2024年1月から紙に印刷しての保存が禁止された電子データの電子帳簿保存法に対応するために、ソフトを導入したまではよかったのだが、保存ファイルの容量（ストレージ）によって金額が決まるしくみにやられているー
保存ファイル数がどんどん増えて、どんどん月額料金が増えていくー
電子的にやりとりした請求書や領収書等のデータすべてをアップロードしていませんか？
え？
電子的にやりとりした取引データはすべて電子保存するんですよね？
だからすべてソフトにアップロードしているんですよー
すべてを電子保存するまでは間違っていませんが、すべてをソフトにアップロードする必要はありませんよ。
他にももっと効率的に、そしてクラウドサービスの容量（ストレージ）を使うことなく電子保存する方法が２つあります。
是非とも教えてください。
経費節約になります！！
みなさんも領収書や請求書等のデータを電子的にやりとりした場合は、2024年１月から電子保存が義務化されたことに伴って、そのデータをクラウドサービス等を使って保存していることと思います。
クラウドサービスは、使用しているファイル数や使用容量（ストレージ）によって月々の支払いプランが変わることが一般的であることから、アップロードするファイル数の増加によって出費が増えていくことが気になるところかと思います。
電子的にやりとりしたデータをすべて、ダウンロードしてきて、それをお使いの電子帳簿保存法対応のソフトにアップロードしていたのでは、ファイル数が増えるばかりです。
これをもっと効率的に、そして使用容量（ストレージ）を使わずに電子保存する方法が２つあります。
今回の記事では、ファイルをクラウドサービスにアップロードする以外に電子保存する方法を元国税調査官で税理士の私がわかりやすく解説します。
その2つの方法とは何かというと次の方法です。
一つ一つ確認していきましょう。
１ クラウド会計ソフトの金融機関連携機能を使う
1-1 クラウド会計ソフトの金融機関連携機能を使う方法とは
紙保存が禁止された2024年開始の電子取引データに関する電子帳簿保存法の原則的なルールでは、改ざん防止策を講じて電子保存するということが求められています。
国税当局としては、改ざんのしやすい取引データを事業者には改ざんすることなく電子保存してほしいわけなので、このようなルールを設けています。
その改ざん防止策の一つに、「データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないクラウドサービス等を利用して取引データをやりとりする」という方法があります。
クラウド会計ソフトの便利機能に、銀行口座やクラジットカードのデータを取得してきて仕訳登録するというものがありますが、これに該当します。
例えば、クラウド会計ソフトが、Amazonビジネスに連携して取引データを取得してその明細を表示している例が、下のイメージです。
このデータを直接ユーザーが個別に編集や削除できなければ、改ざん防止策を講じて電子保存していることになるのです。
クラウド会計ソフトは通常連携してきたデータを個別に編集・削除できないため、改ざん防止策に該当するのです。
また、電子帳簿保存法の原則的ルールに次の３つの検索機能を保持することを求められていますが、通常はこの検索機能がついていますので、クラウド会計ソフト明細取得作戦を使えば、電子帳簿保存法の原則ルールをすべて満たして保存ができていることになるのです。
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索できる
- 日付又は金額については、その範囲を指定して検索できる
- ２以上の任意の項目を組み合わせて検索できる
つまり、クラウド会計ソフトでAmazonビジネスの取引データを取得してくればその時点で電子保存できてしまっているので、Amazonビジネスの注文履歴から領収書データをダウンロードして、クラウドサービスにアップロードする必要がないのです。
じゃあ、クラウド会計ソフトに連携できるサービスはどんどん連携してその明細を取得すれば、クラウドサービスにアップロードする容量（ストレージ）を削減できるということですね。
そうです！
日々の仕訳登録のために金融機関等のデータを連携して取得してきていると、その時点で電子保存帳簿保存法のルールどおりに電子保存ができてしまっているという優れものなのです。
ただ、この方法には１つだけ欠点があります。
消費税を原則課税で申告する事業者はこの方法だけでは仕入税額控除の要件を満たしませんので、別途インボイスを保存する必要があります。
1-2 クラウド会計ソフトで明細を取得してもインボイスは別途必要
クラウド会計ソフトで明細を取得する方法は、消費税の申告義務があって、原則課税で申告する事業者の場合は、電子帳簿保存法的にはOKなのですが、消費税の観点ではこれだけでは不足なのです。
原則課税で消費税を申告する事業者が、仕入税額控除を行うには、2023年10月からインボイスの保存が必須になっています。
インボイスには次の６つの事項が記載されている必要があります。
しかしながら、上記の①、④や⑤の事項をクラウド会計ソフトでは一般的には取得できません。
このすべての事項を取得できない限りインボイスが保存されていることになりませんので、これらのデータが全て載っている領収書等のデータを別途保存する必要があります。
クラウド会計ソフトで明細を取得する方法は、消費税を申告する義務のない事業者や、簡易課税や２割特例で消費税を申告する場合は、インボイスが不要なので問題ありません。
1-3 クラウド会計ソフト明細取得作戦のメリットとデメリット
このクラウド会計ソフトの連携機能を使って明細を取得する方法のメリットとデメリットを整理します。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 消費税を一般課税で申告する場合インボイスを別途保存する必要あり |
２ 取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する
2-1 取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する方法とは
例えば銀行の取引明細やクレジットカードの取引明細、先ほども出てきたAmazonのようなECサイトの注文履歴は、そのサイトにアクセスすると取引明細や領収書等を画面上で確認することができます。
これらのデータはその性質上通常ユーザー側で削除も訂正もできません。
