経理の現場では、電子帳簿保存の知識は必要不可欠です。
そもそも電子帳簿保存というのは、会社や個人事業主には、確定申告をするにあたって、取引の証拠書類や帳簿書類を保存する義務が課せられているわけですが、これらの書類を紙で保存するのではなく、一定のルールに従ってデータで保存するというものです。
この電子帳簿保存の知識が必要不可欠になった理由が、❶オンライン上で領収書や請求書などの証拠書類がやり取りされた場合には、それをデータで保存することが義務付けられたからです。（義務の規定）
ECサイトなどで商品を購入すると領収書をダウンロードできます。これを印刷して保存するというのは、2024年１月からは認められなくなったのです。
そのため全事業者が電子帳簿保存に関係することになりました。
このような理由から電子帳簿保存の知識は事業者にとっては必要不可欠になりました。
これを電子帳簿保存の中でも❶「電子取引データの保存」と呼びます。
これとは別に❷紙でやり取りした領収書やレシートを写真データにして、データで保存したいというニーズもあります。（これを「スキャナ保存」と呼びます。）
また、❸総勘定元帳や仕訳日記帳のような帳簿は会計ソフトで作成するのが普通です。これを印刷して保存するというのは、かなりの手間だと感じます。データのまま、あるいはPDF出力してデータで保存したいというニーズもあります。（この記事では「帳簿類の電子保存」と呼びます。）
これら❷と❸は、一定のルールの元で、紙での保存に代えてデータで保存して良いことになっています（任意の規定）。
これらの２つのデータによる電子保存（❷と❸）は、ルールに則って保存すれば認められるという制度になっています。
一方、オンラインでやり取りした証拠書類の方はデータで保存するのが義務です（❶）。
このように電子帳簿保存には３つの種類があります。
| 電子帳簿の種類 | 内容 | 実施 |
|---|---|---|
| ❶電子取引データの保存 | オンラインでやり取りした領収書や請求書をデータのままで保存する | 強制 |
| ❷スキャナ保存 | 紙の領収書や請求書を写真やスキャナでデータ化して保存する | 任意 |
| ❸帳簿類の電子保存 | 帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳等）をデータで保存する | 任意 |
強制される❶電子取引データの保存だけでなく、電子保存は任意になっている❷スキャナ保存と❸帳簿類の電子保存についても実現できると経理の現場ではかなりの効率化になります。いずれも是非自社に取り入れたいところです。
これら３つの電子帳簿保存は全力会計と全力電子帳簿を利用することで難なく実現することができます。
ここでは、これら３つの電子帳簿保存のルールの押さえておくべき基礎知識と全力シリーズでどうやって楽々クリアしていくかを解説します。
目次
１ 全力会計の金融機関連携と全力電子帳簿で電子取引データの電子保存を攻略
ECサイトの領収書はデータで保存が義務だったよな。
毎月それなりに購入しているから購入履歴から領収書をダウンロードするのが結構たいへんだな。
そうとも限りませんよ。
新米さんは全力会計を使っていますよね。新米さんの会社が消費税の免税事業者や簡易課税制度を適用している場合は、何もしなくて大丈夫だったりしますよ。
電子取引データの電子保存は、全事業者に強制的に適用されます。
まずは、強制的に電子保存しなくてはならない対象となる取引書類は、どういうものかを把握しましょう。
1-1 電子取引データの保存の対象
電子取引データの保存の対象
注文書、契約書、送り状、請求書、領収書、見積書等をメールや何らかのシステム等を使って電子的にやり取りした場合のそれらのデータ。
これらのデータを受信した側だけでなく、送付した側も保存義務がある。
所得税法及び法人税法では、取引に関して相手方から受け取った注文書、契約書、送り状、請求書、領収書、見積書等や相手方に交付したこれらの書類の写しを取引の証拠書類として保存義務が定められています。
これらの取引情報を、紙ではなく、メールや何らかのシステム等を使って電子的にやり取りした場合に、電子保存の対象になります。
これだけでは、イメージしにくいと思いますので、具体例を見ていきましょう。
| 電子保存する対象書類 | 具体的ケース |
|---|---|
など | 電子メールで受領 |
| Amazonや楽天などのASPからモノを購入した場合に、そのサイトからダウンロード | |
