経理の現場では、電子帳簿保存の知識は必要不可欠になっている時代です！
それはなぜでしょう？
そもそも電子帳簿保存というのは、会社や個人事業主には、確定申告をするにあたって、取引の証拠書類や帳簿書類を保存する義務が課せられているわけですが、これらの書類を紙で保存するのではなく、一定のルールに従ってデータで保存するというものです。
この電子帳簿保存の知識が必要不可欠になった理由が、❶オンライン上で領収書や請求書などの証拠書類がやり取りされた場合には、それをデータで保存することが義務付けられたからです。（義務の規定）
ECサイトなどで商品を購入すると領収書をダウンロードできます。これを印刷して保存するというのは、2024年１月からは認められなくなったのです。
そのため全事業者が電子帳簿保存に関係することになりました。
このような理由から電子帳簿保存の知識は事業者にとっては必要不可欠になりました。
これを電子帳簿保存の中でも❶「電子取引データの保存」と呼びます。
これとは別に❷紙でやり取りした領収書やレシートを写真データにして、データで保存したいというニーズもあります。（これを「スキャナ保存」と呼びます。）
また、❸総勘定元帳や仕訳日記帳のような帳簿は会計ソフトで作成するのが普通です。これを印刷して保存するというのは、かなりの手間だと感じます。データのまま、あるいはPDF出力してデータで保存したいというニーズもあります。（この記事では「帳簿類の電子保存」と呼びます。）
これら❷と❸は、一定のルールの元で、紙での保存に代えてデータで保存して良いことになっています（任意の規定）。
これらの２つのデータによる電子保存（❷と❸）は、ルールに則って保存すれば認められるという制度になっています。
一方、オンラインでやり取りした証拠書類の方はデータで保存するのが義務です（❶）。
このように電子帳簿保存には３つの種類があります。
| 電子帳簿の種類 | 内容 | 実施 |
|---|---|---|
| ❶電子取引データの保存 | オンラインでやり取りした領収書や請求書をデータのままで保存する | 強制 |
| ❷スキャナ保存 | 紙の領収書や請求書を写真やスキャナでデータ化して保存する | 任意 |
| ❸帳簿類の電子保存 | 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等）をデータで保存する | 任意 |
強制される❶電子取引データの保存だけでなく、電子保存は任意になっている❷スキャナ保存と❸帳簿類の電子保存についても実現できると経理の現場ではかなりの効率化になります。いずれも是非自社に取り入れたいところです。
ここでは、これら３つの電子帳簿保存のルールの押さえておくべき基礎知識と全力シリーズでどうやって楽々クリアしていくかを解説します。
目次
１ 全力会計の金融機関連携と全力電子帳簿で電子取引データの電子保存を攻略
ECサイトの領収書はデータで保存が義務だったよな。
毎月それなりに購入しているから購入履歴から領収書をダウンロードするのが結構たいへんだな。
そうとも限りませんよ。
新米さんは全力会計を使っていますよね。新米さんの会社が消費税の免税事業者や簡易課税制度を適用している場合は、何もしなくて大丈夫だったりしますよ。
電子取引データの電子保存は、全事業者に強制的に適用されます。
まずは、強制的に電子保存しなくてはならない対象となる取引書類は、どういうものかを把握しましょう。
1-1 電子取引データの保存の対象
電子取引データの保存の対象
注文書、契約書、送り状、請求書、領収書、見積書等をメールや何らかのシステム等を使って電子的にやり取りした場合のそれらのデータ。
これらのデータを受信した側だけでなく、送付した側も保存義務がある。
所得税法及び法人税法では、取引に関して相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、請求書、領収書、見積書等や相手方に交付したこれらの書類の写しを取引の証拠書類として保存義務が定められています。
これらの取引情報を、紙ではなく、メールや何らかのシステム等を使って電子的にやり取りした場合に、電子保存の対象になります。
これだけでは、イメージしにくいと思いますので、具体例を見ていきましょう。
| 電子保存する対象書類 | 具体的ケース |
|---|---|
など | 電子メールで受領 |
| Amazonや楽天などのASPからモノを購入した場合に、そのサイトからダウンロード | |
| インターネットのホームページ上に表示された領収書等のスクリーンショットを利用するケース | |
| クラウドサービスを利用してやり取りを行うケース（例えば、請求書を共有するのに相手方にURLのついたメールを送信し、それをクリックするとクラウドサービスのサイトに飛び、請求書がダウンロードできる。） | |
| ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用するケース | |
| USBメモリ等の記録媒体を介して受領するケース | |
| ＥＤＩシステムを利用するケース | |
| 利用明細や支払明細 | 銀行口座の明細やクレジットカード、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用するケース |
