現金や預金の残高がマイナスとなっている決算書（貸借対照表）を見かけることがありますが、決算が終わった段階で現金や預金の残高がマイナスというのは会計的にはありえない状況です。
会計ソフトに日々の取引を入力だけしているとこのようなことになりかねません。
現金と預金については、決算のときに必ず確認しなければならない事項があります。
元国税調査官・税理士が解説します。
現金監査
まず最も大事な大原則は
実際に会社にある現金の合計額と、帳簿上の現金の残高は一致していなければなりません
そうでなければ、帳簿がすべての取引を記録していないことになってしまいます。
実際の現金有高が100,000円で、現金の帳簿残高が-50,000円だったとしてます。よく確認したら150,000円の売上が抜けていたなんてことがあった場合、そのまま決算を済ませていたら、150,000円の売上計上もれになってしまいます。
そこでこのようなことがないように期末時点で実際の現金有高と帳簿上の現金残高が一致することを最後に確認するのです。
確認の方法は、次のとおりで難しいことはありません。
１ 実際の現金の残高を実査する
決算期末日の取引がすべて終了した時点で、会社にあるすべての現金の有高を確認します。
金庫やレジにあるお金から他の部署が管理しているお金など、会社にあるすべての現金の残高を確認します。
２ 帳簿の現金残高を確認する
会計ソフトを使用していれば、総勘定元帳の「現金」勘定の期末日現在の残高を確認します。現金出納帳をつけていればその残高を確認します。
３ 実際の現金有高と帳簿残高を一致させる
実際の現金有高と帳簿残高が確認できたら両者を照合します。
両者が一致しない場合は、現金取引の何かが記帳もれになっていますのでその原因を解明します。
実際の現金の方が多ければ入金の記録がされておらず、実際の現金の方が少なければ出金の記録がされていないことになります。
どうしても原因がわからない場合は、実際有高の方が多ければ「雑収入」を、実際有高の方が少なければ「雑損失」を計上して貸借を合わせます。
例えば、現金の帳簿残高が100,000円で、実際の有高が50,000であった場合次のように仕訳します。
| 日付 | 借方科目 | 借方金額 | 貸方科目 | 貸方金額 | 摘要 |
| 決算期末日 | 現金 | 50,000 | 雑収入 | 50,000 | 現金過不足 |
ただし、原因不明な現金取引が十万円を超えてしまうとどうしたんですか？と第三者なら思うところです。実務上は最終手段として代表者への貸付金や代表者からの借入金に振り返るという処理を選択するという方法もあるかもしれません。
このようなことにならないように毎日コツコツと経理処理をするように心がけたいものです。
預金監査
１ 実際の残高と帳簿残高を照合する
期末日現在の預金残高を、通帳や金融機関等の残高証明証等で確認します。そして、帳簿上の残高を補助元帳などで確認し、実際の残高と帳簿上の残高を照合します。
一致しなければ帳簿に記帳されていない取引があるということなのでその原因を解明し、帳簿に記録しましょう。
利息計上の確認
一致しないときには預金利息が計上されているかを確認してみましょう。計上もれが多い例です。
なお、入金される金額は所得税が控除された金額なので、仕訳は次のようになります。
普通預金 1,694 ／ 受取利息 2,000
法人税・住民税及び事業税 306
２ 当座預金について
当座預金の残高が合わない場合は、次のケースがありますので、期末日以降の取引を確認し、このような事実がないか確認します。
- 未取付小切手：小切手を振り出しており、会社の帳簿上は支出の処理をしているが、相手先が受け取った小切手を銀行で換金していないため、預金の残高が多くなります。
- 未取立小切手：小切手を銀行に入金しているが、銀行がまだ取り立てていないため、入金がされていない場合。預金の残高が少なくなります。
このような事実があった場合に修正仕訳をする必要はありません。当座預金残高調整表を作っておくと良いでしょう。
未取付小切手は帳簿残高に加算します。未取立小切手は帳簿残高から減算します。その結果実際の預金残高と一致するばOKです。
また、当座借越契約により、当座預金口座の残高がマイナスになっている場合は「短期借入金」勘定に振り替えます。
預貯金等の内訳書を作成する
預貯金等の内訳書の書き方
現金と預金について、帳簿残高と実際有高が一致することが確認できたら、法人税の申告書の添付書類である「勘定科目内訳明細書」の「預貯金等の内訳書」を作成します。
勘定科目内訳明細書の共通する基本的な書き方やそもそも勘定科目内訳明細書とはどんなものかについてを先に知っておくと理解が深まりますので、次の記事を先に一読しておくことをおすすめします。
預貯金等の内訳書の書き方は、この書類の最下部に注書きに書いてあります。
会社が利用している預貯金等の口座について、金融機関別に、かつ、預貯金の種類別に「金融機関名」「支店名」「預金の種類」「口座番号」「期末現在の有高」を記載します。
「適用」欄には、預貯金等の名義人が会社でなくても実際に会社で使用しているものは預貯金等の内訳書に載せます。その際名義人が会社と異なるので、「名義人○○○」と記載します。
預貯金等の内訳書の記載例
この書類の合計金額は貸借対照表の「現金及び預金」の金額と一致しますので、両者が一致することを確認しましょう。
なお、預貯金等の内訳書には「現金」を載せなくても構いません。
ただ貸借対照表では「現金及び預金」と一まとめに表示されることが多いので、貸借対照表と預貯金等の内訳書の合計が一致していることを確認できるという意味で現金を預貯金等の内訳書を含めることをおすすめします。
まとめ
現金と預金との照合確認作業は説明を聞けばなんてことのない作業ですが、実際帳簿と一致しないと焦ります。何かが記録されていないということを意味しますので。記帳されていない取引を探すのは実際手間です。
帳簿上の現金と預金の残高は、実際有高と一致させるということを知っていれば、貸借対照表で現金がマイナスや預金がマイナスなんてことは今後はなくなります。
そして期末に記帳されていない取引を焦って探すことにならないように日々コツコツと経理処理をしておきたいものです。
16種類すべての勘定科目内訳明細書を通してその書き方の基本的な部分を説明した記事がありますのでそちらも参照するとより理解が深まると思います。
コメント