| インターネットのホームページ上に表示された領収書等のスクリーンショットを利用するケース | |
| クラウドサービスを利用してやり取りを行うケース（例えば、請求書を共有するのに相手方にURLのついたメールを送信し、それをクリックするとクラウドサービスのサイトに飛び、請求書がダウンロードできる。） | |
| ペーパレス化されたＦＡＸ機能を持つ複合機を利用するケース | |
| USBメモリ等の記録媒体を介して受領するケース | |
| ＥＤＩシステムを利用するケース | |
| 利用明細や支払明細 | 銀行口座の明細やクレジットカード、交通系ＩＣカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用するケース |
これらに該当する証拠書類となるデータをやりとりした場合には、これらの証拠書類をデータのままで保存する必要があります。
電子保存するには、ルールがあると言っていましたが、どのようなルールがあるのでしょう。
電子取引データの保存に関するルールは大きく３つあります。
1-2 電子取引データを保存するための３要件
- コンピュータ、ディスプレイとカラープリンタの備え付けること
- 不正な改ざん防止策を講じること
- 検索機能の確保すること
1-2-1 （要件１）コンピュータ、ディスプレイ、カラープリンタの備え付け
１つ目の要件であるコンピュータ、ディスプレイ、カラープリンタの備え付けは、税務調査のときに調査官が電子保存された電子取引データを確認する必要があるために、これらの備え付けが求められています。
そもそも領収書等の電子取引データを確認する際には、コンピュータとディスプレイがなければ確認しようがありませんので、特に用意する必要なくあるものかと思います。
プリンタについては、実際に備え付けがない場合でも近隣の有料プリンタ等により税務職員の求めに応じて速やかに出力するなどの対応ができればプリンタの備え付けがされていると取り扱って良いことになっています。速やかに出力できない場合は、プリンタを購入する必要があります。
1-2-2 （要件２）不正な改ざん防止策を講じる
２つ目の要件である不正な改ざん防止策を講じるについては、PDFの領収書や請求書などの電子取引データは容易に改ざんが可能で、しかも改ざんが行われたものかどうかの判断が難しいため、改ざんを防止する対策を講じることが求められています。
改ざん防止策は、以下の４つのうちからいずれかの対策がなされている必要があります。
４つの改ざんを防止策
- タイムスタンプが付与された後の授受
- ７営業日以内に（又は条件によって最長２ヶ月＋７営業日以内に）タイムスタンプを付与する
- 訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け
- データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないクラウドサービス等を利用して取引データをやりとりする
電子帳簿保存用ソフトの全力電子帳簿は、一番柔軟に対応できる3つ目の「訂正削除の防止に関する事務処理規程の備付け」で改ざん防止策を講じています。
「訂正削除の防止に関する事務処理規程」が自動作成され、全力電子帳簿での操作がこの規程に則った形で行われるようになっています。
改ざん防止策については、以下の記事で詳しく解説しています。
1-2-3 （要件３）検索機能の確保
3つ目の要件である検索機能の確保については、以下の３つの検索ができる必要があります。
３つの検索機能の確保
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先で検索できる
- 日付又は金額は、その範囲を指定して条件できる
- ２以上の任意の記録項目を組み合わせて検索できる
もちろん全力電子帳簿はこの要件を満たしています。
また、後述する全力会計もこの要件を満たしています。
色々要件があるのは、わかりました。
でも全力電子帳簿を使っていれば、これらの要件をすべて満たすということで安心しました。
難しいことを覚えておかなくていいということですね。
そうです、全力電子帳簿（と全力会計）があれば恐れるに足りません。
以下のことだけ頭に入れておいてもらえれば❶電子取引データの保存はバッチリです。
- オンラインでやり取りした領収書や請求書などの証拠書類は電子保存しなければならない
- 電子保存を全力電子帳簿で行う
では、電子取引データの保存をシステムを使ってどのように行っていくかを解説しましょう。