これらに該当する証拠書類となるデータをやりとりした場合には、これらの証拠書類をデータのままで保存する必要があります。
電子保存するには、ルールがあると言っていましたが、どのようなルールがあるのでしょう。
電子取引データの保存に関するルールは大きく３つあります。
1-2 電子取引データを保存するための３要件
- コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付けること
- 不正な改ざん防止策を講じること
- 検索機能の確保すること
1-2-1 （要件１）コンピュータ、ディスプレイ、カラープリンタの備え付け
１つ目の要件であるコンピュータ、ディスプレイ、カラープリンタの備え付けは、税務調査のときに調査官が電子保存された電子取引データを確認する必要があるために、これらの備え付けが求められています。
そもそも領収書等の電子取引データを確認する際には、コンピュータとディスプレイがなければ確認しようがありませんので、特に用意する必要なくあるものかと思います。
プリンタについては、実際に備え付けがない場合でも近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができればプリンタの備え付けがされていると取り扱って良いことになっています。速やかに出力できない場合は、プリンタを購入する必要があります。
1-2-2 （要件２）不正な改ざん防止策を講じる
２つ目の要件である不正な改ざん防止策を講じるについては、PDFの領収書や請求書などの電子取引データは容易に改ざんが可能で、しかも改ざんが行われたものかどうかの判断が難しいため、改ざんを防止する対策を講じることが求められています。
改ざん防止策は、以下の４つのうちからいずれかの対策がなされている必要があります。
４つの改ざんを防止策
- タイムスタンプが付与された後の授受
- ７営業日以内に（又は条件によって最長２ヶ月＋７営業日以内に）タイムスタンプを付与する
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないクラウドサービス等を利用して取引データをやりとりする
電子帳簿保存用ソフトの全力電子帳簿は、一番柔軟に対応できる3つ目の「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」で改ざん防止策を講じています。
「訂正削除の防止に関する事務処理規程」が自動作成され、全力電子帳簿での操作がこの規程に則った形で行われるようになっています。
改ざん防止策については、以下の記事で詳しく解説しています。
1-2-3 （要件３）検索機能の確保
3つ目の要件である検索機能の確保については、以下の３つの検索ができる必要があります。
３つの検索機能の確保
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先で検索できる
- 日付又は金額は、その範囲を指定して条件できる
- ２以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できる
もちろん全力電子帳簿はこの要件を満たしています。
また、後述する全力会計もこの要件を満たしています。
色々要件があるのは、わかりました。
でも全力電子帳簿を使っていれば、これらの要件をすべて満たすということで安心しました。
難しいことを覚えておかなくていいということですね。
そうです、全力電子帳簿（と全力会計）があれば恐れるに足りません。
以下のことだけ頭に入れておいてもらえれば❶電子取引データの保存はバッチリです。
- オンラインでやり取りした領収書や請求書などの証拠書類は電子保存しなければならない
- 電子保存を全力電子帳簿で行う
では、電子取引データの保存をシステムを使ってどのように行っていくかを解説しましょう。
1-3 全力シリーズのソフトを使って電子取引データをどのように保存するか
電子取引データの電子保存は、全力電子帳簿と全力会計を使って行なっていきます。
２タイプの事業者に分けて電子取引データのどのように効率的に電子保存していくかを解説します。
| 消費税の免税事業者または簡易課税を適用 | 左以外の事業者（消費税を原則課税で申告） |
|---|---|
① 金融機関連携している明細で保存 | ① 金融機関連携している明細で保存 ② ①以外の取引データと①の中でもインボイスは全力電子帳簿にアップロード |
両者に共通している「金融機関連携している明細で保存」する方法について解説します。
1-3-1 金融機関連携している明細で電子帳簿保存する
例えば銀行口座やクレジットカードの明細などをオンラインで取得できる場合は、それはデータのままで保存しなければなりません。
そうすると、オンラインの明細をPDF形式などで出力して保存するという形になりますか？
普通はそう思いますよね？
でも全力会計を使っている場合には、金融機関連携という機能を使って連携している明細については、それを持って電子保存していることになります。
それはどういうことでしょう？
詳しく教えてください。
全力会計には、金融機関連携という機能があります。
全力会計でいう金融機関連携とは、次の５つの金融機関等の取引明細データをAccount Trackerを通じて取得することができる機能をいいます。