これによりクラウド会計ソフト同様「改ざん防止策を講じる」要件の一つである「データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないクラウドサービス等を利用して取引データをやり取りする」に該当します。
つまり、そのサイトに行って、領収書や取引明細等のデータを見れる場合は、その時点で電子保存ができていることになります。
これは、本当に手間要らずですね。
何もせず、そのサイトにデータが保存されていればOKなわけですね！
そうなんです！
ただ、次の2つの点に注意が必要です。
2-2 取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する際の注意点
この方法の注意点は次の２点です。
取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する際の注意点
❶ 税務書類の保存期間（法人10年、個人事業主７年）にわたってデータが保持されるか
❷ 電子帳簿保存法の検索要件を通常は満たさないので、猶予措置を使うことになる
2-2-1 税務書類の保存期間にわたってデータが保持されるか
税務書類の保存期間は次のとおりです。
| 個人事業主 | 法人 |
|---|---|
| ７年間 | 10年間 |
仕訳帳に登録した取引に関係する契約書や請求書、領収書等の証拠書類を電子保存した場合、この期間電子保存を続けなければなりません。
帳簿付けの根拠となる証拠書類がなくなってしまっては、税務調査で何か言われた時にそれを証明するのはたいへん困難になります。
青色申告が取り消される可能性もあります。
取引の証拠書類は、保存期間の間は絶対に保存して保管しておかなければなりません。
これを考慮するとAmazonの取引履歴や金融機関の取引明細データに代表される「取引履歴等のデータが保存されているサービス内で保存する方法」については、この期間データを保持しないサービスは使えないことになります。
例えば、取引履歴は３年間しか保存されないようなケースを考えると、結局どんなに遅くても3年後には別の3つの方法のいずれかで保存する必要があります。だったら最初から別の方法で保存しておいた方がいいとなります。
したがって、この方法をとる場合は、必ずその領収書や取引明細がいつまで遡って見れるものなのかを必ず確認する必要があります。
税務書類の保存期間に満たない場合は、確認できない場合は、別の電子保存の方法を選択する必要があります。
2-2-2 電子帳簿保存法の検索要件を通常は満たさないので、猶予措置を使うことになる
電子帳簿保存法には、前述のとおり３つの検索機能を保持しなければならないルールがありますが、この検索要件を満たさないサイトが多くなっています。
この検索機能の保持要件は、基準期間の売上高が5,000万円以下である場合は免除されますので、基準期間の売上高が5,000万円以下の事業者は気にする必要がありません。
| 個人事業主 | 電子取引が行われた日の属する年の前々年の１月１日から12月31日までの期間の売上高 |
|---|---|
| 法 人 | 電子取引が行われた日の属する事業年度の前々事業年度の売上高 |
売上高とは、会計上の「売上高」を意味しています。
つまり、損益計算書で「売上高」と経理する本業によって得た収益を意味し、雑収入等の営業外収入や特別利益を指しません。
基準期間の売上高について詳しくは次の記事で解説しています。
基準期間の売上高が5,000万円超の事業者は、電子帳簿保存法の原則的な要件を満たさないことになりますので、猶予措置を適用して対応することになります。
猶予措置とは次のことを指します。
税務職員からの求めに応じて、次の２点を提示又は提出することができるようにしている。
・その電子取引データ
・その電子取引データが書面で作成された場合に準じた形式で出力した書面
この猶予措置を適用すれば、電子帳簿保存法が求める電子保存の要件がすべて免除され、電子保存しているだけでよいことになります。
したがって検索機能がなくても電子保存していればOKになります。
この猶予措置は重宝しますので、是非頭にいれておきましょう。
この猶予措置について詳しく知りたい場合は、次の記事をご参照ください。
他にもう一つ欠点を挙げるとすると、
取引明細や領収書等のデータを見たいときにそのサイトにアクセスしてログインしてその画面を開く必要があるので、見るべきサイトが多いといちいち面倒という面があります。
月に１度程度の取引は、領収書等のデータをダウンロードしてクラウドサービスにアップロードした方が効率的かもしれません。
2-3 取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する方法のメリットとデメリット
この取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する方法のメリットとデメリットを挙げると次のようになります。
| メリット | デメリット |
|---|---|
|
|
３ まとめ
いかがだったでしょうか。
実務では、電子帳簿保存法の電子保存に対応したソフトに１つ１つアップロードしていく方法のみで電子保存を行うと、その数が多い場合は、かなり手間がかかり、時間もかかるケースが多くなると思います。
今回紹介した2つの方法を併用すると、より効率的に処理できることに加え、アップロードするファイル数（容量・ストレージ）を節約することにも繋がりますので、自社内で、どのデータはどの方法で処理するということを洗い出すと秩序だって効率的に電子帳簿保存法を攻略ことにつながると思います。
義務化された電子帳簿保存法攻略法２選
- クラウド会計ソフトの金融機関連携機能を使う
- 取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する
注意点を最後に整理しておきます。
クラウド会計ソフトの金融機関連携機能を使って明細を取得する方法は、消費税の申告義務なしかあっても簡易課税や２割特例を適用する事業者はガンガン使うが、消費税を原則課税で申告する事業者は、電子帳簿保存法はOKだが、インボイスを別途保存する必要があります。
また、取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する場合は、そのサービスのデータ保存期間が法人なら10年、個人事業主7年以上であれば、ガンガン使うが、そうでない場合は、別の方法で保存する必要があります。
コメント