請求書や領収書を電子保存することが義務化すると聞きました。
いったいどういうことでしょう？
これまで紙で保存していた取引の証拠書類が紙で保存することができなくなると聞きました。私は関係ないですよね？
結論から言うと、事業者全員が対応を迫られます。
冒頭で事の重大さを理解しましょう。
電子帳簿保存法という法律が改正されたことにより2024年１月からこうなります。
2024年１月から電子帳簿保存法の改正ですべての事業者はこうなる
事業を営んでいる個人事業主、法人は、例外なく
2024年１月から
請求書や領収書等をメールやシステムで電子的に受領した場合は、
そのまま電子的に保存しなければならない。（紙で出力して保存は）
そして保存の仕方に一定の要件がある。（原則の要件がすべて免除される猶予措置あり。紙保存はやっぱり。）
冒頭で絶対に知っておくべきは、事業を営んでいる事業者の全員が、この電子保存をしなければならないという点です。
全員が適用されると言う点で、2024年以降は例外はありません。
「私は関係ない」という人は事業を営んでいる人の中では誰一人いません。
事業者全員がこの電子保存の義務化の影響を受けます。繰り返しますが、いかなる場合も紙での保存は認められません！
全事業者に関係のあるこの問題にどう対処すべきかということが最大の関心事になると思います。
会計ソフトの会社からこんなメールが届きましたー！
「2024年１月から領収書等をデータでやりとりした場合には、紙の保存ができなくなり、電子保存が義務化されます。
電子帳簿保存法の保存の要件も細かく設定されており、
確認・準備がまだの方は、年末までに早急に対応しましょう。」
準備しないとたいへんなのかー？？
困ったー！
そんなことはありません。
2024年１月からの電子取引データの電子保存は、猶予措置というものが設けられました。ほとんど誰でも電子帳簿保存法に則った電子保存ができますから安心してください。
そうなんです。
2024年1月からの電子取引に関する電子帳簿保存法では、猶予措置が設けられたことにより、これまで厳しい要件が求められていましたが、一定の対応をすればその要件が免除されるようになりました。
これにより、電子帳簿保存法が求める電子保存に対応できないという事業者は事実上いなくなります。
電子取引データの電子保存を考えた時、この猶予措置は絶対に頭に入れておく必要があります！（詳しくは後述します。）
なぁんだ、安心しましたー
でも請求書や領収書等をデータでやりとりした場合に、電子保存は必須で紙に印刷しての保存はやっぱりダメなんですね。
実際にはどうやって電子保存するのがいいんだろう？
適当にパソコン内に保存しておけばいいのかな？でもクラッシュしたら取引の証拠がなくなっちゃうよね。
クラウドにアップロードしておいたらいいのかな？でもどうやって？
これを機にソフトを導入した方がいいのかな？高かったりするのかな？？
2024年１月以降の電子取引データの電子保存の本題はここなんです！
要件がなくなったのは助かったけど、実務では実際にどうやって電子保存すればいいのか？という点です。
ルールが緩くなった中でどのように電子保存するといいのかをこの記事では取り上げて、元国税調査官で税理士の私が、わかりやすく解説していきます。
目次
１ 2024年１月開始の改正電子帳簿保存法の義務化とは
2024年1月開始の電子取引に関する電子帳簿保存法とはどういうものか？
これについて最低限実務で知っておくべきことに絞って概要を解説してます。
電子取引に関する電子帳簿保存法についてすでに知っているという方は次の章までジャンプしてください。
この章で扱う2024年1月開始の電子取引に関する電子帳簿保存法の概要について動画での解説もありますので、動画の方が良い方はこちらをご覧ください。
電子帳簿保存法で紙に印刷して保存ができなくなるということは、仕訳日記帳や総勘定元帳なんかの帳簿類や決算書もそうなるのかな？
電子帳簿保存法には、以下の３つがあり、
❶ 帳簿や決算書を電子保存してよい
❷ 領収書等をスキャンして電子保存してよい
❸ 領収書等をデータでやりとりしたら電子保存が強制
電子保存が義務となるのは、この３つ目だけを指しています。
この3つ目の「領収書等をデータでやりとりしたら電子保存が強制」とは具体的にどのようなことをした場合に、電子保存が強制されるのかを確認していきましょう。
1-1 改正電子帳簿保存法で電子保存が義務化される対象（電子取引データ）とは
改正電子帳簿保存法で電子保存が義務化される対象は次のとおりです。
電子帳簿保存法で義務化される対象
電子保存が義務化されたのは、注文書、契約書、送り状、請求書、領収書、見積書等をメールや何らかのシステム等を使って電子的にやり取りした場合のそれらのデータ。