- 銀行口座法人
- 銀行口座個人
- クレジットカード
- 電子マネー（モバイルSuica、楽天edyなど）
- ECショップ（Amazon Business、楽天市場など）
具体的にどのような金融機関等と連携できるかは、対応金融機関一覧をご覧ください。
例えば、銀行の明細をオンラインで取得できるサービスを利用していない場合は、Account Trackerに連携させることはできません。
この全力会計の金融機関連携を使えば、全力会計内で電子帳簿保存法の要件にしたがって取引明細データを保存していることになります。
（金融機関連携の取引明細画面 電子マネーの電子保存の例）
全力会計では、金融機関連携により取引明細を取得した場合には、上記のようにデータを保存しています。
これは、以下の電子取引データの電子帳簿保存法の要件を満たしています。
- 改ざん防止策を講じている（訂正削除ができないシステムを利用して電子取引データをやりとりする）
- 検索機能の確保（取引日・取引先・金額）
金融機関連携機能で取得したデータが上の画像の画面上に表示されます。この画面が電子帳簿保存法で求められる要件を満たして保存していることになります。
金融機関連携機能は、取引データを使って簿記の知識なしで仕訳を登録できることが便利だと思っていましたが、それに加え、オンラインの取引データをわざわざ取得せずに電子保存が終わっているという便利機能にもなっているのですね！Great！
金融機関連携の詳しい機能については、以下のマニュアルを参照してください。
全力会計では、オンラインでの以下の取引データを金融機関連携により取得できます。
- 銀行口座法人
- 銀行口座個人
- クレジットカード
- 電子マネー（モバイルSuica、楽天edyなど）
- ECショップ（Amazon Business、楽天市場など）
全力会計で金融機関連携した取引データについては、連携した時点で取引データの電子保存が電子帳簿保存法のルールに従った形でできていることになります。
全力会計で金融機関連携したデータは、全力会計上で電子保存されているので、ECサイトで購入した履歴をわざわざ出力して保存することはないということになるのですね。
そういうことです。
電子取引データの電子保存の基本がこれ（金融機関連携機能で電子保存）になります。
次は応用編です。
金融機関連携していないものやインボイスはどうなる？という部分で、
消費税を納税する必要のない免税事業者や消費税の申告に簡易課税を適用している事業者と、そうでない消費税を原則課税で申告している事業者で電子保存ですべきことが違ってくるので、両者を分けて解説します。
金融機関連携以外で電子取引データをどのように電子保存するかを端的に言うと以下のようになります。
| 消費税の免税事業者または簡易課税を適用 | 左以外の事業者（消費税を原則課税で申告） |
|---|---|
| 金融機関連携している取引以外でオンラインでやりとりした取引データを全力電子帳簿にアップロード |
|
1-3-2 免税事業者or簡易課税適用事業者の場合の電子保存の方法
消費税を納税する必要のない免税事業者や消費税の申告に簡易課税を適用している事業者の場合は、ずばり、金融機関連携しているオンラインの取引データ以外は、全力電子帳簿を使って電子保存します。
全力電子帳簿を使っての電子帳簿保存
例えばメールで領収書を受領したような場合には、全力電子帳簿で「新しい書類の保存」ボタンから取引データをアップロードして必要事項を入力して保存します。
金融機関連携している金融機関を通さない取引の場合は、そのデータを全力電子帳簿にアップロードして登録すればいいのですね！
そうです。
全力電子帳簿は、取引データをアップロードしたらOCRとAIで取引年月日、取引金額、取引先、摘要欄を自動で取得するので、手間要らずです。
さらに便利機能としてそのまま、借方貸方を意識することなく仕訳登録ができちゃいますので、効率的に経理処理を行えるんです！
全力電子帳簿を使っての仕訳登録
全力電子帳簿では、電子帳簿保存を行なった流れで、そのまま仕訳登録ができます。
勘定科目や税区分もAIで推測した値が入力されます。
STEPにしたがって入力を進めるだけで、仕訳が登録されているんですね。
簿記を知らなくても仕訳ができちゃうんですね！
電子帳簿保存もOCRやAI機能を使って簡単に入力できる上に、仕訳登録まで簿記要らずで楽々できてしまうんです！
1-3-3 消費税を原則課税で申告している事業者の場合の電子保存の方法
消費税を原則課税で申告している事業者の場合は、オンライン上でやりとりした取引データを全力会計の金融機関連携機能で電子保存した上で、以下の取引データについては、全力電子帳簿を使って電子保存します。
- 金融機関連携している金融機関を通さない取引でオンライン上で行った取引データ
- 金融機関連携している取引データのうちインボイスに該当する取引データ
金融機関連携で保存した取引データ以外を全力電子帳簿で保存するのに加えて、金融機関連携で保存した取引データでも、インボイスに該当する場合は、それも全力電子帳簿で保存する必要があるのですね。
インボイスとは
2023年10月１日からスタートした制度。