1-3 全力シリーズのソフトを使って電子取引データをどのように保存するか
電子取引データの電子保存は、全力電子帳簿と全力会計を使って行なっていきます。
２タイプの事業者に分けて電子取引データのどのように効率的に電子保存していくかを解説します。
| 消費税の免税事業者または簡易課税を適用 | 左以外の事業者（消費税を原則課税で申告） |
|---|---|
① 金融機関連携している明細で保存 | ① 金融機関連携している明細で保存 ② ①以外の取引データと①の中でもインボイスは全力電子帳簿にアップロード |
両者に共通している「金融機関連携している明細で保存」する方法について解説します。
1-3-1 金融機関連携している明細で電子帳簿保存する
例えば銀行口座やクレジットカードの明細などをオンラインで取得できる場合は、それはデータのままで保存しなければなりません。
そうすると、オンラインの明細をPDF形式などで出力して保存するという形になりますか？
普通はそう思いますよね？
でも全力会計を使っている場合には、金融機関連携という機能を使って連携している明細については、それを持って電子保存していることになります。
それはどういうことでしょう？
詳しく教えてください。
全力会計には、金融機関連携という機能があります。
全力会計でいう金融機関連携とは、次の５つの金融機関等の取引明細データをAccount Trackerを通じて取得することができる機能をいいます。
- 銀行口座法人
- 銀行口座個人
- クレジットカード
- 電子マネー（モバイルSuica、楽天edyなど）
- ECショップ（Amazon Business、楽天市場など）
具体的にどのような金融機関等と連携できるかは、対応金融機関一覧をご覧ください。
例えば、銀行の明細をオンラインで取得できるサービスを利用していない場合は、Account Trackerに連携させることはできません。
この全力会計の金融機関連携を使えば、全力会計内で電子帳簿保存法の要件にしたがって取引明細データを保存していることになります。
（金融機関連携の取引明細画面 電子マネーの電子保存の例）
全力会計では、金融機関連携により取引明細を取得した場合には、上記のようにデータを保存しています。
これは、以下の電子取引データの電子帳簿保存法の要件を満たしています。
- 改ざん防止策を講じている（訂正削除ができないシステムを利用して電子取引データをやりとりする）
- 検索機能の確保（取引日・取引先・金額）
金融機関連携機能で取得したデータが上の画像の画面上に表示されます。この画面が電子帳簿保存法で求められる要件を満たして保存していることになります。
金融機関連携機能は、取引データを使って簿記の知識なしで仕訳を登録できることが便利だと思っていましたが、それに加え、オンラインの取引データをわざわざ取得せずに電子保存が終わっているという便利機能にもなっているのですね！Great！
金融機関連携の詳しい機能については、以下のマニュアルを参照してください。
全力会計では、オンラインでの以下の取引データを金融機関連携により取得できます。
- 銀行口座法人
- 銀行口座個人
- クレジットカード
- 電子マネー（モバイルSuica、楽天edyなど）
- ECショップ（Amazon Business、楽天市場など）
全力会計で金融機関連携した取引データについては、連携した時点で取引データの電子保存が電子帳簿保存法のルールに従った形でできていることになります。
全力会計で金融機関連携したデータは、全力会計上で電子保存されているので、ECサイトで購入した履歴をわざわざ出力して保存することはないということになるのですね。
そういうことです。
電子取引データの電子保存の基本がこれ（金融機関連携機能で電子保存）になります。
次は応用編です。
金融機関連携していないものやインボイスはどうなる？という部分で、
消費税を納税する必要のない免税事業者や消費税の申告に簡易課税を適用している事業者と、そうでない消費税を原則課税で申告している事業者で電子保存ですべきことが違ってくるので、両者を分けて解説します。
金融機関連携以外で電子取引データをどのように電子保存するかを端的に言うと以下のようになります。
| 消費税の免税事業者または簡易課税を適用 | 左以外の事業者（消費税を原則課税で申告） |
|---|---|
| 金融機関連携している取引以外でオンラインでやりとりした取引データを全力電子帳簿にアップロード |