これらのデータを受信した側だけでなく、送付した側も保存義務がある。
所得税法及び法人税法では、取引に関して相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、請求書、領収書、見積書等や相手方に交付したこれらの書類の写しの保存義務が定められています。
これらの取引情報を、紙ではなく、メールや何らかのシステム等を使って電子的にやり取りした場合に、電子保存の対象になります。
これだけでは、イメージしにくいと思いますので、具体例を見ていきましょう。
改正電子帳簿保存法で電子保存が義務化される具体的事例を挙げると次のようなものが考えられます。
| 電子保存する対象書類 | 具体的ケース |
|---|---|
など | 電子メールで受領 |
| Amazonや楽天などのASPからモノを購入した場合に、そのサイトからダウンロード | |
| インターネットのホームページ上に表示された領収書等のスクリーンショットを利用するケース | |
| クラウドサービスを利用してやり取りを行うケース（例えば、請求書を共有するのに相手方にURLのついたメールを送信し、それをクリックするとクラウドサービスのサイトに飛び、請求書がダウンロードできる。） | |
| ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用するケース | |
| USBメモリ等の記録媒体を介して受領するケース | |
| ＥＤＩシステムを利用するケース | |
| 利用明細や支払明細 | クレジットカードや交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用するケース |
備品等をAmazonで購入しているというケースは相当多いでしょうから、ほとんどの事業者の方が対応を迫られることが予想されます。
我が社もAmazonで備品等を購入していますので、対応する必要があるのはわかりました。
具体的にどのように電子保存すればいいのでしょうか。
具体的には２つの方法があります。
❶ 原則的な方法（３つの保存要件）
❷ 猶予措置（税務職員に提示できればOK）
改正電子帳簿保存法は、これらの電子取引データを一定の要件にしたがって電子的に保存することを求めています。
大きく２つの方法があり、それぞれについて解説します。
1-2 原則的な電子保存の方法とは（３つの要件）
電子取引データをそのまま電子的に保存するために電子帳簿保存法では、原則的な方法として次の３つの要件を満たすことが求められています。
- コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付け
- 不正な改ざん防止策を講じる
- 検索機能の確保
１つ目のコンピュータ、ディスプレイ、カラープリンタの備え付けは、税務調査のときに調査官が電子保存された電子取引データを確認する必要があるために、これらの備え付けが求められています。
そもそも領収書等の電子取引データを確認する際には、コンピュータとディスプレイがなければ確認しようがありませんので、これはみなさん持っているでしょう。
プリンタについては、実際に備え付けがない場合でも近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができればプリンタの備え付けがされていると取り扱って良いことになっています。速やかに出力できない場合は、プリンタを購入する必要があります。
1つ目の要件は容易に満たせると思います。
２つ目の不正な改ざん防止策を講じるについては、PDFの領収書や請求書などの電子取引データは容易に改ざんが可能で、しかも改ざんが行われたものかどうかの判断が難しいため、改ざんを防止する対策を講じることが求められています。
この時点では深く掘り下げる必要はありませんが、詳しく知りたい方は次の記事を参照してください。
３つ目は、やはり税務調査の際に、確認が必要な請求書や領収書等の電子取引データを容易に検索でき、すぐに確認できるように電子取引データの検索機能を設けることが求められています。
3つ目も、この時点では深く掘り下げる必要はありませんが、詳しく知りたい方は次の記事を参照してください。
うわぁー
なんか難しそうですねぇー
そうなんです。この要件をすべて満たすのは相当ハードルが高いです。
そこで国税庁は全事業者に電子保存をやってもらうために、この要件がすべて免除される猶予措置を設けました。
ここは要チェックです！
1-3 原則的な3つの要件が免除される猶予措置とは
猶予措置とは次のとおりです。
税務職員からの求めに応じて、次の２点を提示又は提出することができるようにしている。
・その電子取引データ