インボイス発行事業者として国税庁に登録を行った事業者により次の事項が記載された請求書や領収書の交付を受けて、それを保存することで、消費税の仕入税額控除にできるという制度。
| 記載の必要な項目 | |
|---|---|
| ❶ | インボイス発行事業者の名称と登録番号 |
| ❷ | 取引年月日 |
| ❸ | 取引内容（軽減税率の対象である旨も） |
| ❹ | 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率 |
| ❺ | 税率ごとに区分した消費税額等 |
| ❻ | 書類の交付を受ける事業者の名称 ※不特定多数の場合は不要 |
インボイスがどのような制度かは以下の記事で詳しく解説しています。
消費税を原則課税で申告する場合は、インボイスを保存することで、支払った消費税全額を仕入税額控除として計算できるために、インボイスの保存は必須になります。
金融機関連携して取得した取引明細だけでは、このインボイスの記載事項がすべて記載されていないので、インボイスを電子保存していることにはなりません。
支払った消費税を全額仕入税額控除に入れて計算するために、金融機関連携で保存しているデータではインボイスとしては不十分なので、インボイスを全力電子帳簿で保存するということです！
金融機関連携で取引明細を取得した場合でも以下のように全力電子帳簿に登録が必要です。
【インボイスの電子帳簿保存】
電子取引データの電子保存の対応については、以上です。
続いていわゆる電子帳簿保存のもう一つの形態であるスキャナ保存を全力電子帳簿を使って効率的に経理していくかを解説していきます。
２ 全力電子帳簿でスキャナ保存＋仕訳登録
支払いの時にもらう領収書なんかを写真に撮って、それを会計ソフトにアップロードして仕訳登録までしていきたいとおもっているんですよ。
写真に撮れば、紙の領収書を取っておかなくてもいいし、スマートなやり方ですよね。
そうですね、そんな感じに経理を進められるととても効率的ですよね。
でも実は、交付された領収書を写真に撮って会計ソフトにアップロードすれば、なんでもかんでも領収書を捨てていいわけではないんですよ。
電子取引データの電子保存同様、紙で受領した証拠書類をスマホやスキャナでデータ化して保存するためのルールが電子帳簿保存法に規定されています。
え、そうなんですか!?
てっきりデータで保存してあるから元々の領収書は捨ててしまっていいと思っていました。
これも電子帳簿保存でルールどおりに保存する必要があるのですね。
すでに解説したオンラインでやり取りした電子取引データを証拠書類としてそのまま電子保存するのとは異なり、元々は紙で受領した取引の証拠書類をスマホやスキャナでデータ化してそれを保存するところに今回の違いがあります。
そしてこちらは、電子取引データの電子保存が義務であったのと異なり、ルールにしたがって電子保存すれば、それを証拠書類と認めるよ。（元々の紙のデータは捨ててもOK）という制度です。
これを電子帳簿保存の中で「スキャナ保存」と呼びます。
「スキャナ保存」ですか。
全力会計と全力電子帳簿のユーザーである私は、どうやって攻略していけばいいのでしょうか。
スキャナ保存は、主に全力電子帳簿を使います。
全力電子帳簿を使えば、簡単に電子保存もでき、簿記を意識することなく仕訳登録までできます。
2-1 電子帳簿保存法のスキャナ保存を理解する
まずは、電子帳簿保存法でいうところのスキャナ保存というものがどういうものかを理解しましょう。
2-1-1 スキャナ保存とは
ルールに則ってデータで電子保存することで、元々の証拠書類を破棄することができます。
オンライン上で領収書や請求書をデータでやりとりしたものをデータのままで保存しなければならないというのが「電子取引データの保存」であるのに対し、「スキャナ保存」は実際には紙で領収書や請求書をやり取りしたものをデータにしてそれを電子保存するという違いがあります。
| 電子保存の種類 | 電子取引データの保存 | スキャナ保存 |
|---|---|---|
| 内容 | データでやり取りした証拠書類をデータのままで保存する | 紙でやり取りした証拠書類をデータにして保存する。 |
| 適用の仕方 | 強制 | 任意 |
2-1-2 スキャナ保存の対象となる書類
保存義務のある書類をすべてスキャナ保存できるかというとそうではありません。
- 取引に関して、相手方から受け取った領収書、注文書、契約書、送り状、見積書その他これらに準ずる書類
- 自己の作成した上記の書類でその写しのあるものはその写し
【対象とならない書類】決算書や帳簿類
- 棚卸表、損益計算書や貸借対照表等の決算関係書類
- 仕訳帳や総勘定元帳等の帳簿類
スキャナ保存の対象となるのは原則取引に関係する証拠書類で、帳簿類はできないこととなっています。
2-1-3 スキャナ保存の要件
スキャナ保存は、単に証拠書類を写真にして適当に保存しているだけでは、認められません。
- 一定の期間内に改ざん防止策が講じられた方法で保存すること
- 一定のディスプレイとカラープリンタの用意すること
- 検索機能の確保すること
- 一定の解像度のカラー画像であること
【要件１】一定の期間内に改ざん防止策が講じられた方法で保存する
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