|
1-3-2 免税事業者or簡易課税適用事業者の場合の電子保存の方法
消費税を納税する必要のない免税事業者や消費税の申告に簡易課税を適用している事業者の場合は、ずばり、金融機関連携しているオンラインの取引データ以外は、全力電子帳簿を使って電子保存します。
全力電子帳簿を使っての電子帳簿保存
例えばメールで領収書を受領したような場合には、全力電子帳簿で「新しい書類の保存」ボタンから取引データをアップロードして必要事項を入力して保存します。
金融機関連携している金融機関を通さない取引の場合は、そのデータを全力電子帳簿にアップロードして登録すればいいのですね！
そうです。
全力電子帳簿は、取引データをアップロードしたらOCRとAIで取引年月日、取引金額、取引先、摘要欄を自動で取得するので、手間要らずです。
さらに便利機能としてそのまま、借方貸方を意識することなく仕訳登録ができちゃいますので、効率的に経理処理を行えるんです！
全力電子帳簿を使っての電子帳簿保存
全力電子帳簿では、電子帳簿保存を行なった流れで、そのまま仕訳登録ができます。
勘定科目や税区分もAIで推測した値が入力されます。
STEPにしたがって入力を進めるだけで、仕訳が登録されているんですね。
簿記を知らなくても仕訳ができちゃうんですね！
電子帳簿保存もOCRやAI機能を使って簡単に入力できる上に、仕訳登録まで簿記要らずで楽々できてしまうんです！
1-3-3 消費税を原則課税で申告している事業者の場合の電子保存の方法
消費税を原則課税で申告している事業者の場合は、オンライン上でやりとりした取引データを全力会計の金融機関連携機能で電子保存した上で、以下の取引データについては、全力電子帳簿を使って電子保存します。
- 金融機関連携している金融機関を通さない取引でオンライン上で行った取引データ
- 金融機関連携している取引データのうちインボイスに該当する取引データ
金融機関連携で保存した取引データ以外を全力電子帳簿で保存するのに加えて、金融機関連携で保存した取引データでも、インボイスに該当する場合は、それも全力電子帳簿で保存する必要があるのですね。
インボイスとは
2023年10月１日からスタートした制度。
インボイス発行事業者として国税庁に登録を行った事業者により次の事項が記載された請求書や領収書の交付を受けて、それを保存することで、消費税の仕入税額控除にできるという制度。
| 記載の必要な項目 | |
|---|---|
| ❶ | インボイス発行事業者の名称と登録番号 |
| ❷ | 取引年月日 |
| ❸ | 取引内容（軽減税率の対象である旨も） |
| ❹ | 税率ごとに区分して合計した対価の額と適用税率 |
| ❺ | 税率ごとに区分した消費税額等 |
| ❻ | 書類の交付を受ける事業者の名称 ※不特定多数の場合は不要 |
インボイスがどのような制度かは以下の記事で詳しく解説しています。
消費税を原則課税で申告する場合は、インボイスを保存することで、支払った消費税全額を仕入税額控除として計算できるために、インボイスの保存は必須になります。
金融機関連携して取得した取引明細だけでは、このインボイスの記載事項がすべて記載されていないので、インボイスを電子保存していることにはなりません。
支払った消費税を全額仕入税額控除に入れて計算するために、金融機関連携で保存しているデータではインボイスとしては不十分なので、インボイスを全力電子帳簿で保存するということです！
金融機関連携で取引明細を取得した場合でも以下のように全力電子帳簿に登録が必要です。
【インボイスの電子帳簿保存】
電子取引データの電子保存の対応については、以上です。
続いていわゆる電子帳簿保存のもう一つの形態であるスキャナ保存を全力電子帳簿を使って効率的に経理していくかを解説していきます。
２ 全力電子帳簿でスキャナ保存＋仕訳登録
支払いの時にもらう領収書なんかを写真に撮って、それを会計ソフトにアップロードして仕訳登録までしていきたいとおもっているんですよ。
写真に撮れば、紙の領収書を取っておかなくてもいいし、スマートなやり方ですよね。
そうですね、そんな感じに経理を進められるととても効率的ですよね。
でも実は、交付された領収書を写真に撮って会計ソフトにアップロードすれば、なんでもかんでも領収書を捨てていいわけではないんですよ。
電子取引データの電子保存同様、紙で受領した証拠書類をスマホやスキャナでデータ化して保存するためのルールが電子帳簿保存法に規定されています。
え、そうなんですか!?
