2024年1月から紙に印刷しての保存が禁止された電子データの電子帳簿保存法に対応するために、ソフトを導入したまではよかったのだが、保存ファイルの容量（ストレージ）によって金額が決まるしくみにやられているー
保存ファイル数がどんどん増えて、どんどん月額料金が増えていくー
電子的にやりとりした請求書や領収書等のデータすべてをアップロードしていませんか？
え？
電子的にやりとりした取引データはすべて電子保存するんですよね？
だからすべてソフトにアップロードしているんですよー
すべてを電子保存するまでは間違っていませんが、すべてをソフトにアップロードする必要はありませんよ。
他にももっと効率的に、そしてクラウドサービスの容量（ストレージ）を使うことなく電子保存する方法が２つあります。
是非とも教えてください。
経費節約になります！！
みなさんも領収書や請求書等のデータを電子的にやりとりした場合は、2024年１月から電子保存が義務化されたことに伴って、そのデータをクラウドサービス等を使って保存していることと思います。
クラウドサービスは、使用しているファイル数や使用容量（ストレージ）によって月々の支払いプランが変わることが一般的であることから、アップロードするファイル数の増加によって出費が増えていくことが気になるところかと思います。
電子的にやりとりしたデータをすべて、ダウンロードしてきて、それをお使いの電子帳簿保存法対応のソフトにアップロードしていたのでは、ファイル数が増えるばかりです。
これをもっと効率的に、そして使用容量（ストレージ）を使わずに電子保存する方法が２つあります。
今回の記事では、ファイルをクラウドサービスにアップロードする以外に電子保存する方法を元国税調査官で税理士の私がわかりやすく解説します。
その2つの方法とは何かというと次の方法です。
一つ一つ確認していきましょう。
１ クラウド会計ソフトの金融機関連携機能を使う
1-1 クラウド会計ソフトの金融機関連携機能を使う方法とは
紙保存が禁止された2024年開始の電子取引データに関する電子帳簿保存法の原則的なルールでは、改ざん防止策を講じて電子保存するということが求められています。
国税当局としては、改ざんのしやすい取引データを事業者には改ざんすることなく電子保存してほしいわけなので、このようなルールを設けています。
その改ざん防止策の一つに、「データの訂正削除を行った場合にその記録が残る又は訂正削除ができないクラウドサービス等を利用して取引データをやりとりする」という方法があります。
クラウド会計ソフトの便利機能に、銀行口座やクラジットカードのデータを取得してきて仕訳登録するというものがありますが、これに該当します。
例えば、クラウド会計ソフトが、Amazonビジネスに連携して取引データを取得してその明細を表示している例が、下のイメージです。
このデータを直接ユーザーが個別に編集や削除できなければ、改ざん防止策を講じて電子保存していることになるのです。
クラウド会計ソフトは通常連携してきたデータを個別に編集・削除できないため、改ざん防止策に該当するのです。
また、電子帳簿保存法の原則的ルールに次の３つの検索機能を保持することを求められていますが、通常はこの検索機能がついていますので、クラウド会計ソフト明細取得作戦を使えば、電子帳簿保存法の原則ルールをすべて満たして保存ができていることになるのです。
- 取引年月日その他の日付、取引金額及び取引先を検索できる
- 日付又は金額については、その範囲を指定して検索できる
- ２以上の任意の項目を組み合わせて検索できる
つまり、クラウド会計ソフトでAmazonビジネスの取引データを取得してくればその時点で電子保存できてしまっているので、Amazonビジネスの注文履歴から領収書データをダウンロードして、クラウドサービスにアップロードする必要がないのです。
じゃあ、クラウド会計ソフトに連携できるサービスはどんどん連携してその明細を取得すれば、クラウドサービスにアップロードする容量（ストレージ）を削減できるということですね。
そうです！
日々の仕訳登録のために金融機関等のデータを連携して取得してきていると、その時点で電子保存帳簿保存法のルールどおりに電子保存ができてしまっているという優れものなのです。
ただ、この方法には１つだけ欠点があります。
消費税を原則課税で申告する事業者はこの方法だけでは仕入税額控除の要件を満たしませんので、別途インボイスを保存する必要があります。
1-2 クラウド会計ソフトで明細を取得してもインボイスは別途必要
クラウド会計ソフトで明細を取得する方法は、消費税の申告義務があって、原則課税で申告する事業者の場合は、電子帳簿保存法的にはOKなのですが、消費税の観点ではこれだけでは不足なのです。
原則課税で消費税を申告する事業者が、仕入税額控除を行うには、2023年10月からインボイスの保存が必須になっています。
インボイスには次の６つの事項が記載されている必要があります。
しかしながら、上記の①、④や⑤の事項をクラウド会計ソフトでは一般的には取得できません。
このすべての事項を取得できない限りインボイスが保存されていることになりませんので、これらのデータが全て載っている領収書等のデータを別途保存する必要があります。
クラウド会計ソフトで明細を取得する方法は、消費税を申告する義務のない事業者や、簡易課税や２割特例で消費税を申告する場合は、インボイスが不要なので問題ありません。
1-3 クラウド会計ソフト明細取得作戦のメリットとデメリット
このクラウド会計ソフトの連携機能を使って明細を取得する方法のメリットとデメリットを整理します。
| メリット | デメリット |
|---|---|
| 消費税を一般課税で申告する場合インボイスを別途保存する必要あり |
２ 取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する
2-1 取引履歴等のデータが保存されているサービスを利用する方法とは
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