やさしいマイナンバー制度の適用範囲と5つの取り扱い上の注意点

マイナンバー制度の本格運用が平成28年1月1日から税務署や社会保険関係事務において順次開始されているところです。ここで改めて、小規模の事業者にとってマイナンバー(個人番号)制度が開始することによってどの程度関係があるのか。また、どんな場面で影響が出てくるのかといった入り口の部分と、マイナンバーの取り扱い上の注意点という初歩の初歩にしぼってわかりやすく解説していきます。

なお、この記事は個人情報保護委員会の提供する「特定個人情報女適正な取り扱いに関するガイドライン」を参考にしています。

マイナンバー制度が関係する事業者とは

そもそもマイナンバー制度が開始することによって事業を行っている者にとって影響があるのでしょうか。そしてあるのだとすれば、どのような事業者が影響を受けるのかを知りたいところだと思います。それは

事業を行っているすべての事業者が関係します。

事業を営んでいればなんらかの形でマイナンバー制度と関係し、マイナンバー制度で決められた規則に沿って手続きをとる必要があります。
それではどのような場面でマイナンバーが関係するのでしょうか。

⒈ どのようなときにマイナンバー制度の適用があるのか

⑴ 従業員を雇っている場合

マイナンバー制度の適用を受ける主な事務は事業者が従業員等から個人番号の提供を受けて、これを給与所得の源泉徴収票、給与支払報告書、健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届等の必要な書類に記載して、税務署長、市区町村長、日本年金機構等に提出する事務です。

◯給与所得の源泉徴収票の様式

源泉徴収票

⑵ 支払調書を作成する場合

次の支払調書を作成する場面で個人番号が必要になります。

  1. 報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書
  2. 不動産の使用料等の支払調書
  3. 不動産等の譲受けの対価の支払調書
  4. 不動産等の売買または貸付けのあっせん手数料の支払調書

つまり⒈に該当する税理士や弁護士等への報酬や講師に対する講演料などの支払いがある者、⒉の不動産を賃借している者、⒊の不動産を購入した者、⒋の不動産の仲介手数料を支払った者はマイナンバー制度の適用を受けるということです。

その相手先の個人番号を取り扱うことになります。

◯報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書の様式

報酬 支払調書

なお、「配当、剰余金の分配及び基金利息の支払調書」については、3年間の猶予規定が設けられています。3年間は受け取り側の個人番号の記載は猶予されます。

(参考)番号の猶予規定が設けられている法定調書の一覧表(別紙)

⑶ マイナンバーの記載された申告書等を提出する場合

確定申告書やマイナンバーの記載されたその他の書類を税務署等に提出するときに、本人確認書類の提示または写しの提出が必要になります。

税務署では次のような案内をしています。

番号制度に係る税務署への申請書等の提出に当たってのお願い

⒉ マイナンバー取り扱いの注意点

次にマイナンバーを取り扱うことになった場合の注意点について解説していきます。

⑴ 1の⑴・⑵の事務以外で個人番号を利用してはいけない

原則として本人の同意があったとしても前述の1の⑴・⑵の事務以外で個人番号を利用してはいけません。

⑵ マイナンバーを含む個人情報ファイルの作成の制限

1の⑴・⑵の事務を処理するためにのみ個人番号をその内容に含む個人情報ファイルを作成することができます。

したがって、例えば従業員等の個人番号を利用して営業成績等を管理する個人番号を含んだ個人情報ファイルを作成してはいけません。

⑶ マイナンバー提供の求めの制限

1の⑴・⑵の事務を処理する場合を除き、他人の個人番号の提供を求めてはいけません。

⑷ マイナンバーを含む個人情報の提供の制限

1の⑴・⑵の事務を処理する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を提供してはいけません。

◯具体例

  • 事業者は、給与所得の源泉徴収票の提出という事務処理のために、 従業員等の個人番号が記載された給与所得の源泉徴収票を作成し、税務署長に提出する。
  • 事業者の従業員等は、扶養控除等申告書の提出という事務処理のために、事業者に対し、その扶養親族の個人番号を記載した扶養控除等申告書を提出する。

⑸ マイナンバーを含む個人情報の収集・保管の制限

1の⑴・⑵の事務を処理する場合を除き、他人の個人番号を含む個人情報を収集・保管してはいけません。

例えば、事業者の給与事務担当者が、1の⑴・⑵の事務以外の目的で他の従業員等の特定個人情報をノートに書き写してはいけません。

所管法令によって一定期間保存が義務付けられている個人番号が記載された書類等は、その期間保管することとなります。 一方、それらの事務を処理する必要がなくなった場合で、その定められている保存期間を経過した場合には、個人番号をできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければいけません。

扶養控除等申告書は、所得税法施行規則第76条の3により、当該申告書の提出期限(毎年最初に給与等の支払を受ける日の前日まで)の属する年の翌年1月10 日の翌日から7年を経過する日まで保存することとなっています。この期間を経過した場合には、当該申告書に記載された個人番号を保管しておく必要はなく、 原則として、個人番号が記載された扶養控除等申告書をできるだけ速やかに廃棄しなければいけません。

まとめ

このように、マイナンバー制度は事業を営んでいれば必ず関係する制度です。本格運用がスタートしています。この記事で自身がマイナンバー制度に関係する場面はご理解いただけたと思いますので、次は個別の場面での細かい手続きについて理解を深めていきましょう。

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執筆者 元国税調査官 税理士 ジャパンネクス株式会社代表 海野耕作

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