てっきりデータで保存してあるから元々の領収書は捨ててしまっていいと思っていました。
これも電子帳簿保存でルールどおりに保存する必要があるのですね。
すでに解説したオンラインでやり取りした電子取引データを証拠書類としてそのまま電子保存するのとは異なり、元々は紙で受領した取引の証拠書類をスマホやスキャナでデータ化してそれを保存するところに今回の違いがあります。
そしてこちらは、電子取引データの電子保存が義務であったのと異なり、ルールにしたがって電子保存すれば、それを証拠書類と認めるよ。（元々の紙のデータは捨ててもOK）という制度です。
これを電子帳簿保存の中で「スキャナ保存」と呼びます。
「スキャナ保存」ですか。
全力会計と全力電子帳簿のユーザーである私は、どうやって攻略していけばいいのでしょうか。
スキャナ保存は、主に全力電子帳簿を使います。
全力電子帳簿を使えば、簡単に電子保存もでき、簿記を意識することなく仕訳登録までできます。
2-1 電子帳簿保存法のスキャナ保存を理解する
まずは、電子帳簿保存法でいうところのスキャナ保存というものがどういうものかを理解しましょう。
2-1-1 スキャナ保存とは
ルールに則ってデータで電子保存することで、元々の証拠書類を破棄することができます。
オンライン上で領収書や請求書をデータでやりとりしたものをデータのままで保存しなければならないというのが「電子取引データの保存」であるのに対し、「スキャナ保存」は実際には紙で領収書や請求書をやり取りしたものをデータにしてそれを電子保存するという違いがあります。
| 電子保存の種類 | 電子取引データの保存 | スキャナ保存 |
|---|---|---|
| 内容 | データでやり取りした証拠書類をデータのままで保存する | 紙でやり取りした証拠書類をデータにして保存する。 |
| 適用の仕方 | 強制 | 任意 |
2-1-2 スキャナ保存の対象となる書類
保存義務のある書類をすべてスキャナ保存できるかというとそうではありません。
- 取引に関して、相手方から受け取った領収書、注文書、契約書、送り状、見積書その他これらに準ずる書類
- 自己の作成した上記の書類でその写しのあるものはその写し
【対象とならない書類】決算書や帳簿類
- 棚卸表、損益計算書や貸借対照表等の決算関係書類
- 仕訳帳や総勘定元帳等の帳簿類
スキャナ保存の対象となるのは原則取引に関係する証拠書類で、帳簿類はできないこととなっています。
2-1-3 スキャナ保存の要件
スキャナ保存は、単に証拠書類を写真にして適当に保存しているだけでは、認められません。
- 一定の期間内に改ざん防止策が講じられた方法で保存すること
- 一定のディスプレイとカラープリンタの用意すること
- 検索機能の確保すること
- 一定の解像度のカラー画像であること
【要件１】一定の期間内に改ざん防止策が講じられた方法で保存する
スキャナ保存は、取引書類を受領または交付してから一定の期間内にデータ化して保存される必要があります。
❶一定の期間内に保存しなければならない
スキャナ保存が認められるためには、一定の期間内に以下の行為をする必要があります。
- 写真等の形でデータ化する
- 次に説明する❷の方法で電子保存する
この一定の期間というのは、原則は以下のとおりです。
ここで「おおむね」と言っているのは、業種業態によっては必ずしも７営業日以内に入力することができない場合（例えば、毎日事務所へ出勤しない勤務形態の社員が受領した書類の入力等）も考えられ、それらを一律に排除することは経済実態上合理的ではないことから、おおむね７営業日以内に入力すればよいものとして取り扱うこととされています。
このおおむね７営業日がうっかり過ぎてしまった場合には、このスキャナ保存はできなくなります。
運用としては、使い勝手が良くないと言わざるを得ません。
このおおむね７営業日を最大２ヶ月伸ばす方法があります。
正確には、その業務の処理に通常要する期間を経過した後おおむね７営業日以内に十すすればOKというルールになっています。
この「その業務の処理に通常要する期間」は最大２ヶ月までだよと決められているのです。
例えば経費精算に関しては、次のような社内規定を作ったとします。
- 【支払った社員】経費を支払った場合は、領収書を受領した月の翌日10日までに経費精算すること
