に答えてください。
Q3 ソフト等を使って検索機能の確保要件を満たす体制がとれるか？
・クラウド会計ソフトにAmazonアカウントを連携する
・電子取引データを一元管理できる電子帳簿保存法対応ソフトを使う
・AmazonビジネスでCSV出力し、表計算ソフトの検索機能を使う
これらの３つの方法が「検索機能の確保」要件を満たすためにとりうる主な方法です。
これからそれぞれの方法を解説しますが、これらの方法をとれる場合は、回答は「YES」です。「うちの会社では無理だ」という場合は、回答は「NO」です。
検索機能の確保要件を満たすためにとりうる３つの方法
① クラウド会計ソフトにAmazonアカウントを連携する方法
クラウド会計で「検索機能の確保」要件を満たそうとするわけですが、その前にお使いのクラウド会計ソフトが電子取引データの電子帳簿保存法に対応しているかを確認する必要があります。
具体的には次の２点を確認してください。
不正な改ざん防止策が講じられているシステムか
電子帳簿保存の２つ目の要件の「不正な改ざん防止策を講じる」方法の４つのうちの１つ「データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないシステムを利用して電子取引データをやりとりする」という要件にクラウド会計ソフトが該当している必要があります。
つまり、お使いのクラウド会計ソフトに取り込んだAmazonの取引データが削除訂正ができないシステムであることが前提です。
通常はクラウド会計ソフトは取り込んだ取引明細を個々に削除訂正することはできません。
これは最初に確認するようにしてください。
連携を解除することで全データを削除することはできますが、それは絶対にしないというのも前提です。
「検索機能の確保」要件を満たす検索機能があるか
次の３つの検索機能があるかも確認してください。
・取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索できる
・日付又は金額について、その範囲を指定して検索できる
・２以上の任意の項目を組み合わせて検索できる
以下の画像は、あるクラウド会計ソフトのAmazonビジネスの取引データを取得した一覧画面です。
上記３つの検索ができるようになっていることを確認できるかと思います。
上記２つの要件を満たしていれば、電子取引に関する電子帳簿保存法の要件を満たしています。
クラウド会計ソフトだけで、電子帳簿保存法の要件を満たしていますので、Amazonのアカウントを削除したとしても大丈夫です。
ただし、原則課税で消費税を申告する場合は、インボイス（適格請求書）を保存する必要があるので、クラウド会計ソフトだけでは消費税法の仕入税額控除の要件を満たさなくなるので、ここは注意です。（後述）
② 電子取引データを一元管理できる電子帳簿保存法対応ソフトを使う方法
一元管理できるソフトと言われてもよくわからないという場合もあるかと思いますので、具体的に当社が運用している「全力電子帳簿」というソフトを例にどのように「検索機能の確保」要件を満たすかを見ていくことにします。
❶ 領収書等の電子データを保存する
次のAmazonの領収書を「全力電子帳簿」に保存してみます。
【STEP1】 電子取引データ保存画面にPDFファイルをアップロードする
アップロードが完了したら
【STEP2】電子取引データの内容をフォームに入力する
入力が済んだら保存する。
一覧画面で登録した電子データの内容を確認できます。
「検索機能の確保」要件に合った検索がもちろん可能です。
取引先名で検索してみます。
このように「取引先」に記載した文字で検索することができます。
ここで、全力電子帳簿の宣伝をさせてもらうと、全力電子帳簿は格安で電子取引データを一元管理できるソフトです。操作もとてもシンプルでわかりやすくく、ワンコインから始められます。
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