・その電子取引データが書面で作成された場合に準じた形式で出力した書面
国税庁の電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問62では、この猶予措置の適用に関して次のような解説があります。
「保存時に満たすべき要件に従って保存をすることができなかったことに関する相当の理由（システム等や社内でのワークフローの整備が間に合わない等の理由）を確認させていただく場合もありますが、仮に税務調査等の際に、税務職員から確認等があった場合には、各事業者における対応状況や今後の見通しなどを具体的にご説明いただければ差し支えありません。」
と、かなり柔軟に対応する姿勢が垣間見えます。
この猶予措置について詳しく知りたい場合は、次の記事をご参照ください。
税務職員に取引データを提出できるようにしていれば、電子保存さえしていればOKということですね。
ちなみに原則的な方法の３要件もやらず、税務職員にも取引データを提出しなかったり、そもそも電子保存をせずに紙で保存していたらどうなるんですか？
直接の罰則はありませんが、青色申告を提出している事業者は、青色申告の承認取り消しという可能性があります。
ただし、これは最悪の場合で、故意でなければ取り消されることはよほどのことがなければないでしょう。
1-4 電子帳簿保存法の電子保存の罰則とは
前述の電子帳簿保存法で定める２つの方法で電子保存をおこなっていなかったり、そもそも電子的な保存をしておらず紙に印刷して保存していたらどうなるかも確認しておきましょう。
要件に従っていなかったり、紙で保存していた場合は、税法で決められている保存すべき帳簿書類が保存できていないことを意味します。
つまり、税務上大きな問題となるのは青色申告の取り消しの可能性が浮上してきます。
1-4-1 青色申告取り消し
青色申告の要件として、法定の帳簿の備え付けと一定期間の帳簿書類の保存が必要になりますが、それが法令どおりに行われていないことになりますので、要件に違反しており、取消しの理由になりえます。
ただし、これは最悪のケースです。
青色申告の取り消しは、よほど悪質な場合でないと実際に行われることは少ないものです。
電子保存しないことによる青色申告取り消しについては、電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】問65（国税庁）において、次のように厳しくは適用していかない旨の解説があります。
青色申告の承認の取消しについては、違反の程度等を総合勘案の上、真に青色申告書を提出するにふさわしくないと認められるかどうか等を検討した上、その適用を判断して います。 – 略 – その申告内容の適正性については、税務調査において、納税者からの追加的な説明や資料提出、取引先の情報等を総合勘案して確認することとなります。
このように猶予措置は、広く適用されるものと考えられていますので、2024年１月からの義務化される電子取引データの電子帳簿保存法は、恐れる必要はないことをご理解いただけたと思います。
電子帳簿保存法のルールにしたがって電子保存していない場合は、経費としても認められないという噂もあったりしますが、そのことについても国税庁が見解を述べています。
税務調査においても経費として認められないことになるのではないかと心配している方が見られます。
しかし、これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳 されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにもかかわらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。
ただし、法律上は、青色申告の承認を取り消し自由に該当しますので、その可能性があるということは覚えておいたほうがよいでしょう。
次に、罰則で注意すべき点がもう一つあります。
1-4-2 重加算税の加重措置
請求書や領収書等の電子取引データを削除、改ざんするなどして、売上除外や経費の水増し、架空取引による経費計上が行われた場合は、通常の重加算税（原則35%）に10%が加重されます。
従来の紙での保存よりもデータを改ざんされるリスクが比較的高いということで、それを防止するために電子取引データを隠匿したり、改ざんしたりした場合は、重加算税が増えるという措置が講じられました。
これは、実際に不正計算をしなければ問題ありませんので、神経質になるような規定ではないかと思います。
私も2024年１月からは領収書等をデータでやりとりした場合には、2つの方法のいずれかで電子保存しなければいけないことがわかってきました。
実務では実際にどのように保存していくといいですか？