- 【経理担当者】 経費精算が提出された月の翌月末日までに処理すること
8/1に領収書を受け取った場合、9/10までに経理部に提出され、9/30までに処理されることになり、２ヶ月以内のサイクルで回すことができます。
そしてスキャンは10/1から７営業日以内に行います。
この事務処理規程というのはどのようなものを用意しておけばいいのでしょうか。
国税庁がサンプルを公表しています。
その一部を紹介します。
（国税庁HPから引用）
うぇー、面倒くさそう！
小規模の会社では、とうてい無理だー！
(lll __ __)ﾊﾞﾀｯ
そうですよね、普通無理ですよねー
でもこれも我らが全力電子帳簿なら自動作成してしまいます！
全力電子帳簿を使っている方なら誰でも２ヶ月伸ばすことができるんですよ
ぃやったー！！
٩(*´ᗜ`)ㅅ(ˊᗜˋ*)وｲｴｰｲ♪*˚
重要な書類でなければ、期限をなくす方法もあります。
適宜スキャナ保存していいよというように気づいた時にやってね。的な運用ができる書類があります。
先ほどの「各事務の処理に関する規程」とは、作業責任者、処理基準及び判断基準等を含めた業務サイクルにおけるワークフローなどの企業の方針を定めたものです。
それに対して「事務の手続を明らかにした書類」とは、責任者、作業の過程、順序及び入力方法などの手続を明確に表現したものをいいます。
こちらも国税庁がサンプルを用意しています。
（国税庁HPから引用）
うぇー、やはり無理だー
(lll __ __)ﾊﾞﾀｯ
こちらは最初の事務処理規程のサンプルがA4で５枚のボリュームを考えるとA4で１枚になっているので、頑張れば独力でも対応可能といったレベルでしょうか。
こちらは、全力電子帳簿ではサンプルは用意されていますが、自動作成機能はありませんので、後で紹介する重要でない書類（一般書類）をスキャナ保存したい方は対応を検討するという程度でよいと思います。
全力電子帳簿の自動作成機能で、２ヶ月伸ばせるなら、その範囲でできるものだけスキャナ保存するで全然いい気がします。
スキャナ保存では、取引の証拠となる書類を以下のように２つに分けています。
- 重要書類：資金や物の流れに直結する書類
- 一般書類：重要書類以外の書類
| 書類の種類 | 書類の具体例 | 入力期限 |
|---|---|---|
| 重要書類 |
これらの書類を発行する側はこれらの控え | ❶おおむね７営業日以内 ❷その業務の処理に通常要する期間（最長２ヶ月）を経過した後、おおむね7営業日以内 |
| 一般書類 |
これらの書類を発行する側はこれらの控え | ❶おおむね７営業日以内 ❷その業務の処理に通常要する期間（最長２ヶ月）を経過した後、おおむね7営業日以内に ❸適宜（入力期間制限なし） |
❷一定の方法で保存しなければならない
スキャナ保存では、入力期限内に電子保存することに加えて、❶の入力期限内に電子保存されたことが確認でき、それ以降変更されていないことを証明することが求められます。
具体的には、以下の方法で保存することが求められます。
- タイムスタンプを付与して保存する
- クラウドサービスなどを利用して訂正削除履歴の残る（または訂正削除できない）システムに保存する
全力電子帳簿は２つ目の要件を満たしていますので、全力電子帳簿を使用しているだけで保存の要件は満たします。
全力電子帳簿を使っている場合は、気にしなくていいということですね！
【要件２】一定のディスプレイとカラープリンタの用意する
電子保存されたデータが調査官が確認できる必要がありますので、ディスプレイとプリンタを備え付けておく必要があります。
具体的には、14インチ以上のカラーディスプレイとカラープリンタ（拡大または縮小が可能で４ポイントの文字が認識可能）そしてソフトの操作マニュアルを備え付けておく必要があります。
この要件をクリアするのは、一般に流通している普段使用している14インチ以上のディスプレイとカラープリンタがあれば十分でしょう。
【要件３】検索機能の確保する
電子保存したデータを、次の条件でコンピュータ上で検索することができる必要があります。
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先の検索できること
- 日付又は金額に関する情報についてはその範囲を指定して条件を設定できること
- 二以上の任意の情報を組み合わせて条件を設定できること
こちらは全力電子帳簿を使えば要件をクリアします！
【要件４】一定の解像度のカラー画像であること
スキャナ保存の要件として写真やスキャナでデータ化する時に以下の２つの要件を満たしておく必要があります。
- 25.4mmミリ当たり200ドット以上で読み取る
- 赤・緑・青それぞれ256階調以上のカラー画像により読み込む
まったく意味がわかりません…
基本的には、今普通に流通しているカメラやスマホで撮影する。あるいはスキャナで読み込めばこれらの条件は満たします。
最初に一読してご自身の環境を確認しておけば、あとはその環境で何も気にせずデータ化してもらって大丈夫です。
25.4mmミリ当たり200ドット以上で読み取るとは
【スキャナの場合】
一般的なスキャナで読み取るときには、解像度は設定できるので、200dpi以上を設定します。
（設定例）canonプリンタ
カラーの場合
【スマートフォンやデジカメ等で撮影した場合】
スマートフォンやデジカメ等で撮影した場合の解像度は、A4サイズで2,388画素（ピクセル）×1,654画素（ピクセル）= 3,867,052画素（ピクセル）以上必要になります。
A4で約387万画素は、今のスマホのスペックでは余裕で越えられる画素数になります。よほど古いスマホやデジカメでなければ普通は余裕でクリアしていく解像度です。
例えばMacではFinderの「情報を見る」で次のように表示されます。
3,024×4,034であることがわかります。単位はピクセルです。
Macのアプリ「プレビュー」でも次のようにサイズを確認できます。
赤・緑・青それぞれ256階調以上のカラー画像により読み込むとは
【スキャナの場合】
256階調（1677万色）とは、RGB各色8bitという意味で24bit画像と呼びます。
お使いのスキャナの階調情報をメーカーの仕様のページなどで確認してみます。次の例では、24bit、各色8bitに対応していることがわかります。
48bit(入力時の階調) / 24bit(出力時の階調)という意味で、出力の方が24bit以上であればOKです。
【スマートフォンやデジカメ等で撮影した場合】
スマホやデジカメで撮影した場合は、基本的には.jpeg（またはJPG、HEIC）で保存することで各色8bit、24bit画像に対応します。
Macの「プレビュー」アプリでexif情報を表示すると次のように表示されます。
カラーモデルがRGBで、ビット深度が8、つまりRGB各色8bitであることがわかります。
iphoneで写真を保存するとHEICという拡張子になりますが、こちらはjpeg（JPG）よりも品質が上になりますので、HEICであればこの要件を満たします。
ここまでが、スキャナ保存をする上で最低限知っておかなければならない基礎知識になります。
次に全力電子帳簿を使ってどのようにスキャナ保存をしていくかを具体的に説明していきます。
2-2 全力電子帳簿を使ってどのようにスキャナ保存をしていくか
全力電子帳簿を使って写真やスキャナデータを電子保存する方法は、基本的には、電子取引データの保存の方法と同じです。
全力電子帳簿でスキャナ保存する基本
全力電子帳簿で「新しい書類の保存」ボタンから写真やスキャナデータをアップロードして必要事項を入力して保存します。
この後電子取引データの保存と同じ操作で仕訳登録も可能です。
LINEを使って写真を全力電子帳簿に送ってそれをスキャナ保存する方法
全力電子帳簿では、領収書等の写真を撮ってLINEのトーク画面で全力電子帳簿に送ることができます。
LINEから送られたデータは全力電子帳簿にプールされます。
そのプールされたデータを引っ張り出して電子保存することが可能です。
その方法を紹介します。
１ LINEの画面下部の「レシートデータをアップロード」を押します。
２ 「アップロード方法を選択」のコメントが届きますので、「写真を撮る」を選択します。
３ カメラ機能が起動しますので、写真を撮ると、撮影した写真がLINEに表示されます。
４ 「～アップロードが完了しました！」のコメントが届いたら、画像の取得が完了です。
５ 取り込んだ画像を全力電子帳簿に登録します。
全力電子帳簿の「新しい書類の保存」ボタンをクリックします。
６ 「プールフォルダから選択」をクリックします。
７ 撮影した（登録された）画像が表示されますので、画像を選択してください。