猶予措置が設けられたことにより、要件が緩和されたので、どの事業者でも対応できるものとなりましたが、要件が厳しくないとなるとそれはそれでどうやって保存すればいいのか？ぼーんやりとしてきますよね。
これから実務で電子保存する具体的な方法について解説していきます。
２ 2024年１月からの電子帳簿保存法の義務化に対応する４つの方法
領収書等の取引データを電子保存する方法は主に４つ挙げられます。
取引データを電子保存する４つの方法
- 自分でクラウドにフォルダを作って保存する方法
- クラウド会計ソフトの金融機関連携機能を使って取引明細を取り込む方法
- 電子取引データの一元管理ソフトを使う方法
- 取引履歴等のデータが保存されているサービス内で保存する方法
前提としてこれから解説するいずれの方法であっても前述の猶予措置を必ず使う可能性があります。
そこで、猶予措置の条件として「税務職員からの求めに応じて、取引データを提示又は提出することができるようにしている。」というものがありますので、税務職員から「この領収書データを見せてください。」とパソコン等を見られるのが絶対に嫌だという方はこれからの方法で対応することは難しい、ということを先に断っておきます。
一つ一つ確認していきましょう。
2-1 自分でクラウドにフォルダを作って保存する方法
最初に紹介する方法は、特別なソフトを使わずにコストをかけず、手軽に電子保存する方法です。
電子保存が必要なデータを受領したり交付したりした場合に、まず電子保存する場所が必要になります。
領収書等の電子取引データを保存する先は、クラウドストレージをおすすめします。
2-1-1 クラウドストレージに保存しよう
クラウドストレージに保存する理由としては、パソコンのハードディスクやUSBメモリ等に保存した場合に、税務書類の保存期間（個人事業主７年、法人最大10年）にわたって保存することが難しいためです。
パソコンはいつ何時クラッシュするかもわかりません。
10年前のUSBが使用できる保証もありません。
こんな不確かなものに保存義務のある税務書類を託せるでしょうか？
私は無理です。
クラウドストレージとは、オンライン上でファイル共有ができるサービスです。
インターネットなどのネットワークに接続されたコンピューター（サーバー）にあるストレージ（保管場所）にファイルを格納でき、そのサービスにログインすることでどこにいても同じファイルにアクセスできるのが特徴です。
万が一に備え複数拠点でデータを保管します。拠点間でデータを同期させることで、1カ所のデータセンターがダメージを受けてもデータの消失を防ぐしくみを作っているので、データが消失するリスクは自身のハードディスク等で保管するリスクとは比較にならないほど小さくなります。
代表的なクラウドストレージは、マイクロソフトのOneDrive、Googleドライブ、アップルのiCloudやDropboxなどが挙げられます。
一定容量までは無料で利用でき、それ以上は容量により料金プランがあるのが一般的です。
クラウドに適当にデータをアップロードしておけばOKということですね。
いいえ、違います。
猶予措置を適用すれば、金額、日付、取引先での検索要件はなくなりますが、そもそも猶予措置を適用する場合、税務職員に聞かれた時にそのデータを見つけて提示する必要があります。
また、自分で帳簿付けする時や申告書を作成する時に領収書等を後から見返すこともあります。
このような時にすぐに見つけられないというのは困りものですよね。
2-1-2 探しやすいようなフォルダ構成とファイル名にしよう
取引データは、適当に保存するのではなく、次の理由から一定のルールを設けて保存するようにします。
- 猶予措置を適用した場合に、税務職員の求めに応じてデータを提示する必要があるので、データを見つけやすいようにする
- 帳簿付けや申告書作成時などで領収書等のデータを後から見返すときに見つけやすいようにする
以上の理由から、最低限次のことをするようにします。
❶ クラウドストレージに作成する保存用フォルダは最低でも「年度ごと」と「月ごと」に分ける
❷ ファイル名に最低でも取引年月日と取引先を入れる（例「年月日_取引先」）
❶ 次のように年度ごとにフォルダを作成し、年度の中も１２ヶ月分のフォルダに分けるようにしましょう。
❷ ファイル名をそのクラウドストレージ内で検索のしやすいような名前にします。
例えば「20240125_アマゾンジャパン合同会社」。
「2023年度」フォルダ内で「20240125」で検索してみた結果の例が次の画像です。
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とても詳しい。もっと多くの人が見ればいいのに。