８ 画像を選択すると、画面右側に必要なデータが自動で反映されますので、取得したデータ内容に誤りがないか確認し、誤りがあれば手動で修正してください。
内容に問題なければ、「新規登録」又は「新規塘路億＋仕訳要録へ」を押して登録完了です。
全力電子帳簿を使えば、電子帳簿保存法のルールにしたがってスキャナ保存を簡単に実現できます。
そしてLINE連携やAI、OCR機能を使って入力補助が行われ、仕訳登録まで可能になり、経理処理の効率化が大加速すること間違いなしです！
LINEの連携方法については、以下のマニュアルをご参照ください。
３ 全力会計を使って帳簿類を電子保存する方法
税金を確定申告して納税しますが、税金計算の基礎となる決算書や仕訳帳、総勘定元帳などの帳簿類は保存義務があります。
これをどのように保存しようと考えてますか？
税務調査があれば、必ず見られますもんね。
帳簿類を保存しておかなければならないのは、当然知っていますよ！
私は、全力会計を使っているので、全力会計の中に仕訳帳も総勘定元帳、残高試算表もありますからばっちりです！
おしい！
実は、全力会計にデータがあるからと言ってそのデータがあるというだけでは帳簿が保存されていることにはならないんですよ。
帳簿を会計ソフトで保存するためには、ある書類を作成しておく必要があるのです。
会計ソフトに帳簿があるからいいんじゃないんですか？
困惑…
一体どうしろと？
帳簿や決算書類を電子保存するにも、電子帳簿保存法のルールに則って保存する必要があるのです。
これが３つ目の電子帳簿保存ですね。今回の電子保存は「帳簿類の電子保存」です。
これは、そんなに難しいものではありませんよ。
たとえルールに従ってないと指摘を受けた場合でも、すべて印刷するということで対応できますので取り返しがつかないということにはなりません。
一安心。
では、そのルールを教えてください。
仕訳帳・総勘定元帳・売上帳・仕入帳などの帳簿や貸借対照表、損益計算書などの決算書類は、事業者には保存義務があります。
これを会計ソフトのデータで保存義務を満たすためには、「電子保存に関する事務手続を明らかにした書類」を作成しておく必要があります。
逆を言えば、全力会計と「電子保存に関する事務手続を明らかにした書類」を備え付けることでこの帳簿や決算書の電子保存に対応でるということです。
では、「電子保存に関する事務手続を明らかにした書類」がどういう書類で、どのように作成するかは、以下のページで詳しく解説していますので、こちらをご覧ください。
全力会計にある帳簿データを紙に印刷することなく、帳簿の保存義務を果たすには、会計ソフトにある帳簿＋「電子保存に関する事務手続を明らかにした書類」がセットで必要になります。
まだ用意していない方はすぐに用意するようにしましょう！
全力電子帳簿と全力会計で簡単・効率的に電子帳簿保存ができる
電子帳簿保存法は、ルールが細かく決められていますが、全力電子帳簿と全力会計を駆使すれば、その細かいルールを知らなくても、知らなければならない基礎的なルールさえ知っていれば、電子帳簿保存と同時に仕訳登録まで効率的に行えます。
- オンラインで受け取った請求書・領収書等はデータ保存が義務
- 金融機関連携できるものは、連携した明細データが電子帳簿保存になるので、個別に全力電子帳簿に入力する必要は基本的にはない。（インボイスの保存が必要な場合を除く）
- 金融機関連携できない取引データのみ全力電子帳簿に登録する。
- インボイスの保存が必要な場合は、金融機関連携していたとしても全力電子帳簿にインボイスデータを登録する。
- 全力電子帳簿からの仕訳登録が可能
- 紙の領収書等をデータ化して保存（ルールを守れば紙は廃棄可・任意）
- データ化して全力電子帳簿への保存は、おおむね７営業日以内の登録が原則
- 保存期限は、事務処理規程を用意することで最大２ヶ月伸ばせる（一般書類はいつでもにできる）
- 全力電子帳簿で２ヶ月伸ばる事務処理規程は簡単に作成できる
- 全力電子帳簿からの仕訳登録が可能
- 会計ソフトだけでは、帳簿保存の義務を果たせない
- 会計ソフトだけでは、帳簿保存の義務を果たすには、「電子保存に関する事務手続を明らかにした書類」が必要
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